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Médiaposte avec adresseMC – Guide du client
Mises à jour importantes pour janvier 2010Toute description de changement est fournie à titre de référence et pour des raisons pratiques seulement. La description du changement ne fait pas partie de la convention entre le client et Postes Canada.
Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés. Rappel de la modification de mai 2009 : Veuillez noter que lorsque le document contient une modification ou une révision, la version sera modifiée comme suit :
Table des matières
Ce Guide du client renferme des renseignements détaillés visant à aider le client1 à tirer le maximum du service Médiaposte avec adresse de Postes Canada. Afin de faciliter la lecture du présent Guide, nous avons utilisé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.
Il fait partie intégrante de la convention que le client a signée avec Postes Canada. En outre, il précise les circonstances et les autres modalités qui s’appliquent à ce service. Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés. Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention du service Médiaposte avec adresse.
Le service Médiaposte avec adresse est une méthode de marketing direct éprouvée et efficace qui offre au client la possibilité de personnaliser ses envois et de cibler ses messages promotionnels à des clients précis ou à des clients potentiels. Afin d’être éligibles au service Médiaposte avec adresse, les articles doivent :
Le service Médiaposte avec adresse de Postes Canada permet aux clients de déployer toute leur créativité pour leurs campagnes de publipostage. Les articles découpés à l'emporte-pièce, les encarts collés, les notes repositionnables et les articles Médiaposte parfumés (y compris les produits PromocarteMC parfumés) ne sont que quelques-unes des possibilités qui sont offertes pour susciter l'intérêt des destinataires et accroître les taux de réponse. Consultez le site postescanada.ca/normespostales pour obtenir les détails et connaître les exigences.
La Promocarte pour le service Médiaposte avec adresse est une solution « tout compris » qui allie les attraits du service Médiaposte avec adresse et la commodité d'un format carte de qualité supérieure. La solution « tout compris » comprend :
Voici quelques options artistiques offertes pour le service Promocarte Médiaposte avec adresse (des frais supplémentaires s'appliquent) :
Le service Promocarte pour la Médiaposte avec adresse est assujetti aux conditions générales telles que spécifiées à la section Conditions générales du site Web de Postes Canada à l’adresse suivante : postescanada.ca/tools/pg/terms/Addressed_Admail-f.pdf. Visitez postescanada.ca/promocarte pour de plus amples renseignements.
Marketing direct en ligne permet aux clients de concevoir, d’imprimer, de livrer et de repérer leur propre campagne de publipostage à partir de leur bureau, et ce, en six étapes faciles. Visitez marketingdirectenligne.ca pour de plus amples informations.
Le nouveau service Médiaposte acquisition de Postes Canada permet un ciblage exact et rentable des prospects d'après le Code postal (à l’aide des adresses); de plus, les adresses des clients actuels sont exclues des envois Médiaposte acquisition. Avec plus de douze millions d'adresses disponibles, le service Médiaposte acquisition permet d'accéder à des listes exactes d'adresses domiciliaires, d'adresses de logements multiples ou d'appartements et d'adresses d'entreprises. Deux options s’offrent aux clients : Liste d’acquisition, une option flexible de location d’adresse ou Liste d’acquisition Plus, qui offrent des tarifs uniques pour l’affranchissement et les listes. Pour de plus amples renseignements, communiquez avec un représentant commercial de Postes Canada.
Les options créatives suivantes peuvent accroître les taux de réponse lorsqu'elles sont utilisées dans le cadre d'une campagne de publipostage. Il faut tenir compte de ces lignes directrices pour la création d'un article. Les clients devraient confirmer auprès d'un représentant de Postes Canada les exigences à respecter en ce qui concerne les spécifications afin de s’assurer que l’article est admissible au service Médiaposte avec adresse. Tableau 1 : Notes repositionnables *
Les normes de service sont une estimation du temps qui pourrait être nécessaire pour livrer le courrier du point de dépôt aux points de destination. Ces normes de service ne sont pas garanties. Voici un aperçu général des normes de service établies pour le service Médiaposte avec adresse :
Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez « Normes de service » à la section 2.1 « Médiaposte avec adresseMC » à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes.
Une caractéristique est comprise dans le service de base.
Un article Médiaposte avec adresse qui ne peut être livré à l’adresse indiquée parce que le destinataire a déménagé sera réexpédié sans frais supplémentaires si un Avis de changement d’adresse (ACA) est en vigueur. Les articles portant le nom du destinataire suivi de la mention « OU À L’OCCUPANT » ou d’une mention semblable et ceux portant un (1) descripteur non personnalisé (y compris « À L’OCCUPANT ») ne seront pas réexpédiés. En pareil cas, l’article sera livré à l’adresse de destination initiale indiquée.
Une option est une valeur ajoutée au service qui n’est pas automatiquement offerte dans le cadre du service de base.
Postes Canada retournera l’article à l’expéditeur au tarif en vigueur de l’option Renvoi à l’expéditeur dans les cas suivants :
Les articles portant le nom du destinataire suivi de la mention « OU À L’OCCUPANT » ou d’une mention semblable et ceux portant un (1) descripteur non personnalisé (y compris « À L’OCCUPANT ») ne seront pas renvoyés à l’expéditeur. En pareil cas, l’article sera livré à l’adresse de destination initiale indiquée. Si aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur pour le destinataire et que l’article ne porte pas la vignette postale PORT DE RETOUR GARANTI appropriée, l’article sera considéré comme un envoi non distribuable et jeté ou recyclé, à la discrétion de Postes Canada.
Postes Canada retournera l’article à l’expéditeur avec l’adresse corrigée, au tarif en vigueur de l’option Correction d’adresse, dans les cas suivants :
Si aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur pour le destinataire, l’article sera retourné à l’expéditeur sans correction d’adresse et le tarif approprié de l’option Renvoi à l’expéditeur sera facturé. Si aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur et l’article ne porte pas la vignette postale « CORRECTION D’ADRESSE DEMANDÉE – PORT DE RETOUR GARANTI » appropriée, l’article sera considéré comme un envoi non distribuable et jeté ou recyclé, à la discrétion de Postes Canada. Si un Avis de changement d’adresse (ACA) est en vigueur pour le destinataire, mais que ce dernier n’a pas autorisé Postes Canada à divulguer sa nouvelle adresse, l’article sera acheminé au destinataire à sa nouvelle adresse sans que des frais ne soient facturés à l’expéditeur. Les articles portant le nom du destinataire suivi de la mention « OU À L’OCCUPANT » ou d’une mention semblable et ceux portant un (1) descripteur non personnalisé (y compris « À L’OCCUPANT ») ne seront pas admissibles à l’option Correction d’adresse. En pareil cas, l’article sera livré à l’adresse de destination initiale indiquée.
Un article Médiaposte avec adresse sera traité comme un article non distribuable dans les situations suivantes :
Les articles Médiaposte avec adresse non distribuables seront jetés ou recyclés, à la discrétion de Postes Canada.
Pour être admissibles au service Médiaposte avec adresse, les articles déposés doivent satisfaire aux critères précis qui caractérisent le service Médiaposte avec adresse et doivent être conditionnés pour l'expédition, de manière à prévenir la perte ou l'endommagement des articles et à faciliter l'examen de chacun d’eux. Les articles qui ne répondent pas aux normes établies pour le service Médiaposte avec adresse en ce qui a trait à leur contenu, à leur format ou à leurs caractéristiques physiques et qui ne répondent pas aux exigences en matière de préparation du courrier ni à toute autre exigence stipulée dans la présente convention peuvent faire l'objet d'un rajustement tarifaire ou d'un droit supplémentaire ou peuvent être jugés non admissibles aux services et aux tarifs du service Médiaposte avec adresse. Veuillez consulter la section 5 « Critères d’admissibilité » et la section 6 « Suppléments », des Conditions générales. Visitez le site postescanada.ca/maadocumentsdesoutien pour obtenir de plus amples renseignements sur les suppléments.
Assurez-vous que chaque article ainsi que les échantillons sont admissibles et tenez compte de ce qui suit :
Reportez-vous à « L’ABC de l’expédition - Entreprise » et « Objets inadmissibles » à l'adresse postescanada.ca/guidedespostes pour obtenir de plus amples renseignements.
Pour être admissible au service Médiaposte avec adresse, un envoi doit se conformer à la définition de ce service. Plus précisément, il est question d'articles transmissibles par la poste qui portent un message uniforme et qui sont destinés à :
Des renseignements détaillés portant sur la définition du service Médiaposte avec adresse ainsi que des exemples des articles admissibles et des articles non admissibles au service Médiaposte avec adresse se trouvent dans le document « Quand dire OUI, c'est de la Médiaposte avec adresse » figurant dans la section Médiaposte avec adresse - principaux documents de soutien du site Web de Postes Canada à l'adresse postescanada.ca/maadocumentsdesoutien.
L'article doit convaincre une personne d'acheter ou d'utiliser un produit ou un service ou l'inciter à contribuer à une cause quelconque ou à l'appuyer.
Le thème de l'envoi doit être uniforme. Les articles de courrier doivent viser le même but et les mêmes objectifs. Voici quelques exemples d'articles Médiaposte avec adresse admissibles :
Les articles suivants peuvent être insérés ou joints à un article Médiaposte avec adresse sans qu’un affranchissement supplémentaire autre que les coûts liés au poids de l’encart ne soit exigé (le cas échéant) :
Un article qui ne répond pas aux exigences du service Médiaposte avec adresse mais qui satisfait à celles du service Poste-lettres peut être inclus ou joint à un article Médiaposte avec adresse. En pareil cas, l’affranchissement exigé sera une combinaison des tarifs des services Médiaposte avec adresse et Poste-lettres et devra être acquitté à l’aide d’une empreinte d’affranchissement ou d’une vignette postale du service Médiaposte avec adresse apposée du côté extérieur de chaque article Médiaposte avec adresse. La seule preuve de paiement offerte pour le service Médiaposte avec adresse extradimensionnelle est la vignette postale.
Voici quelques exemples d'envois non admissibles au service Médiaposte avec adresse :
Postes Canada se réserve le droit de refuser, à sa seule discrétion, tout article qu'elle juge non admissible. L’amalgamation est interdite. Il y a amalgamation lorsque des envois séparés sont préparés de façon à ce qu’ils deviennent entremêlés pour ensuite créer un seul envoi trié par séquence (soit à l’intérieur du même emballage, de la même liasse ou regroupement, du même conteneur ou de la même unité d’expédition). Veuillez vous reporter à la rubrique « Propriété du courrier » à la section 6.2 « Conditions générales ».
En général, les objets inadmissibles sont des articles :
Tout article qui porte un timbre-poste altéré qui constitue une violation de l’article 52 de la Loi sur la Société canadienne des postes et aux règlements, ou qui porte une mention ou une marque au mépris de l’article 58 de cette Loi est également considéré comme un objet inadmissible. Les matières dangereuses et les articles interdits par la loi ne sont pas admissibles au service Médiaposte avec adresse. Consultez « Objets inadmissibles » à l'adresse postescanada.ca/guidedespostes pour obtenir de plus amples renseignements. Il incombe au client de veiller à ce qu’un envoi ne contienne aucun objet inadmissible et à ce que tous les objets puissent être expédiés par la poste. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière de traiter les articles non conformes, reportez-vous aux Conditions générales figurant dans le présent Guide du client.
Les sollicitations (offres) qui ont l’apparence générale d’une facture ou d’un relevé de compte et qui ne nécessitent aucun paiement à moins que l’offre ne soit acceptée doivent satisfaire aux obligations réglementaires relatives à la préparation et à la présentation de ce type d’article. Ces exigences sont présentées dans « Objets inadmissibles » à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes. Pour connaître les exigences officielles relatives au Règlement sur les sollicitations par la voie du courrier, reportez-vous à la Loi sur la Société canadienne des postes au site http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cr/C.R.C.-ch.1295.
Tous les articles composant un envoi du service Médiaposte avec adresse doivent avoir les mêmes dimensions et la même forme, être insérés dans le même type d’enveloppe, présenter les mêmes caractéristiques physiques et provenir du même expéditeur. Seuls l’épaisseur, le poids et la couleur de l’emballage extérieur peuvent différer.
Chaque article Médiaposte avec adresse doit porter le nom d’un particulier ou d’une entreprise précis ou encore un descripteur non personnalisé tel que la mention « À L’OCCUPANT » ou une autre mention semblable. Chaque article doit porter l’adresse complète et le Code postalMO valide s’y rapportant. Le format et la position de l’adresse de destination doivent respecter les spécifications d’adressage. Consultez le site canadapost.ca/normespostales pour obtenir de plus amples renseignements. Si une étiquette-adresse est utilisée, celle-ci doit être apposée fermement sur l’enveloppe, l’emballage de plastique, l’encart ou la carte de manière à en faciliter la lecture. L’étiquette-adresse doit être de couleur pâle : blanc, jaune pâle ou beige. Le client doit s’assurer que la colle sur ces étiquettes est de qualité supérieure afin que les étiquettes ne se détachent pas durant l’expédition. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’adressage, consultez « Directives d’adressage » à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes.
Si une adresse de retour est utilisée, il doit s’agir d’une adresse au Canada. Il est possible d’indiquer deux (2) adresses de retour sur les articles Médiaposte avec adresse, dans la mesure où l’une (1) de ces adresses est au Canada. Cependant, si l’option Renvoi à l’expéditeur ou Correction d’adresse est demandée, une (1) seule adresse de retour doit être indiquée et il doit s’agir d’une adresse au Canada. Le format et la position de l’adresse de retour doivent respecter les spécifications d’adressage. Consultez le site postescanada.ca/normespostales pour obtenir de plus amples renseignements. Les adresses de retour doivent se trouver soit :
L’adresse de retour peut varier, à condition que l’adresse de retour municipale ou le nom de la personne ou de l’entreprise figurant dans l’adresse de retour soit identique sur chacun des articles. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’adressage, consultez « Directives d’adressage » à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes.
Les clients peuvent utiliser le logo « Livré par » sur les articles livrés par Postes Canada avec le consentement écrit préalable du gestionnaire, Développement de la marque, de Postes Canada, ou de son remplaçant désigné. Il est possible de joindre le gestionnaire, Développement de la marque, de Postes Canada à l'adresse info.brand@postescanada.ca. On peut trouver les illustrations à l'adresse : postescanada.ca/cpo/mc/aboutus/media/logodownloads.jsf Les clients qui possèdent un contrat à commandes peuvent utiliser la vignette postale de Postes Canada sur les articles livrés par Postes Canada, sans autorisation préalable. Consultez le site canadapost.ca/tools/pg/indicia/default-f.asp pour les conditions, les illustrations et les spécifications. Tout usage qu'en fait le client doit être strictement conforme à l'autorisation reçue, et toute utilisation non autorisée constitue une infraction aux termes de la Loi sur la Société canadienne des postes et aux règlements, ainsi qu'une contrefaçon des marques de commerce et des marques officielles de Postes Canada. Il faut noter que tout article sera considéré comme un objet inadmissible s’il porte, à l’extérieur, une marque ou une étiquette possédant l’une des caractéristiques suivantes qui n’a pas été fournie ou autorisée par Postes Canada :
Avant de procéder à l’impression de ces étiquettes, messages ou autres marques, il incombe au client de soumettre à Postes Canada une proposition à cet effet et de la faire approuver.
Le service Médiaposte avec adresse offre trois (3) catégories de dimensions, soit les articles courts et longs (CL), surdimensionnés (surd.) et extradimensionnels. Chaque article Médiaposte avec adresse, qu’il soit court et long (CL) ou surdimensionné (surd.), doit respecter les spécifications en matière de dimensions et de poids énoncées ci-dessous.
Chaque article Médiaposte avec adresse extradimensionnelle doit respecter les spécifications en matière de dimensions et de poids énoncées ci-dessous. Il existe trois (3) catégories de dimensions du service Médiaposte avec adresse extradimensionnelle : petit, moyen et grand. Tableau 5 : Dimensions et poids – courrier Médiaposte avec adresse extradimensionnelle préparé selon le TPIF
La préparation adéquate du courrier est une étape importante permettant d’assurer que les articles Médiaposte avec adresse sont traités et livrés de façon efficace. Des rajustements tarifaires ou des frais supplémentaires ou les deux (2) peuvent être imposés au client pour le courrier qui n’a pas été préparé correctement.
La préparation du courrier est l’activité qui consiste à redresser les articles de courrier, à les conteneuriser et à désigner les sacs et les conteneurs. Ces tâches ont pour objet de permettre le traitement mécanisé du courrier (s’il y a lieu), de le protéger, d’en déterminer le type et d’en faciliter la manutention. Le tri préliminaire du courrier comprend le tri par ordre séquentiel, le groupement, la mise en conteneurs des articles de courrier ainsi que l’identification des sacs et des conteneurs, afin de permettre à Postes Canada d’éviter diverses étapes et installations de traitement au sein de son réseau de distribution du courrier. Les options de préparation et de tri préliminaire du courrier pour le service Médiaposte avec adresse sont les suivantes :
Si le client choisit de recourir au tri préliminaire pour son courrier, il ne doit utiliser que l’une (1) des deux (2) options de tri suivantes pour chaque dépôt : le TPIF ou le PNIA. Les articles prétriés par le TPIF et le PNIA ne peuvent être combinés. Consultez le site postescanada.ca/preparationcourrier pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la préparation et du tri préliminaire du courrier.
On entend par courrier mécanisable le courrier qui doit être préparé de manière à en permettre le traitement par l’entremise des appareils de traitement automatisé du courrier de Postes Canada. Il existe deux (2) catégories de courrier mécanisable, soit les articles courts et longs (CL), soit les articles surdimensionnés (surd.). Le tri préliminaire du courrier n’est pas requis pour le courrier mécanisable. Les spécifications concernant la préparation des articles pour l'option mécanisable, y compris les exigences visant à optimiser les taux de lisibilité pour les articles courts et longs (CL) et les articles surdimensionnés (surd.), sont décrites dans le Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier mécanisable et les Normes postales qui se trouvent à l'adresse postescanada.ca/maadocumentsdesoutien. Une fonction facultative d'importation de fichiers est offerte par l'entremise du logiciel du Programme d'évaluation et de reconnaissance de logiciel (PERL) pour tous les produits de courrier mécanisable. Ce fichier aidera les clients à regrouper leurs articles par échelon de poids et par produit dans les Outils électroniques d’expédition (OEE).
Consultez le site postescanada.ca/tools/pg/preparation/Machine_Mail_file-f.pdf pour obtenir des précisions.
Exigences relatives à la lisibilité par machine et évaluation d‘échantillons du courrier Les articles conditionnés et présentés comme étant des articles Médiaposte avec adresse mécanisable doivent satisfaire à certaines exigences, notamment au taux de lisibilité par machine. Les articles Médiaposte avec adresse mécanisables dont le taux de lisibilité par machine est inférieur à 95 % pour les envois courts et longs (CL) et à 85 % pour les envois surdimensionnés (surd.) peuvent être assujettis à un rajustement tarifaire et/ou à l’imposition de frais supplémentaires ou les deux. Rendez-vous à l’adresse postescanada.ca/maadocumentsdesoutien pour plus de renseignements sur les suppléments. Pour réduire le risque de se voir imposer un rajustement tarifaire ou des frais supplémentaires et bénéficier de l'efficacité du traitement effectué au moyen du matériel automatisé de Postes Canada, il est recommandé que les clients utilisent le service gratuit d'évaluation de Postes Canada afin que l'on y évalue l'admissibilité au courrier mécanisable et le taux de lisibilité des articles. C'est toujours du client que dépend la satisfaction à toutes les exigences d'admissibilité pertinentes. Veuillez consulter le gabarit pour le courrier mécanisable et la liste de contrôle à faire soi-même pour la création de courrier mécanisable court et long (CL) à l'adresse postescanada.ca/preparationcourrier pour obtenir les principaux éléments liés au courrier mécanisable ainsi que les exigences. Les clients qui souhaitent faire évaluer leurs articles pour vérifier l'admissibilité au courrier mécanisable et le taux de lisibilité doivent communiquer avec un représentant du Réseau du service aux entreprises (RSE) au numéro 1.866.757.5480. Une fois que le client a communiqué avec le RSE, deux possibilités s'offrent à lui pour faire évaluer son courrier :
Consultez le site postescanada.ca/normespostales pour obtenir de plus amples renseignements.
L’option de tri préliminaire par itinéraire de facteur (TPIF) permet au client de prétrier directement les articles destinés à des itinéraires de facteur donnés ou à d’autres modes de livraison en se servant d’un logiciel de tri préliminaire reconnu par Postes Canada. Il existe trois catégories de courrier avec option de tri préliminaire par itinéraire de facteur (TPIF), soit les articles courts et longs (CL), les articles surdimensionnés (surd.) et le service Médiaposte avec adresse extradimensionnelle. Une petite partie des envois avec option de tri préliminaire peut être traitée à la machine pour respecter les normes de service établies, par exemple, les envois « résiduaires » d’un envoi avec tri préliminaire, le courrier mal préparé ou le courrier non enliassé. Postes Canada et les fournisseurs de PERL (Programme d'évaluation et de reconnaissance de logiciel) ont créé une fonction d'importation de fichiers, soit le programme d'importation du plan de dépôt du courrier prétrié, pour les clients qui préparent leurs envois à l'aide du TPIF (Tri préliminaire par itinéraire de facteur). L’utilisation du nouveau programme d'importation du plan de dépôt du courrier prétrié est obligatoire. Cette caractéristique réduit le nombre de données que les clients doivent saisir lorsqu'ils remplissent les Commandes (Déclarations de dépôt). La nouvelle fonction permet aux clients d'importer leurs plans de dépôt directement dans les versions hors ligne et en ligne des OEE. Les fournisseurs de logiciels offrent un plan de dépôt dans l'un des deux formats de fichiers approuvés : 1) Langage de balisage extensible (XML); 2) Format délimité par des virgules (CSV). Consultez le guide intitulé Améliorations apportées à la préparation et au dépôt de vos commandes à l’adresse postescanada.ca/preparationcourrier pour obtenir des précisions. Consultez le site postescanada.ca/logicieltripreliminaire pour obtenir une liste complète des fournisseurs du logiciel PERL. Les clients du service Médiaposte avec adresse peuvent suivre leurs conteneurs de courrier soumis à un tri préliminaire par itinéraire de facteur (TPIF) en ouvrant une session et en utilisant l'outil « Repérer » se trouvant dans le segment Entreprise du site Web de Postes Canada. Cette option de repérage permet aux clients de voir :
Pour obtenir d'autres renseignements sur le service Médiaposte avec adresse, consultez le site postescanada.ca/cpo/mc/business/productsservices/marketing/addressedadmail.jsf ou communiquez avec un représentant de Postes Canada. Tableau 7 : Articles de courrier préparés selon le TPIF – courts et longs (CL) et surdimensionnés (surd.)
Tableau 8 : Articles de courrier préparés selon le TPIF – Médiaposte avec adresse extradimensionnelle
Code de mode de livraison (CML) du tri préliminaire par itinéraire de facteur (TPIF) Ces codes visent à rattacher le courrier à des types et à des itinéraires de livraison précis. Consultez le site postescanada.ca/preparationcourrier pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences relatives aux codes de mode de livraison (CML). Le caractère de vérification du mode de livraison fait partie intégrante du code de mode de livraison (CML). Sur un article, il constitue le point de référence visible servant à préciser la version des données utilisée pour le tri préliminaire du courrier. Les envois portant un caractère de vérification du mode de livraison périmé peuvent être mal acheminés et être assujettis à un rajustement tarifaire défini par Postes Canada.
L’option de tri préliminaire selon le PNIA permet au client de classer le courrier en fonction du Code postal et de le regrouper selon le Schéma de tri préliminaire national (STPN). Consultez le site postescanada.ca/stpn pour de plus amples renseignements. Le courrier est préparé et prétrié de manière à permettre à Postes Canada d'éviter certains niveaux de traitement. Les dépôts PNIA doivent faire l'objet d'un tri préliminaire conformément aux spécifications du Schéma de tri préliminaire national (STPN) énoncées dans le Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier PNIA et dans les Normes postales qui sont indiquées à l’adresse postescanada.ca/maadocumentsdesoutien. Une petite partie des envois avec option de tri préliminaire peut être traitée à la machine pour respecter les normes de service établies, par exemple, les envois « résiduaires » d’un envoi avec tri préliminaire, le courrier mal préparé ou le courrier non enliassé. Il existe deux (2) catégories de courrier admissible au tri préliminaire selon le PNIA, soit les articles courts et longs (CL) et les articles surdimensionnés (surd.). Tableau 9 : Articles de courrier préparés selon le PNIA – courts et longs (CL) et surdimensionnés (surd.)
Le Programme d’exactitude des adresses vise à améliorer la livraison en incitant les clients à inscrire les adresses exactes sur le courrier. Chaque article doit porter le nom d’un particulier ou d’une entreprise précis ou encore un descripteur non personnalisé tel que la mention « À L’OCCUPANT » ou une autre mention semblable. Chaque article doit porter une adresse complète, y compris le bureau ou l’unité, ainsi que le Code postal valide se rapportant à cette adresse. Si l’adresse sur l’article est incomplète, ceci pourrait causer des délais ou faire en sorte que l’article soit traité comme du courrier non distribuable. L’adressage uniforme et exact élimine la nécessité de la manutention supplémentaire ou des tentatives réitérées de livraison. Ainsi, le client profite d’un service plus efficace à meilleur prix. L’adressage exact aide à livrer le courrier à temps chaque fois. Pour le service Médiaposte avec adresse, la participation au Programme d’exactitude des adresses est obligatoire. Ce programme s’applique à tous les envois mécanisables, au courrier préparé selon le tri préliminaire par itinéraire de facteur (TPIF) et aux envois assujettis au tri préliminaire selon le PNIA comprenant plus de 5 000 articles. La norme d’exactitude des adresses est de 95 %. Cette norme est atteinte lorsque 95 % des adresses sont réputées valides par rapport aux renseignements figurant dans la base de données des clients. Ces résultats sont obtenus grâce à l’utilisation d’un logiciel reconnu par Postes Canada de validation des adresses ou de validation et de correction des adresses. Vous pouvez également faire appel à un fournisseur de services postaux qui offre ce type de service. Si le logiciel de validation des adresses ou de correction et de validation des adresses du client produit un Énoncé d’exactitude des adresses (EEA) de moins de 95 %, le tarif de l’envoi sera majoré. Les frais supplémentaires sont calculés comme dans l’exemple qui suit :
Le pourcentage d‘exactitude d‘une liste d‘adresses se déclare au moyen d‘un Énoncé d‘exactitude des adresses (EAA). Un nouvel EAA doit être produit au moins une fois par an et doit inclure les renseignements suivants. Le client doit indiquer dans sa Commande (Déclaration de dépôt) le pourcentage d’exactitude des adresses et la date d’expiration de son Énoncé d’exactitude des adresses (EEA). Des frais supplémentaires seront facturés si le client omet d’indiquer le pourcentage d’exactitude des adresses et la date d’expiration de son EEA sur sa Commande (Déclaration de dépôt). Le client doit conserver une copie valide de l’Énoncé d‘exactitude des adresses (EEA) dans ses dossiers au cas où Postes Canada en demanderait une copie. Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du Programme d‘exactitude des adresses, consultez le site postescanada.ca/ga ou communiquez avec un représentant de Postes Canada.
Pour confirmer que les articles respectent les spécifications de Postes Canada pour le service Médiaposte avec adresse, le client doit remettre un (1) échantillon représentatif de chaque article, y compris les encarts, les pièces jointes et l'emballage, identique aux articles qui seront expédiés, pour chaque variation existante (p. ex. poids, taille, contenu). Il est possible de repérer les problèmes potentiels si le client fournit un tel échantillon aux fins d'examen avant le dépôt. Ces échantillons doivent également être remis à l'établissement approuvé par Postes Canada où sera déposé le courrier au moment du dépôt avec la première Commande (Déclaration de dépôt).
Si le client dépose 10 000 articles ou plus à la fois, il doit présenter un calendrier de dépôt à Postes Canada au moins cinq (5) jours ouvrables (fins de semaine et jours fériés non compris) avant d’effectuer le dépôt afin de s’assurer que les bonnes dispositions ont été prises pour que la livraison soit conforme aux conditions du client. Le client doit confirmer l’exactitude de ce calendrier de dépôt au moins vingt-quatre heures avant la date réelle du dépôt. Le client qui dépose des envois du service Médiaposte avec adresse extradimensionnelle doit transmettre le Sommaire des volumes attribués aux facteurs, à Postes Canada, au moins dix (10) jours ouvrables avant la date du dépôt.
Pour chaque envoi, le client doit dûment remplir une Commande (Déclaration de dépôt), qui sera accompagnée d'un échantillon de l'envoi (y compris les encarts, les pièces jointes et l'emballage) identique aux articles qui seront expédiés. Le client devra remplir une Commande (Déclaration de dépôt) à l’aide des OEE, mais il peut également présenter une Commande (Déclaration de dépôt) manuelle. Au moment du dépôt, deux (2) copies imprimées de la Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement ou la copie originale de la Commande (Déclaration de dépôt) remplie manuellement doivent être remises à un représentant autorisé à une installation postale approuvée par Postes Canada. Pour profiter des tarifs du Tri préliminaire par itinéraire de facteur (TPIF) et du courrier mécanisable, le client doit utiliser le logiciel OEE pour préparer et soumettre sa Commande (Déclaration de dépôt). Les articles triés selon le TPIF et mécanisables accompagnés d’une Commande (Déclaration de dépôt) préparée manuellement sont assujettis à des frais de traitement des Commandes (Déclarations de dépôt) manuelles et seront traités au tarif du PNIA en vigueur au moment de l’envoi. Les articles triés selon le PNIA accompagnés d’une Commande (Déclaration de dépôt) préparée manuellement sont assujettis à des frais de traitement des Commandes (Déclarations de dépôt) manuelles. Pour les envois du service Médiaposte avec adresse extradimensionnelle, le client doit utiliser le logiciel OEE pour préparer et soumettre sa Commande (Déclaration de dépôt) s’il veut profiter des tarifs du TPIF. Les articles du TPIF accompagnés d’une Commande (Déclaration de dépôt) préparée manuellement seront traités aux tarifs du courrier résiduaire en vigueur au moment de l’envoi. Voir la section 4.1.5 « Dépôts partiels » pour les exigences relatives aux dépôts partiels.
Pour être admissible aux tarifs du Tri préliminaire par itinéraire de facteur (TPIF) et du courrier mécanisable, une Commande (Déclaration de dépôt) doit être préparée et soumise au moyen des OEE. Voir la section 3.2.2 « Tri préliminaire par itinéraire de facteur (TPIF) » pour obtenir des détails sur la version mise à jour du programme d‘importation du plan de dépôt du courrier prétrié. Le logiciel des Outils électroniques d'expédition (OEE) est gratuit et est accessible à partir du segment Entreprise du site Web de Postes Canada (postescanada.ca/nouvelutilisateur). Les clients doivent s'inscrire une fois dans le segment Entreprise pour accéder aux OEE. Pour toute question d'ordre technique, les clients peuvent appeler le Service d'assistance technique au 1.800.277.4799. Le client a la possibilité d’utiliser la version en ligne ou hors ligne des OEE qui peut être téléchargée pour préparer les Commandes (Déclarations de dépôt) hors ligne, puis les soumettre au moment du dépôt. Cette méthode réduit la paperasserie et les risques d’erreur tout en offrant au client plus de commodité. Les fonctions suivantes sont offertes dans le cadre du Programme d'évaluation et de reconnaissance de logiciel (PERL) :
Consultez le site postescanada.ca/logicieltripreliminaire pour obtenir une liste des fournisseurs de logiciels de tri préliminaire reconnus.
Le client peut choisir de préparer manuellement sa Commande (Déclaration de dépôt) à l’aide de la version papier du formulaire. Cependant :
Les fournisseurs du logiciel PERL (Programme d'évaluation et de reconnaissance de logiciel) ont mis au point une fonction d'importation de fichiers qui permet aux clients d'importer leurs plans de dépôt directement dans les OEE - versions en ligne et hors ligne. Cette caractéristique réduit le nombre de données que les clients doivent saisir lorsqu'ils remplissent une Commande (Déclaration de dépôt). Le logiciel PERL continuera de générer une copie papier du Sommaire de dépôt et des Détails de l’envoi, qui ne seront requis que sur demande de Postes Canada. Consultez le site postescanada.ca/logicieltripreliminaire pour obtenir une liste des fournisseurs de logiciels de tri préliminaire reconnus.
Si un envoi Médiaposte avec adresse comporte plus d’un (1) dépôt :
Un envoi peut être composé d’articles de divers poids (y compris des articles dont le poids est supérieur ou inférieur au poids de base). Dans de tels cas, le client peut choisir d’inscrire l’information sur la Commande (Déclaration de dépôt) en utilisant le poids moyen pondéré par article. Les poids moyens pondérés doivent être calculés et inscrits séparément sur la Commande (Déclaration de dépôt) pour chacune des catégories de poids suivantes :
Exemple – Un client dépose un envoi de 5 000 articles courts et longs (CL) prétriés selon le PNIA. Le poids des articles diffère, certains pesant plus de 50 g et d’autres pesant moins. Dans cet exemple, il faut effectuer deux (2) calculs du poids moyen, puis inscrire séparément le résultat sur la Commande (Déclaration de dépôt) aux fins d’établissement du tarif : soit un (1) calcul pour la partie de l’envoi pesant moins de 50 g et un (1) autre pour la partie pesant plus de 50 g.
Chaque dépôt d'articles Médiaposte avec adresse doit être accompagné d'une Commande (Déclaration de dépôt) et d'un échantillon de l'article, y compris les encarts, les pièces jointes et l'emballage, identique aux articles qui seront expédiés. Chaque dépôt de courrier soumis à un tri préliminaire par itinéraire de facteur doit inclure le fichier exportable des plans de dépôt produits et importés dans les OEE. Le client déposant du courrier avec l'option Tri préliminaire selon le PNIA n'est pas tenu de conclure une convention, mais il doit remplir une Commande (Déclaration de dépôt) pour chaque dépôt. La signature du client sur la Commande (Déclaration de dépôt) confirme qu'il a lu et accepté les modalités qui se trouvent au verso de la Commande (Déclaration de dépôt) papier ou incluses avec la version électronique de la Commande (Déclaration de dépôt).
Tous les articles Médiaposte avec adresse doivent être remis à un représentant autorisé à l’installation postale sélectionnée dans le cas d’une Commande (Déclaration de dépôt) créée à l’aide des OEE ou aux installations postales approuvées par Postes Canada dans le cas des Commandes (Déclarations de dépôt) préparées manuellement.
Les articles Médiaposte avec adresse ne peuvent pas être déposés dans les boîtes aux lettres publiques ni dans d’autres réceptacles à courrier. Les articles mécanisables du service Médiaposte avec adresse doivent être déposés à un emplacement approuvé par Postes Canada. Veuillez consulter le site postescanada.ca/preparationcourrier sous « Courrier mécanisable » pour obtenir la liste des emplacements approuvés.
Afin de se prévaloir de ces tarifs avantageux, le client doit satisfaire à toutes les exigences qui s’appliquent au service Médiaposte avec adresse, y compris les exigences en matière de spécifications, d’exactitude des adresses, de préparation et de tri préliminaire du courier, suivant les stipulations énoncées dans la présente convention. Veuillez consulter la Grille tarifaire du service Médiaposte avec adresse à l’adresse
Le volume minimal requis pour le service Médiaposte avec adresse est de 1 000 articles par dépôt. Le client peut déposer un nombre inférieur au volume minimal énoncé, à condition que la différence entre le volume réel et le volume minimal soit facturée au tarif compensatoire pertinent.
La différence du montant d’affranchissement payé entre le volume réel et le volume minimal d’un dépôt peut être acquittée au moyen d’empreintes d’affranchissement ou elle sera facturée. Le tarif compensatoire est appliqué à la différence entre 1 000 articles et le volume réel, si celui-ci est inférieur à 1 000 articles. Le tarif compensatoire par article est le tarif le plus bas pour chacune des catégories suivantes :
La formule de tarification progressive permet des tarifs progressifs lorsque les articles dépassent le poids de base, soit 50 g pour le service Médiaposte avec adresse. La formule ajoute un tarif par gramme, au-delà du tarif de base, pour la portion du poids qui dépasse le poids de base de 50 g.
Pour connaître les modalités générales de paiement, reportez-vous à la section Paiement des dépôts.
Reportez-vous aux Conditions générales, lesquelles ont été modifiées comme suit : Le client convient que les articles déposés aux termes de la présente convention seront déposés uniquement en son nom ou au nom de l'utilisateur autorisé, que les articles ne seront pas amalgamés ou regroupés et qu'ils ne proviendront pas de sources autres que celles approuvées par Postes Canada. Le présent supplément fait partie de la convention du service Médiaposte avec adresse que le client a conclue avec Postes Canada. Le présent supplément énonce les modalités applicables aux services Promocarte offerts avec le service Médiaposte avec adresse En commandant les services Promocarte offerts pour le service Médiaposte avec adresse, le client recevra des services de gestion de liste de base (y compris le Programme d'exactitude des adresses) de même que l'impression, l'adressage, la préparation et le tri préliminaire du courrier, ainsi que le transport jusqu'à une installation approuvée de Postes Canada et le dépôt pour livraison à l'aide du service Médiaposte avec adresse de Postes Canada. Tous les articles Promocarte doivent répondre aux exigences du service Médiaposte avec adresse décrites dans la convention Médiaposte avec adresse et, en particulier, dans le présent supplément. Ainsi, pour qu'un article soit admissible aux services Promocarte, il doit porter un message uniforme et être destiné : à promouvoir la vente ou l'utilisation de produits ou de services; à présenter des résultats financiers, principalement à des fins promotionnelles; à solliciter des dons ou des contributions. Sous réserve des modalités du présent supplément, Postes Canada fournira les services Promocarte selon la description énoncée dans ce document. Les documents suivants forment la convention relative aux services Promocarte :
Le service Promocarte pour le service Médiaposte avec adresse est un média publicitaire imprimé pouvant se composer de formats de carte variés et auquel s'appliquent les options du tri préliminaire par itinéraire de facteur (TPIF) et du courrier mécanisable seulement. Sur chaque Formulaire de demande d'impression Promocarte pour le service Médiaposte avec adresse, le client doit commander la quantité minimale par commande d'articles Promocarte répondant à toutes les exigences du service Médiaposte avec adresse.
Pour profiter des tarifs Promocarte, le client doit répondre à toutes les exigences applicables telles qu'elles sont énoncées dans la présente convention. Le client s’engage à payer les services commandés sur chaque Formulaire de demande d'impression. Le client doit payer à Postes Canada les tarifs applicables approuvés et confirmés sur le Formulaire de demande d'impression, de même que l'affranchissement et les taxes applicables.
Le client doit acquitter l'affranchissement et les taxes applicables en vigueur au moment du dépôt de l'envoi Promocarte. Le client doit payer les services Promocarte au moyen d'un compte de Postes Canada. Les renseignements sur le compte se trouvent dans le Guide du client à l’adresse postescanada.ca/maadocumentsdesoutien. Il incombe au client de fournir au représentant désigné de Postes Canada les données de la liste d'adresses comme il est décrit dans le présent Supplément. Des services de base de gestion de listes seront fournis par le représentant désigné de Postes Canada, c'est-à-dire la fusion et la suppression, la mise en forme du fichier, la conversion des majuscules-minuscules et la suppression de fichiers en double. Le représentant désigné de Postes Canada se servira du logiciel reconnu d'exactitude des adresses pour la vérification de la liste d'adresses du client. Ces services seront offerts pour quatre (4) listes au maximum par commande (c.-à-d. par Formulaire de demande d'impression), lesquelles seront fusionnées en une seule. La norme pour l'exactitude des adresses est de 95 %. Cela signifie que 95 % des adresses dans la base de données doivent être validées au moyen d'un logiciel approuvé de validation et de correction d'adresses. Si le pourcentage figurant sur l'Énoncé d'exactitude des adresses (EEA), qui a été déterminé par le logiciel de validation et de correction d'adresses du représentant désigné de Postes Canada, est inférieur à 95 %, un rajustement s'appliquera aux articles indiquant une adresse inexacte. Pour obtenir d'autres renseignements, veuillez vous reporter au Guide du client Médiaposte avec adresse à l’adresse postescanada.ca/maadocumentsdesoutien. Chaque fichier d'arrivée (maximum de quatre par commande) doit avoir le même format et les mêmes noms de champ aux mêmes endroits et doit être accompagné d'une disposition d'enregistrement. Parmi les formats de fichier acceptables : dbase, FoxPro, ASCII (délimité par des onglets), Excel ou Access. 25.8 Approbation de la planche modèle, de l'épreuve, des quantités d'envois et d'impression et de la liste d'adresses
Le client doit fournir la planche modèle au représentant désigné de Postes Canada. Cette planche modèle doit répondre aux exigences précisées sur la feuille Spécifications de prépresse et les autres feuilles de spécifications applicables. Si le client ajoute un article Correspondance-réponse d'affairesMC à sa planche modèle, le client est tenu de s’assurer que les exigences les plus récentes, y compris les spécifications, sont respectées.
Par l'entremise de son représentant désigné, Postes Canada remettra au client une copie de l'épreuve définitive de la planche modèle, les quantités d'envoi et d'impression et la liste d'adresses aux fins d'autorisation écrite. Dans les meilleurs délais, il incombera au client de s’assurer que l'épreuve définitive de la planche modèle est conforme à tous égards, que les quantités devant être expédiés et imprimés sont exactes et que la liste d'adresses est acceptable. L'impression des articles Promocarte ne commencera qu'une fois que le client aura approuvé par écrit tous les documents nécessaires.
Dès que le client aura approuvé et renvoyé au représentant désigné de Postes Canada l'épreuve définitive de la planche modèle, les quantités d'articles devant être envoyés et imprimés et la liste d'adresses, les articles Promocarte seront imprimés. Tout document manquant ou transmis en retard risque de retarder le début de l'impression et l'expédition des articles. Toute modification à la planche modèle et à la liste d'adresses approuvées demandée par le client sera effectuée moyennant des droits supplémentaires. La responsabilité de toute erreur ou omission relative aux articles Promocarte et à la liste d'adresses approuvées incombe au client, peu importe qu’il ait ou non vérifié et approuvé la planche modèle définitive ou évalué la liste d'adresses définitive. Sauf lorsque le présent Supplément renferme des indications précises à ce sujet, ni l'une ni l'autre des parties n'utilisera des marques de commerce, des désignations commerciales, des marques officielles ou des droits d'auteur, quels qu'ils soient, appartenant à l'autre partie (« les Marques ») sans y avoir été autorisée au préalable par écrit. Rien dans le présent Supplément ne sera interprété comme la cession ou l'octroi d'un droit, titre ou intérêt quelconque quant aux Marques. Le client certifie qu’il est le propriétaire ou l'utilisateur autorisé des Marques et qu’il a le pouvoir d'accorder et accorde à Postes Canada et à son représentant désigné le droit d'utiliser ces Marques pour s'acquitter de leurs obligations aux termes du présent Supplément. Chaque fois que le client mentionnera la Promocarte ou utilisera, sous quelque forme que ce soit, n'importe quelle autre propriété intellectuelle de Postes Canada, dont entre autres tous logos ou désignations commerciales de Postes Canada, il doit avoir obtenu au préalable et par écrit l'approbation de Postes Canada. Le client s’engage à indemniser Postes Canada pour toutes les réclamations, les demandes, les pertes et les dommages qu’elle et son représentant désigné pourraient subir à la suite de l'utilisation des planches modèles (y compris des Marques) que le client lui aura fournies ou qui auront été fournies en son nom, quel que soit le rapport entre leur utilisation par Postes Canada et son représentant désigné et ces réclamations, demandes, préjudices ou dommages. Les articles Promocarte seront préparés par le représentant désigné en fonction des exigences liées à la préparation et au tri préliminaire des envois Médiaposte avec adresse de Postes Canada. Postes Canada fera tout son possible pour respecter la date de dépôt exigée indiquée sur le Formulaire de demande d'impression, mais le dépôt réel aux fins d'expédition des articles Promocarte peut varier en fonction de plusieurs facteurs et, notamment, en fonction de la date à laquelle le client aura approuvé la planche modèle et la liste d'adresses et les aura remises au représentant désigné, des modifications apportées aux conditions et aux volumes, ainsi que d'autres facteurs indépendants de la volonté de Postes Canada et de son représentant désigné. Tous les envois Promocarte seront déposés au Canada. Les normes de service du service Médiaposte avec adresse s'appliquent à tous les envois Promocarte. En ce qui concerne les services Médiaposte avec adresse (la partie des services Promocarte liée à la livraison qui commence au moment du dépôt des articles Promocarte), Postes Canada, son représentant désigné, ses administrateurs, dirigeants, employés et toute autre partie dont elle peut être tenue responsable selon la loi (chacune de ces personnes sont identifiées, individuellement et collectivement, dans ce document comme « représentant de Postes Canada ») ne seront pas tenus responsables de tous dommages directs, indirects, généraux ou spéciaux, découlant du présent Supplément, peu importe qu'ils résultent d'une perte, d'une erreur de traitement, de l'endommagement ou du retard des articles expédiés en vertu du présent Supplément. En ce qui concerne les services Promocarte autres que les services de livraison (c.-à-d. les services de base de gestion de listes, y compris l'exactitude des adresses, ainsi que l'impression, l'adressage, la préparation et le tri préliminaire du courrier, le transport et le dépôt), la responsabilité du représentant de Postes Canada envers le client pour toute réclamation, demande ou cause d'action quelconque relative à des pertes ou dommages découlant des services ou liés aux services (à l'exclusion des services d'expédition et de livraison) devant être fournis selon le Supplément ne dépassera pas l'ensemble des frais payés en vertu du présent document pour une commande particulière (décrite sur le Formulaire de demande d'impression) à laquelle se rapportent les dommages ou la perte. En aucun cas, le représentant de Postes Canada ne sera tenu responsable :
Les renseignements et questions quotidiennes d'ordre général relativement aux demandes précises décrites sur chaque Formulaire de demande d'impression seront envoyés au représentant commercial de Postes Canada dont le nom figure sur le Formulaire de demande d’impression, ainsi qu'au client à l'adresse précisée à la Section 1 du formulaire. Tous les autres avis (p. ex. affaires contractuelles) seront traités conformément à la section correspondante du Guide du client intitulée Avis. Le client ou Postes Canada peut mettre fin à l'avenant ou à une commande donnée décrite sur un Formulaire de demande d'impression à tout moment sans motiver sa décision, à condition d'en aviser l'autre partie par écrit dix (10) jours civils à l'avance. La résiliation du supplément se fera sans préjudice à tout droit acquis par le client ou par Postes Canada avant la date de la résiliation. Si le client résilie la présente convention, en totalité ou en partie, il doit payer les services fournis, qui lui seront facturés, jusqu'à la date de résiliation inclusivement (en plus des frais engagés en raison de ladite résiliation anticipée). Ni l'une ni l'autre des parties ne sera en droit de réclamer des dommages-intérêts à la suite de la résiliation de la convention. |
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