Courrier mécanisable

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention.

Table des matières

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Aperçu

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1.1	Qui devrait utiliser le présent guide?

Le présent guide s’adresse aux clients de Postes Canada. Il contient l’information requise pour préparer le courrier mécanisable qui sera déposé à Postes Canada en ce qui a trait aux services suivants :

• Médiaposte avec adresse – excluant Médiaposte avec adresse extradimensionnelle (MAA);
• Poste-lettres à tarifs préférentiels;
• Poste-publications.

1.1.1

Qu’est-ce que le courrier mécanisable?

Le courrier mécanisable est préparé de façon à permettre à Postes Canada de le traiter efficacement. Le type de courrier est clairement identifié et les articles de courrier sont disposés de manière à pouvoir être lus par le matériel automatisé de Postes Canada.

1.2	Exigences relatives au courrier mécanisable

Pour que le courrier soit admissible comme courrier mécanisable, il doit respecter toutes les exigences stipulées dans la convention conclue par le client avec Postes Canada, ainsi que toutes les exigences relatives au service et au type de courrier, notamment le taux de lisibilité, les dimensions et le poids. Le Tableau 1 résume ces exigences, mais le client doit également consulter le Guide du client du service correspondant (voir section 1.3 « Sources d’information »).

1.3	Sources d’information

Ce Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier fait partie intégrante de la convention. Toute mention de la Convention désigne l’ensemble des documents mentionnés à la section 13 « Convention entière et modifications » des Conditions générales.

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Ce qu’il faut savoir avant de commencer

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2.1	Étapes de préparation du courrier mécanisable

La préparation du courrier qui répond aux exigences passe par cinq étapes (voir la section 1.2 « Exigences relatives au courrier mécanisable » pour de plus amples renseignements) :

1. Choix du bon type de conteneur (Étape 1) – Placer les articles de courrier standard et courts et longs (C/L) dans des conteneurs à lettres. Placer les articles de courrier surdimensionnés (surd.) dans des conteneurs à grands objets plats.
2. Placement du courrier correctement dans les conteneurs (Étape 2) – Placer les articles de courrier correctement permet au matériel automatisé de Postes Canada de fonctionner rondement.
3. Étiquetage des conteneurs (Étape 3) – Un étiquetage adéquat est essentiel pour que le courrier soit acheminé vers le centre de travail pertinent d’une installation de Postes Canada.
4. Préparation et étiquetage des monoteneurs et des palettes (Étape 4) – Les monoteneurs et les palettes facilitent grandement le déplacement du courrier, car cela permet à Postes Canada de manipuler un seul objet au lieu de plusieurs.
5. Dépôt du courrier (Étape 5) – Déposer le courrier à un emplacement approuvé et apporter tous les documents requis dûment remplis.

2.2	Outils électroniques d’expédition (OEE)

Pour être admissible aux tarifs du courrier mécanisable, une Commande (Déclaration de dépôt) doit être préparée et soumise au moyen des Outils électroniques d’expédition (OEE). Les commandes manuelles sont acceptables pour les services Poste-publications et Médiaposte avec adresse. Cependant, elles sont assujettis à des frais de traitement de commandes manuelles et seront tarifés selon les tarifs PNIA en vigueur au moment du dépôt.

Le logiciel des OEE est gratuit et est accessible à partir du segment Entreprise du site Web de Postes Canada (postescanada.ca/nouvelutilisateur). Les clients doivent s'inscrire une fois dans le segment Entreprise pour accéder aux OEE. Pour toute question d'ordre technique, les clients peuvent appeler le Service d'assistance technique au 1.800.277.4799.

Le client a la possibilité d’utiliser la version en ligne des OEE, ou encore la version hors ligne qui peut être téléchargée pour préparer les Commandes (Déclaration de dépôt) hors ligne, puis les soumettre au moment du dépôt. Cette méthode réduit la paperasserie et les risques d’erreur tout en offrant au client plus de commodité.

Pour vous aider davantage, un fichier d'importation est maintenant accessible pour tous les produits de courrier mécanisable. Ce fichier vous aidera à regrouper vos articles par échelon de poids et par produit. L'importation des fichiers de courrier mécanisable n'est acceptée que par l'entremise de la version hors ligne du logiciel OEE. Consultez le fichier d’importation du courrier mécanisable au site postescanada.ca/preparationcourrier pour obtenir des détails.

Vous trouverez une liste de fournisseurs de logiciels approuvés à l'adresse postescanada.ca/logicieltripreliminaire. Les clients peuvent aussi obtenir des détails sur la manière de certifier leur fichier en communiquant avec un représentant du Service à la clientèle de Postes Canada.

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Choix du bon type de conteneur (Étape 1)

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Postes Canada utilise deux (2) types de conteneurs à parois rigides pour l'acheminement du courrier : les conteneurs à lettres et les conteneurs à grands objets plats. Ces conteneurs sont munis d'un couvercle. Si le courrier mécanisable est déposé dans des monoteneurs, les couvercles sont facultatifs.

L'approvisionnement par Postes Canada est tributaire des conditions et de la disponibilité de ce matériel. Dans les cas où le matériel de Postes Canada n'est pas disponible, il est possible d'utiliser d'autres conteneurs fournis par le client (p.ex.: conteneurs à parois rigides), avec l'approbation préalable de Postes Canada.

Les articles standard ou courts et longs (C/L) devraient être placés dans un conteneur à lettres (comme l'indique la Figure 1). Les articles de courrier surdimensionné devraient être placés dans un conteneur à grands objets plats (comme l'indique la Figure 2).

D’autres conteneurs à côtés rigides peuvent être utilisés s’ils satisfont aux spécifications du Tableau 3 et si l’approbation préalable de Postes Canada a été obtenue.

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Placement du courrier correctement dans les conteneurs (Étape 2)

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4.1	Règles relatives au placement du courrier dans les conteneurs

1. Placer les articles de courrier dans le conteneur de sorte que l’adresse et la vignette postale (le cas échéant) soient tournées dans la même direction.

2. Utiliser tout l’espace disponible dans le conteneur.

3. Remplir tous les conteneurs au maximum; ils ne doivent pas peser plus de 22,7 kg (50 lb) (poids du conteneur et couvercle compris) lorsqu’ils sont remplis. Seul le dernier conteneur peut être moins rempli étant donné qu’il contient les articles de courrier restants. Si le client veut éviter que les articles de courrier ne soient ballottés dans un conteneur qui n’est pas plein, il peut mettre les articles en liasses ou ajouter du papier chiffonné à un bout du conteneur pour arrimer les articles de courrier.
4. S’assurer que tous les conteneurs possèdent leurs couvercles, à moins que le client dépose des monoteneurs ou qu’il aie pris d’autres dispositions avec Postes Canada.
5. S'assurer que les articles ne collent pas les uns aux autres car ils pourraient s'endommager pendant le traitement ou se bloquer dans les machines ou les endommager.

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Étiquetage des conteneurs (Étape 3)

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5.1	Étiquetage des conteneurs

Placer les étiquettes dans les porte-étiquettes sur les conteneurs avant d’y déposer les articles de courrier.

Il n’est pas nécessaire d’étiqueter chaque conteneur si tous les conteneurs sont placés le client place tous les conteneurs dans des monoteneurs ou sur des palettes (Postes Canada exige des étiquettes pour chaque monoteneur ou palette indiquant l’établissement mécanisé de destination). Voir la section 6 « Préparation et étiquetage des monoteneurs et des palettes (Étape 4) ».

Si le client produit des étiquettes à l’aide des modèles de Postes Canada ou s’il produit ses propres étiquettes, le site postescanada.ca/servicespostaux sous Étiquettes de conteneurs, offre des maquettes prêtes à photographier pour les modèles et présente les spécifications de Postes Canada liées à la production de ses propres étiquettes.

5.2.1

Instructions spéciales

• impression de l’étiquette recto seulement;
• les étiquettes doivent entrer dans le porte-étiquettes (ou sur le manchon en plastique sur le côté du conteneur de Postes Canada) et pouvoir facilement en être retirées;
• les étiquettes doivent être bilingues;
• les articles de la Poste-publications à délai convenu doivent comporter la couleur terra cotta (nuancier Pantone 470);
• si le courrier est déposé à l’établissement mécanisé où il sera traité (par exemple, le courrier destiné à Vancouver qui est déposé à l’établissement de Vancouver; voir la section 8.1 « Établissements de dépôt »), il n’est pas nécessaire d’indiquer l’établissement de destination sur l’étiquette du conteneur.

Consulter l’ adresse postescanada.ca/business/tools/pg/labels/default-f.asp pour télécharger les étiquettes pour les conteneurs.

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Préparation et étiquetage des monoteneurs et des palettes (Étape 4)

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Postes Canada encourage ses clients à grouper les conteneurs à lettres et les conteneurs à grands objets plats en utilisant des palettes ou des monoteneurs. Durant les périodes de pointe (comme les Fêtes), il se peut que le client ne puisse pas obtenir le nombre de monoteneurs désiré.

Les monoteneurs et les palettes conservent l’intégrité des articles qui doivent être mis sur une (1) même commande (Déclaration de dépôt) ou qui doivent être livrés à la même destination (p. ex. tous les articles de courrier destinés à Vancouver arrivent sur une (1) seule palette). Cela réduit la manutention et permet de s'assurer qu'un envoi complet arrive à destination en même temps.

Par rapport aux palettes en bois, les palettes en plastique réutilisables ont plus d'avantages sur le plan économique et écologique, sur le plan de la santé et sécurité ainsi que pour la manutention. Postes Canada offre aux clients des palettes en plastique réutilisables servant d'unité d'expédition pour les envois conteneurisés Poste-publications et Médiaposte avec adresse, sans frais (en fonction de la disponibilité).

Une commande de 40 palettes au minimum est exigée et les clients doivent avoir une convention de service active avec Postes Canada, quel que soit le service.

6.1	Étiquetage des monoteneurs et des palettes

L’étiquetage des monoteneurs et des palettes permet d’acheminer les articles de courrier vers le centre de travail approprié dans un établissement de Postes Canada. Toutes les palettes et tous les monotoneurs doivent porter une étiquette.

Les étiquettes doivent mesurer 216 mm x 279 mm (8,5 po x 11 po), être blanches et avoir un lettrage noir. Elles doivent comporter les renseignements suivants (reportez-vous à la Figure 9) :

• le nom du service (Poste-publications, Médiaposte avec adresse ou Poste-lettres);
• l’option de service [p. ex., standard ou court et long (CL) mécanisable ou surdimensionné (surd.) mécanisable];
• l’établissement de destination (p. ex., OTTAWA ON).

La taille de la police devrait être assez large pour couvrir l‘étiquette et les renseignements sur l‘acheminement (incluant le nom de l‘installation, l‘emplacement de l‘acheminement et l‘indicatif de la province) doivent ressortir par rapport aux autres données (comme l‘indique la Figure 9).

Pour les clients qui désirent inclure d‘autres directives internes sur le conteneur devraient utiliser des étiquettes de couleur autre que blanc.

Chaque monoteneur doit porter au moins une (1) étiquette [deux (2) sont recommandées] et chaque palette doit porter deux (2) étiquettes (reportez-vous à la Figure 10).

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Préparation des monoteneurs contenant un mélange d'articles Poste-lettres

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7.1	Mélange des articles Poste-lettres

Les clients qui possèdent peu de conteneurs restants pour différentes catégories d'articles (p. ex. articles Poste-lettres prétriés standard (CL) et surdimensionnés (surd.), articles Poste-lettres mécanisables standard (CL) et surdimensionnés (surd.) et articles Poste-lettres à plein tarif standard (CL) et surdimensionnés (surd.) peuvent placer les conteneurs dans le même monoteneur* dans les conditions suivantes :

• un seul monoteneur contenant un mélange d'articles est permis par dépôt et par commande (DD). S'il y a assez de conteneurs pour faire un monoteneur contenant un mélange d'articles complet, le monoteneur doit être rempli entièrement avant qu'un autre monoteneur contenant un mélange d'articles soit entamé;
• les conteneurs pour chaque type d'articles doivent être séparés physiquement dans le monoteneur (p. ex. par du plastique ondulé ou du carton qui couvre l'ensemble de la surface du monoteneur) de la manière indiquée dans la Figure 11;

• au cours de la préparation d'un monoteneur, placez les corbeilles de courrier prétrié au fond du monoteneur contenant un mélange d'articles, puis les conteneurs d'articles à plein tarif et mécanisables sur le dessus;
• les clients doivent préciser le nombre de conteneurs par commande dans les OEE chaque fois qu'ils mélangent dans le dernier monoteneur du courrier provenant de différentes Commandes. Si le client ignore le nombre de conteneurs pour l’envoi au moment de créer la Commande (Déclaration de dépôt) OEE, il est possible de l’inscrire à la main dans la case appropriée sur la Commande (Déclaration de dépôt) manuelle avant de déposer l’envoi à Postes Canada;
• si les articles sont empilés dans le monoteneur contenant un mélange d'articles (seulement autorisés pour les rapports financiers annuels - articles Poste-lettres surdimensionnés à tarifs préférentiels voir « Empilage en rangées irrégulières du courrier » à la section 1.1 « Qui devrait utiliser le présent guide? »), les articles standard (CL) dans les conteneurs à lettres peuvent être placés sur les envois empilés en rangées irrégulières.

La Figure 12 montre quelques exemples de ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas en matière de monoteneurs contenant un mélange d'articles Postes-lettres.

7.1.1

Étiquetage des monoteneurs contenant un mélange d'articles Poste-lettres

Une étiquette doit être apposée sur le monoteneur qui indique clairement le numéro de Commande (DD), les types d'articles Poste-lettres compris dans le monoteneur (nom et option du service) et plan de destination (tel qu'il est indiqué dans la Figure 13).

7.1.2

Étiquetage des conteneurs des monoteneurs contenant un mélange d'articles

Tous les conteneurs du monoteneur contenant un mélange d'articles Poste-lettres doivent être correctement étiquetés de manière à indiquer le service Poste-lettres et les noms des options. De plus, si le courrier provient de diverses Commandes (DD), le numéro de commande du courrier qui s'y trouve doit être indiqué sur chaque étiquette de conteneur ou sur chaque Commande (DD) ou sur les deux; les étiquettes de conteneurs associées doivent porter un code de couleur aux fins d'identification. L'identificateur de couleur doit être clairement visible à une distance de 1,5 m d'une couleur autre que vert ou rouge.

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Dépôt du courrier (Étape 5)

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À l’exception des monoteneurs, tous les conteneurs doivent avoir leur couvercle au moment du dépôt à moins que d’autres dispositions n’aient été prises avec Postes Canada. Chaque envoi doit être accompagné de tous les documents requis dûment remplis (consultez le Guide du client du service correspondant (voir la section 1.3 « Sources d’information »).

Le courrier mécanisable doit être déposé à l’un des établissements approuvés de Postes Canada qui figurent au Tableau 5.