Poste-lettres à tarifs préférentiels^MC – Guide du client

Mises à jour importantes pour janvier 2010

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

• lorsqu’un document contient une modification, la version de celui-ci sera modifiée comme suit :  2.0 ou 3.0.
• lorsqu’un document contient une révision, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.1, 1.2.
• le numéro de la version repartira à 1.0 en janvier de l’année en question.

Table des matières

1

Aperçu du service

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1.1	Objet du Guide du client – Poste-lettres à tarifs préférentiels

Ce Guide du client renferme des renseignements détaillés visant à aider le client¹ à tirer le maximum du service Poste-lettres à tarifs préférentiels de Postes Canada.

Il fait partie intégrante de la convention que le client a signée avec Postes Canada. En outre, il précise les circonstances et les autres modalités qui s’appliquent à ce service.

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention du service Poste-lettres à tarifs préférentiels.

1.2	Qu’est-ce que le service Poste-lettres à tarifs préférentiels?

Le service Poste-lettres à tarifs préférentiels désigne une catégorie du service Poste-lettres qui regroupe des articles identiques de courrier standard [anciennement connu sous le nom de « COURT ET LONG (CL) »] et surdimensionné (surd.), tel que défini par Postes Canada, qui doivent être déposés et livrés au Canada.

Afin de se prévaloir des tarifs du service Poste-lettres à tarifs préférentiels, le client doit conclure une convention avec Postes Canada et s’assurer que le courrier respecte les exigences établies par Postes Canada. Ces exigences comprennent notamment la préparation et le tri préliminaire du courrier, l’exactitude des adresses, les taux d’acceptabilité et de lisibilité requis pour le traitement du courrier, les dimensions, le poids, le procédé de passation d’une Commande (Déclaration de dépôt) à l’aide des Outils électroniques d’expédition (OEE) et autres.

Dans la catégorie Poste-lettres à tarifs préférentiels, deux (2) options de préparation et de tri préliminaire du courrier sont offertes :

• le courrier standard et surdimensionné (surd.) mécanisable;
• le tri préliminaire du courrier standard et surdimensionné (surd.).

Vous trouverez à l’adresse postescanada.ca/pltpdocumentsdesoutien, une liste de documents connexes qui présentent en détail les exigences liées au service Poste-lettres à tarifs préférentiels.

1.2.1

Aperçu du courrier standard et surdimensionné (surd.) mécanisable

On entend par courrier mécanisable le courrier qui doit être préparé de manière à en permettre le traitement efficace par l'entremise du matériel de traitement automatisé du courrier de Postes Canada. L'efficacité du procédé comprend, sans toutefois s'y limiter :

• à la vitesse à laquelle les articles sont traités par le matériel de traitement automatisé du courrier;
• à la fréquence des interruptions de traitement en raison des caractéristiques d'articles de courrier qui ne respectent pas les spécifications du produit;
• à l'assurance qu’il n’y aucune exigence de faire une configuration particulière de l’équipement afin de traiter le courrier.

Postes Canada se réserve le droit de refuser les demandes de tarifs du courrier mécanisable provenant de clients si un envoi ne peut pas être traité de manière efficace par le matériel de traitement automatisé de Postes Canada.

Il est nécessaire d’obtenir un taux de lisibilité d’au moins 80 % pour les articles standard et d’au moins 70 % pour les articles surdimensionnés (surd.) afin d’être admissible au tarif du courrier mécanisable. Il est nécessaire d’obtenir un taux de lisibilité de 95 % pour les articles standard et de 85 % pour les articles surdimensionnés (surd.) afin d’éviter des rajustements ou des frais supplémentaires. Le courrier mécanisable ne peut être déposé qu’à des établissements mécanisés approuvés. Un dépôt minimal de 5 000 articles identiques est requis.

1.2.2

Aperçu du tri préliminaire du courrier standard et surdimensionné (surd.)

On entend par le tri préliminaire du service Poste-lettres le courrier qui doit être trié selon un ordre séquentiel, groupé et placé dans des conteneurs de manière à permettre à Postes Canada d’éviter diverses étapes et installations de traitement au sein de son réseau de distribution du courrier. Un dépôt minimal de 500 articles identiques est requis.

1.3	Normes de service

Les normes de service sont une estimation du temps qui pourrait être nécessaire pour livrer le courrier du point de dépôt aux points de destination. Ces normes de service ne sont pas garanties.

Voici un aperçu général des normes de service Poste-lettres à tarifs préférentiels :

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez « Normes de service » à la section 2.5 « Poste-lettres à tarifs préférentiels^MC » à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes.

1.4	Caractéristiques et options du service

1.4.1

Caractéristiques

Une caractéristique est comprise dans le service de base.

1.4.1.1

Réexpédition

Un article du service Poste-lettres à tarifs préférentiels qui ne peut être livré à l’adresse indiquée parce que le destinataire a déménagé sera réexpédié sans frais supplémentaires si un Avis de changement d’adresse (ACA) est en vigueur.

1.4.1.2

Renvoi à l’expéditeur

Les articles Poste-lettres à tarifs préférentiels qui ne peuvent être livrés ou pour lesquels aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur seront retournés sans frais à l’expéditeur lorsqu’une adresse de retour au Canada figure à l’extérieur de l’article. Lorsque l’adresse de retour figure à l’intérieur de l’article, il sera retourné à l’expéditeur, moyennant des frais.

1.4.2

Options

Une option est une valeur ajoutée au service qui n’est pas automatiquement offerte dans le cadre du service de base.

1.4.2.1

Ne pas faire suivre

Cette option est offerte en vertu d’une convention distincte et permet au client d’exiger qu’un article Poste-lettres à tarifs préférentiels du régime intérieur qui ne peut être livré à l’adresse indiquée parce que le destinataire a rempli un Avis de changement d’adresse (ACA) de Postes Canada, soit renvoyé à l’adresse de l’expéditeur indiquée sur l’article plutôt que réexpédié au destinataire.

1.4.3

Articles Poste-lettres à tarifs préférentiels non distribuables

Un article Poste-lettres à tarifs préférentiels sera traité comme un article non distribuable dans les situations suivantes :

• l’adresse indiquée sur l’article est incomplète ou n’est pas valide;
• l’article porte une adresse qui n’existe pas;
• l’article est refusé par son destinataire;
• la livraison est interdite par la loi;
• l’article ne peut être livré au destinataire pour toute autre raison.

Les articles non distribuables Poste-lettres à tarifs préférentiels qui ne peuvent être réexpédiés seront jetés ou recyclés, à la discrétion de Postes Canada.

2

Contenu, présentation et caractéristiques physiques

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Pour être admissibles au service Poste-lettres à tarifs préférentiels, les articles déposés doivent satisfaire aux critères précis qui caractérisent le service Poste-lettres à tarifs préférentiels et doivent être conditionnés pour l’expédition de manière à prévenir la perte ou l’endommagement de tout article et à faciliter l’examen de chaque article.

Quant aux envois présentés comme des articles Poste-lettres à tarifs préférentiels qui ne respectent pas les exigences liées au contenu, à la présentation et aux caractéristiques physiques du service Poste-lettres à tarifs préférentiels et qui ne respectent pas les exigences en matière de préparation du courrier et autres énoncées dans la présente convention, des rajustements tarifaires ou des frais supplémentaires pourraient être imposés ou les envois pourraient ne pas être admissibles aux services et aux tarifs du service Poste-lettres à tarifs préférentiels.

Veuillez consulter la section 5 « Critères d’admissibilité » et la section 6 « Suppléments », des Conditions générales. Visitez le site postescanada.ca/pltpdocumentsdesoutien pour obtenir de plus amples renseignements sur les suppléments.

2.1

Contenu

2.1.1

Quels envois sont admissibles au service Poste-lettres à tarifs préférentiels?

Un article Poste-lettres à tarifs préférentiels peut être :

• une lettre;
• une carte;
• une carte postale;
• un envoi à découvert;
• un rapport annuel, semestriel ou trimestriel;
• une procuration;
• un sondage;
• un avis d’élection au niveau fédéral, provincial ou municipal;
• un reçu ou une facture (ou un document semblable qui contient des renseignements financiers);
• un CD ou un DVD (doit être soumis à Postes Canada pour une mise à l’essai et l’obtention d’une approbation);
• un aimant flexible
• des renseignements sur un produit ou un service.

2.1.2

Pièces jointes

Le service Poste-lettres à tarifs préférentiels peut comporter des pièces jointes, à condition qu’elles ne nuisent pas au traitement mécanisé. Les pièces jointes faites d’une matière autre que le papier doivent être approuvées au préalable, à l’exception des cartes en plastique qui respectent les exigences en matière de flexibilité décrites dans les Normes postales canadiennes. Les notes repositionnables adhésives peuvent être appliquées sur un article Poste-lettres à tarifs préférentiels. Consultez le site postescanada.ca/normespostales pour obtenir de plus amples renseignements.

2.1.3

Quels envois ne sont pas admissibles au service Poste-lettres à tarifs préférentiels?

Pour être admissibles au service Poste-lettres à tarifs préférentiels, les articles déposés doivent satisfaire aux critères précis qui caractérisent le service Poste-lettres à tarifs préférentiels et doivent être conditionnés pour l’expédition de manière à prévenir la perte ou l’endommagement de tout article et à faciliter l’examen de chaque article.

L’amalgamation des envois du service Poste-lettres à tarifs préférentiels est interdite. Il y a amalgamation lorsque un certain nombre d’envois distincts et visiblement différents sont combinés afin de respecter les exigences en matière de volume minimal ou d’atteindre un nombre suffisant pour bénéficier de tarifs réduits. Veuillez vous reporter à la rubrique « Propriété du courrier » à la section 6.2 « Conditions générales ».

2.1.4

Objets inadmissibles

En général, les objets inadmissibles sont des articles :

• qui sont défendus par la loi (c.-à-d. qu’ils sont illégaux, obscènes ou frauduleux);
• qui ne peuvent être expédiés parce qu’ils ne respectent pas certaines caractéristiques physiques ou certaines exigences relatives aux marques;
• qui contiennent des produits ou des substances qui pourraient :

• blesser ceux qui doivent les manipuler;
• endommager le matériel postal et d’autres articles de courrier;
• coincer d’autres articles de courrier.

Tout article qui porte un timbre-poste altéré qui constitue une violation de l’article 52 de la Loi sur la Société canadienne des postes et aux règlements, ou qui porte une mention ou une marque à l’encontre de l’article 58 de cette Loi est également considéré comme un objet inadmissible.

Consultez « Objets inadmissibles » à l'adresse postescanada.ca/guidedespostes pour obtenir de plus amples renseignements.

Il incombe au client de veiller à ce qu’un envoi ne contienne aucun objet inadmissible et à ce que tous les objets puissent être expédiés par la poste. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière de traiter les articles non conformes, reportez-vous aux Conditions générales figurant dans le présent Guide du client.

2.1.4.1

Sollicitations par la voie du courrier

Les sollicitations (offres) qui ont l’apparence générale d’une facture ou d’un relevé de compte et qui ne nécessitent aucun paiement à moins que l’offre ne soit acceptée doivent satisfaire aux obligations réglementaires relatives à la préparation et à la présentation de ce type d’article. Ces exigences sont présentées dans « Objets inadmissibles » à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes. Pour connaître les exigences officielles relatives au Règlement sur les sollicitations par la voie du courrier, reportez-vous à la Loi sur la Société canadienne des postes au site http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cr/C.R.C.-ch.1295.

2.2	Présentation

Tous les articles Poste-lettres à tarifs préférentiels doivent être identiques sur le plan de la conception et des caractéristiques physiques. Cependant :

• le poids, l’épaisseur et la couleur de l’emballage extérieur peuvent différer; toutefois, il est préférable d’éviter des couleurs comme le bleu foncé, le rouge, le noir, le vert foncé et le brun foncé;
• les articles standards ne peuvent être expédiés dans un emballage transparent;
• les articles standards doivent être de forme rectangulaire et le rapport entre la longueur et la hauteur doit être d’au moins 1,3:1 et d’au plus 2,6:1;
• les articles standards et surdimensionnés (surd.) doivent être complètement cachetés;
• les articles surdimensionnés (surd.) mécanisables et prétriés du service Poste-lettres à tarifs préférentiels doivent être de forme rectangulaire;
• le rapport entre la hauteur et la longueur ne s’applique pas aux articles surdimensionnés (surd.) mécanisables et surdimensionnés (surd.) prétriés du service Poste-lettres;
• les articles surdimensionnés (surd.) peuvent être expédiés dans un emballage transparent fermé à condition que l’étiquette-adresse soit apposée à l’intérieur ou sur le film plastique. S’il est impossible d’écrire sur le plastique, le film plastique devrait comprendre une bande blanche opaque d’une largeur de 20 mm. L’étiquette-adresse devrait être suffisamment grande pour qu’il soit possible d’y apposer les mentions postales. S’il est possible d’écrire sur l’emballage transparent fermé, un échantillon de l’enveloppe doit être présenté à Postes Canada à des fins de mise à l’essai et d’approbation.

2.2.1

Adressage

Chaque article Poste-lettres à tarifs préférentiels doit être adressé à un particulier ou à une entreprise. L’adresse doit être complète et comporter le Code postal^MO valide s’y rapportant.

L’emplacement de l’adresse et de la fenêtre doit être le même sur tous les articles. L’adresse de retour peut différer, à condition que l’adresse proprement dite ou le nom ou le logo de l’entreprise à laquelle les articles doivent être retournés soit identique. Lorsqu'un envoi est constitué de diverses applications en provenance de la même maison mère (p.ex., Société ABC (maison mère), de qui relèvent Téléphonie ABC et ABC Audio), les adresses de retour et les logos peuvent différer à condition que les envois puissent être associés à la maison mère.

Une seule adresse de retour, au Canada uniquement, est acceptée.

Pour les envois du service Poste-lettres à tarifs préférentiels, l’emplacement de la fenêtre destinée à l’adresse et la pellicule qui la recouvre doivent être conformes aux exigences stipulées dans les Normes postales canadiennes (rubrique sur le service Poste-lettres). Consultez le site postescanada.ca/normespostales pour obtenir de plus amples renseignements.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’adressage, consultez le Guide des postes du Canada à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes, sous Directives d’Adressage.

2.2.2

Marques

Les clients peuvent utiliser le logo « Livré par » sur les articles livrés par Postes Canada avec le consentement écrit préalable du gestionnaire, Développement de la marque, de Postes Canada, ou de son remplaçant désigné. Il est possible de joindre le gestionnaire, Développement de la marque, de Postes Canada à l'adresse info.brand@postescanada.ca. On peut trouver les illustrations à l'adresse : postescanada.ca/cpo/mc/aboutus/media/logodownloads.jsf

Les clients qui possèdent un contrat à commandes peuvent utiliser la vignette postale de Postes Canada sur les articles livrés par Postes Canada, sans autorisation préalable. Consultez le site postescanada.ca/tools/pg/indicia/default-f.asp pour les conditions, les illustrations et les spécifications.

Tout usage qu'en fait le client doit être strictement conforme à l'autorisation reçue, et toute utilisation non autorisée constitue une infraction aux termes de la Loi sur la Société canadienne des postes et aux règlements, ainsi qu'une contrefaçon des marques de commerce et des marques officielles de Postes Canada.

Il faut noter que tout article sera considéré comme un objet inadmissible s’il porte à l’extérieur une marque ou étiquette possédant l’une des caractéristiques suivantes qui n’a pas été fournie ou autorisée par Postes Canada :

• toute illustration susceptible d’être prise pour un (1) timbre-poste, une (1) empreinte d’affranchissement, une (1) étiquette de service ou toute autre marque qui suggère que l’affranchissement a été acquitté;
• toute étiquette ou tout message imprimé qui évoque que l’objet recevra un traitement particulier, une livraison rapide ou d’autres services postaux qui n’auraient pas été achetés par le client (cependant, le client peut apposer sur les articles des étiquettes à l’intention du destinataire qui présentent des directives clairement et uniquement liées au contenu de l’envoi et qui n’auront pas pour effet de faire de celui-ci un (1) objet inadmissible);
• toute reproduction d’une étiquette, d’une mention ou d’une marque utilisée par Postes Canada qui pourrait créer une confusion et avoir des répercussions sur le traitement de l’article, p. ex. une confusion quant au service pour lequel le client a payé.

Avant de procéder à l’impression de ces étiquettes, messages ou autres marques, il incombe au client de soumettre à Postes Canada une (1) proposition à cet effet et de la faire approuver.

2.3	Caractéristiques physiques

Chaque article Poste-lettres à tarifs préférentiels doit être scellé, être de forme rectangulaire et répondre aux normes en matière de dimensions et de poids.

3

Préparation du courrier

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La préparation adéquate du courrier est une étape importante permettant d’assurer que les articles du service Poste-lettres à tarifs préférentiels sont traités et livrés. Des rajustements tarifaires ou des frais supplémentaires ou les deux (2) peuvent être imposés au client pour le courrier qui n’a pas été préparé correctement.

3.1	Préparation et tri préliminaire du courrier

La préparation du courrier est l’activité qui consiste à redresser les articles de courrier, à les conteneuriser et à désigner les conteneurs. Ces tâches ont pour objet de permettre le traitement mécanisé du courrier (s’il y a lieu), de le protéger, d’en déterminer le type et d’en faciliter la manutention.

Le tri préliminaire du courrier comprend le tri par ordre séquentiel, le groupement, la mise en conteneurs des articles de courrier ainsi que l’identification des conteneurs, afin de permettre à Postes Canada d’éviter diverses étapes et installations de traitement au sein de son réseau de distribution du courrier.

Consultez le site postescanada.ca/preparationcourrier pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la préparation et du tri préliminaire du courrier.

3.2	Résumé des options et des principales exigences

3.2.1

Courrier mécanisable

On entend par courrier mécanisable le courrier qui doit être préparé de manière à en permettre le traitement par l’entremise des appareils de traitement automatisé du courrier de Postes Canada.

Exigences relatives à la lisibilité par machine et évaluation d’échantillons de courrier

Les articles conditionnés et présentés comme étant des articles Poste-lettres à tarifs préférentiels option mécanisable doivent satisfaire à certaines exigences, notamment au taux de lisibilité par machine.

Il est nécessaire d’obtenir un taux de lisibilité de 95 % pour le courrier standard et de 85 % pour les envois surdimensionnés (surd.) afin d’éviter un rajustement de tarif ou des frais supplémentaires.

Si le taux de lisibilité est de 80 % à 95 % pour le courrier standard et de 70 % à 85 % pour les envois surdimensionnés (surd.), le plein tarif s’appliquera à la partie du courrier dont le taux de lisibilité se situe entre celui du client et le taux cible.

Si les taux de lisibilité sont inférieurs à 80 % pour le courrier standard et à 70 % pour les envois surdimensionnés (surd.), le plein tarif s’appliquera à l’ensemble de l’envoi. Consultez le site postescanada.ca/guidesduclient pour plus de renseignements sur les frais supplémentaires.

Pour réduire le risque de se voir imposer un rajustement tarifaire ou des frais supplémentaires et bénéficier de l’efficacité du traitement effectué au moyen du matériel automatisé de Postes Canada, les clients devraient présenter des échantillons des envois proposés à Postes Canada pour que l’on y évalue l’admissibilité au courrier mécanisable et le taux de lisibilité par machine. C’est toujours du client que dépend la satisfaction à toutes les exigences d’admissibilité pertinentes.

Les clients qui souhaitent faire évaluer leurs articles pour vérifier l'admissibilité au courrier mécanisable et le taux de lisibilité doivent communiquer avec un représentant du Réseau du service aux entreprises (RSE) au numéro 1.866.757.5480. Une fois que le client a communiqué avec le RSE, deux possibilités s'offrent à lui pour faire évaluer son courrier :

• soumettre une version électronique de son article de courrier aux fins d'examen et de réponse quant aux éléments mécanisables de l'article de courrier;
• soumettre 200 échantillons de la version finale pour obtenir une évaluation de la lisibilité des échantillons.

Consultez le site postescanada.ca/normespostales pour obtenir de plus amples renseignements.

3.2.2

Tri préliminaire du courrier

3.3	Exactitude des adresses

Le Programme d’exactitude des adresses vise à améliorer la livraison en incitant les clients à inscrire les adresses exactes sur le courrier. Chaque article doit être adressé à un particulier ou à une entreprise. L’adresse postale doit être complète et comprendre le Code postal valide s’y rapportant. Si l’adresse sur l’article est incomplète, ceci pourrait causer des délais ou faire en sorte que l’article soit retourné.

L’adressage uniforme et exact élimine la nécessité de la manutention supplémentaire ou des tentatives réitérées de livraison. Ainsi, le client profite d’un service plus efficace à meilleur prix. L’adressage exact aide à livrer le courrier à temps chaque fois.

Pour le service Poste-lettres à tarifs préférentiels, la participation au Programme d’exactitude des adresses est obligatoire. Le volume minimal en ce qui a trait à l’exactitude des adresses est de 5 000 articles pour le courrier mécanisable et de 500 articles pour le courrier prétrié.

La norme d’exactitude des adresses est de 95 %. Cette norme est atteinte lorsque 95 % des adresses sont réputées valides par rapport aux renseignements figurant dans la base de données des clients. Ces résultats sont obtenus grâce à l’utilisation d’un logiciel reconnu par Postes Canada de validation des adresses ou de validation et de correction des adresses. Vous pouvez également faire appel à un fournisseur de services postaux qui offre ce type de service. Si le logiciel de validation des adresses ou de correction et de validation des adresses du client produit un Énoncé d’exactitude des adresses (EEA) de moins de 95 %, le tarif de l’envoi sera majoré.

Le pourcentage d‘exactitude d‘une liste d‘adresses se déclare au moyen d‘un Énoncé d‘exactitude des adresses (EEA). Un nouvel EAA doit être produit au moins une fois par an et doit inclure les renseignements suivants :

Le client doit indiquer dans sa Commande (Déclaration de dépôt) le pourcentage d’exactitude des adresses et la date d’expiration de son Énoncé d’exactitude des adresses (EEA). Des frais supplémentaires seront facturés si le client omet d’indiquer le pourcentage d’exactitude des adresses et la date d’expiration de son EEA sur sa Commande (Déclaration de dépôt). Les frais supplémentaires sont calculés comme dans l’exemple qui suit :

Le client doit conserver une copie valide de l’EEA dans ses dossiers au cas où Postes Canada en demanderait une copie.

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du Programme d‘exactitude des adresses, consultez le site Web de Postes Canada, à l‘adresse postescanada.ca/ga ou communiquez avec un représentant de Postes Canada.

4

Dépôt du courrier

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4.1	Avant le dépôt

4.1.1

Établissement du calendrier

Les dépôts effectués aux établissements de traitement de Postes Canada sont régis par des exigences locales préétablies. Ces exigences peuvent comprendre un préavis, l’établissement d’un calendrier et le contenu de l’envoi.

Il est possible que le client soit tenu de fournir un plan de dépôt ou un calendrier des dépôts qui précise les détails relatifs à l’envoi, notamment le volume, la date et l’heure des dépôts, etc. Ces renseignements permettront d’effectuer un dépôt sans problème et de traiter rapidement les envois du client.

4.1.2

Création d’une Commande (Déclaration de dépôt)

Le client doit dûment remplir puis soumettre une Commande (Déclaration de dépôt) à l’aide des OEE. L’utilisation des OEE pour préparer et soumettre une Commande (Déclaration de dépôt) est obligatoire pour bénéficier des tarifs du service Poste-lettres à tarifs préférentiels établis dans la convention.

Au moment du dépôt, deux (2) copies imprimées de la Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement doivent être remises à un représentant autorisé d’une installation postale approuvée par Postes Canada.

4.1.2.1

Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement (Outils électroniques d’expédition [OEE])

Une Commande (Déclaration de dépôt) doit être préparée et soumise au moyen de la version en ligne des OEE ou encore la version hors ligne qui peut être téléchargée pour préparer les Commandes (Déclarations de dépôt) hors ligne, pour soumettre plus tard. Cette méthode réduit la paperasserie et les risques d’erreur tout en offrant au client plus de commodité.

Le client peut télécharger gratuitement les OEE à partir du site postescanada.ca/nouvelutilisateur, puis en s’inscrivant pour obtenir un code d’utilisateur et un mot de passe. Pour toute question d’ordre technique sur les OEE, veuillez communiquer avec le Service d’assistance technique, au 1.800.277.4799.

Pour aider les clients davantage, une fonction facultative d'importation de fichiers est maintenant offerte pour les articles Poste-lettres mécanisables et prétriés. Une fois que le fichier sera importé au moyen de la version hors ligne des Outils électroniques d'expédition (OEE), les OEE aideront les clients en regroupant les articles par échelon de poids et par produit sur la Déclaration de dépôt. L'importation de ces fichiers est offerte au moyen de la version hors ligne des OEE.

4.1.3

Sommaire de dépôt et Détails de l’envoi

Ces documents ne sont requis que pour le courrier prétrié.

Le Sommaire de dépôt comporte des renseignements généraux au sujet du client et du logiciel de tri préliminaire utilisé pour l’envoi. Le Sommaire de dépôt est généré automatiquement par le logiciel de tri préliminaire et doit accompagner chaque dépôt. Le Sommaire de dépôt et les Détails de l’envoi peuvent être fournis électroniquement à l‘aide des OEE en utilisant l’outil optionnel d’importation de tri préliminaire.

Le document Détails de l’envoi offre une répartition détaillée des renseignements sur la préparation et le tri préliminaire du courrier et n’est requis que sur demande de Postes Canada.

Consultez le site postescanada.ca/logicieltripreliminaire pour obtenir une liste des fournisseurs de logiciels de tri préliminaire reconnus.

4.1.4

Dépôts partiels

Si un envoi Poste-lettres à tarifs préférentiels comporte plus d’un (1) dépôt :

• le montant total de l'envoi doit être indiqué dans la première Commande (Déclaration de dépôt) qui accompagne le premier dépôt partiel de l'envoi. Le client sera facturé pour l'envoi total indiqué sur la première Commande (Déclaration de dépôt);
• la première Commande (Déclaration de dépôt), doit être déposée avec le premier envoi partiel. Une copie de cette Commande (Déclaration de dépôt) doit accompagner chaque envoi partiel subséquent.
• chaque copie pertinente de la Commande (Déclaration de dépôt) doit porter la mention « ENVOI PARTIEL ». Le client doit sélectionner l'option Envoi partiel s'il utilise les OEE ;
• chaque dépôt d'un envoi partiel, sauf le dernier, doit respecter les exigences en matière de volume minimal du produit (500 articles pour le courrier prétrié et 5 000 articles pour le courrier mécanisable);
• tous les dépôts partiels pour une Commande (Déclaration de dépôt) doivent être déposés dans un délai de sept (7) jours civils. Une nouvelle Commande (Déclaration de dépôt) sera requise pour tout dépôt partiel qui ne rencontre pas le délai de 7 jours;
• tous les dépôts de la Commande (Déclaration de dépôt) pour l’envoi partiel doivent être effectués au même endroit.

4.1.5

Identification du poids

Un envoi peut être composé d’articles de divers poids (y compris des articles dont le poids est supérieur ou inférieur au poids de base). Les clients doivent identifier le nombre d’articles dans chaque échelon de poids.

Le client qui utilise l’option d’importation de tri préliminaire pour télécharger le Sommaire de dépôt et les Détails de l’envoi dans les OEE doit spécifier si leur envoi est composé d’articles d’un (1) ou plusieurs échelons de poids. Il est déconseillé d’utiliser l’option d’importation de tri préliminaire pour les envois composés d’articles de divers échelons de poids.

4.1.5.1

Poids moyen pondéré

Lorsqu’un envoi comprend des articles de divers poids, le client peut choisir d’inscrire l’information sur la Commande (Déclaration de dépôt) en utilisant le poids moyen pondéré par article. Les poids moyens pondérés doivent être calculés et inscrits séparément sur la Commande (Déclaration de dépôt) pour les parties de l’envoi qui sont entre les échelons de poids suivants :

Exemple : Sur un total de 5 000 articles standards prétriés, 2 500 articles pèsent 30 g et 2 500 pèsent 20 g. Le poids moyen pondéré serait donc de 5 000 articles à 25 g.

Poids moyen pondéré = poids total de tous les articles divisé par le nombre total d’articles.

4.2	Au moment du dépôt

4.2.1

Lieu de dépôt

Les articles Poste-lettres à tarifs préférentiels doivent être présentés pour dépôt auprès d’un représentant autorisé à une installation postale désignée par Postes Canada.

Les articles déposés après l'heure de fermeture de l'installation postale approuvée par Postes Canada sont jugés déposés le jour ouvrable suivant. Consultez le site postescanada.ca/pltpdocumentsdesoutien pour la liste des heures de fermeture des installations.

Les articles du service Poste-lettres à tarifs préférentiels ne peuvent être déposés dans des boîtes aux lettres publiques, dans des réceptacles à colis, ni dans d’autres réceptacles à courrier. Chaque dépôt doit être accompagné d’une Commande (Déclaration de dépôt).

Les articles mécanisables du service Poste-lettres à tarifs préférentiels doivent être déposés à un emplacement approuvé par Postes Canada. Veuillez consulter le site postescanada.ca/preparationcourrier sous « Courrier mécanisable » pour obtenir la liste des emplacements approuvés.

5

Tarifs

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5.1	Tarifs du service Poste-lettres à tarifs préférentiels

Afin de se prévaloir de ces tarifs avantageux, le client doit satisfaire à toutes les exigences qui s’appliquent au service Poste-lettres à tarifs préférentiels, y compris les exigences en matière de spécifications, d’exactitude des adresses, de préparation et de tri préliminaire du courrier, suivant les stipulations énoncées dans la présente convention.

Consultez la Grille tarifaire Poste-lettres à tarifs préférentiels à l’adresse postescanada.ca/pltpdocumentsdesoutien pour connaître les tarifs en vigueur.

5.1.1

Volume minimal et tarifs compensatoires

Le client peut déposer un nombre inférieur au volume minimal énoncé, à condition que la différence entre le volume réel et le volume minimal soit indiquée et facturée au tarif compensatoire pertinent.

5.1.2

Tarification progressive

Dans le cadre de ce procédé de tarification, le tarif est calculé en fonction du poids exact de l’article plutôt que d’après l’échelon de poids. Cette tarification s’applique aux articles standards Poste-lettres à tarifs préférentiels pesant plus de 50 g jusqu’à un maximum de 100 g (tri préliminaire seulement) et aux articles surdimensionnés (surd.) mécanisables et prétriés pesant plus de 100 g jusqu’à un maximum de 500 g.

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Modalités propres au service Poste-lettres à tarifs préférentiels

vers le début de la page

6.1	Modalités de paiement

Pour connaître les modalités générales de paiement, reportez-vous à la section Paiement des dépôts.

6.2	Conditions générales

Reportez-vous aux Conditions générales, lesquelles ont été modifiées comme suit :

Ajouter :

Le client convient que les articles déposés aux termes de la présente convention seront déposés uniquement en son nom ou au nom de l'utilisateur autorisé, que les articles ne seront pas amalgamés ou regroupés et qu'ils ne proviendront pas de sources autres que celles approuvées par Postes Canada.