Services de gestion de documents IntelliFlot^MC

1	Que sont les Services de gestion de documents IntelliFlot?

Les Services de gestion de documents IntelliFlot consistent en divers services et activités qui gèrent le procédé de communication de bout en bout. Que vous envoyiez une communication ou qu’une communication soit retournée à votre organisation, le flot de communication de bout en bout peut être géré par un seul fournisseur fiable : Postes Canada.

Service Envoi IntelliFlot^TM… appuie le canal de préférence.
Postes Canada peut aider à gérer les choix de canal de vos clients. Que ce soit par voie physique ou électronique, vos clients reçoivent leurs envois importants (factures, avis et relevés) dans le canal de leur choix.

Service Retour IntelliFlot^TM … rétablit les relations et corrige le problème pour la prochaine fois.
Postes Canada vous aide à gérer le courrier retourné pour que vous puissiez en tirer le maximum. Elle vous aide à garder contact avec vos clients et personnes-ressources tout en réduisant le nombre de fois que vous produisez un article de courrier, payez l’affranchissement et gérez le courrier retourné.

Service Réaction IntelliFlot^TM … termine la communication plus vite.
Postes Canada vous aide à tirer pleinement profit de chaque réponse de clients en interceptant les réponses le plus tôt possible dans les cycles de livraison pour que vous puissiez améliorer les cycles de gestion des relations avec les clients et votre rendement du capital investi.

2	Service Envoi IntelliFlot

2.1	Données d’entrée

Avec le service Envoi IntelliFlot, vous pouvez transmettre les données de façon électronique par Internet à l’aide d’un site FTP (protocole de transfert de fichier) sécurisé, d’un site FTP normal, d’un courriel, d’un transfert d’un ordinateur central à un ordinateur central ou d’un réseau privé virtuel (RPV) sécurisé. Vous pouvez aussi soumettre des données de façon physique par différents formats, y compris un CD/DVD ou une bande magnétique.

2.1.1

Formats de fichiers acceptés

Le service Envoi IntelliFlot est conçu pour être flexible et pour accepter différents formats de fichiers, y compris :

• AFP (impression fonctions évoluées);
• SDF (System Data Format);
• PDF (format de document portable);
• Metacode;
• la plupart des formats de marque des progiciels de gestion intégrée (PGI) (p. ex. SAP, Oracle, etc.);
• modèle délimité par des caractères variables (texte);
• Ashton Tate/Borland dBase II, III, IV ou compatible (DBF);
• feuille de calcul Lotus ou similaire (WK);
• MS Access (MDB, ADP);
• texte (TXT, CSV, TAB, RTF);
• Excel (XLS, XLW); Word (DOC);
• XML;
• HTML.

2.2

Services

2.2.1

Poste-lettres ou messagerie

Vos fichiers sont traités à une installation sécuritaire. Ils sont triés, préparés et transmis en toute sécurité de façon électronique vers une ou plusieurs installations d’impression et de production placées stratégiquement partout au pays. L’impression à haute résolution en noir et blanc avec couleurs d’accentuation ou impression numérique tout en couleur est disponible. Le courrier est ensuite traité à l’installation de traitement du courrier la plus près.

2.2.2

postelMC

Les dossiers des expéditeurs sont traités à une installation sécuritaire et leurs contenus (courrier) sont livrés de façon sécuritaire par l’entremise du réseau de livraison du courrier en ligne de Postes Canada. Le destinataire peut accéder au courrier électronique en toute sécurité dans la boîte de réception configurée préalablement sur le site Web postel, qui se trouve sur le site Web de Postes Canada ou par l’entremise de sites Web de services bancaires en ligne de différentes institutions financières. Nous pouvons présenter des documents comme un fichier en format PDF affiché dans la fenêtre du navigateur ou comme page Web HTML, accompagnés de liens vers d’autres messages commerciaux. Les clients peuvent effectuer les paiements à partir du site Web de leur institution financière servant au paiement de factures ou du site Web de Postes Canada à l’aide d’une carte de crédit ou d’un transfert électronique de fonds. Le courrier est protégé au moyen d’un Cachet postal électronique^MC. La livraison est garantie à la date précisée. Par l’entremise de leur boîte postel, les destinataires peuvent recevoir des factures, des relevés de compte et d’autres documents provenant de divers expéditeurs (à l’heure actuelle, plus de 200) dans un environnement en ligne sécuritaire. Le courrier des destinataires demeure dans leur boîte postel pendant une période maximale de sept (7) ans.

2.2.3

Livraison protégée de documents en ligne

Avec PosteCS^MC, vous pouvez profiter de la rapidité d’Internet pour livrer en sécurité vos documents à tout destinataire ayant une adresse électronique, et ce, en protégeant le contenu du message avec un Cachet postal électronique. Vous pouvez recevoir une confirmation en temps réel de la livraison du message en plus d’une preuve que le destinataire a accédé au document.

2.2.4

Courriel

En ce qui a trait aux communications électroniques pour lesquelles la sécurité, la protection des renseignements personnels et la confidentialité ne sont pas des préoccupations importantes, cette solution de présentation du courrier peut diriger les messages à un destinataire précis à l’aide du service de courrier électronique ordinaire avec un fichier PDF joint.

2.2.5

Télécopieur

Vous pouvez choisir de faire transmettre ces documents par télécopieur. Des versions PDF des documents sont transmises directement au numéro de télécopieur du destinataire.

2.2.6

Service d’affichage sur demande

Le Service d’affichage sur demande vous offre une solution de documents électroniques par impartition. Ce service vous permet d’intégrer le service Envoi IntelliFlot à vos applications. Les services offerts sont les suivants :

• imagerie et conversion;
• stockage et archivage;
• gestion des documents;
• le fournisseur de services logiciels (ASP) est l’hôte d’un répertoire sécurisé de documents en ligne qui sont liées individuellement à vous par une connexion RPV;
• vous pouvez accéder à ce répertoire à partir de votre application de services frontale ayant une bibliothèque de messages API robuste ou directement à partir d’un navigateur Web standard pour afficher les documents.

2.3	Caractéristiques

Le service Envoi IntelliFlot offre les caractéristiques suivantes :

• divers canaux de livraison avec un fichier d’entrée géré par Postes Canada;
• transformation des données au type de fichier pertinent pour assurer l’uniformité dans tous les canaux de livraison;
• création du document de destination conforme aux canaux de distribution et médias;
• archivage des documents de sortie individuels et des données entrées;
• l’interruption avec protection simultanée du canal de livraison, vers le canal secondaire de préférence en cas de défaillance de la première option. Comprend l’envoi complet du document de transaction du destinataire vers le deuxième canal choisi;
• la mise à jour de la préférence quant au canal entre l’expéditeur et le destinataire;
• la livraison concurrente par des canaux physiques et des canaux électroniques multiples, selon les demandes;
• une facture consolidée pour les services du service Envoi IntelliFlot.

2.3.1

Personnalisation

Le service peut être personnalisé pour répondre à vos besoins précis.

2.3.2

Regroupement du courrier

Le service Envoi IntelliFlot offre un ensemble de services électroniques et physiques dans divers canaux de livraison. Ce service consolidé offre les avantages suivants :

• gestion des adresses dans l’ensemble de tous les canaux :

• précision de la liste de diffusion et mise à jour;
• analyse de la précision des adresses pour la liste d’adresses afin de cerner les mauvaises adresses;
• correction de la précision des adresses pour les mauvaises adresses d’une liste, et rapport détaillé sur les adresses qui ne peuvent être corrigées;
• confirmation de la précision des adresses afin de prouver l’admissibilité à certaines mesures incitatives concernant les tarifs;
• gestion de la liste des adresses (fusion et extraction de listes d’adresses, noms masculins et féminins, etc.);

• un point de contact unique dans l’ensemble de tous les canaux;
• un seul fichier d’entrée transformé en divers fichiers de sortie;
• l’impression à haute résolution en noir et blanc avec couleurs d’accentuation ou impression numérique tout en couleur est disponible;
• la gestion des stocks de production et stockage dans un environnement contrôlé;
• la saisie électronique de la réponse des clients aux messages électroniques.

2.3.3

Interface Web

Le service Envoi IntelliFlot vous offre une interface utilisateur en ligne à partir de laquelle vous pourrez :

• examiner vos documents, avant ou après la livraison et voir exactement ce que voient vos clients;
• afficher divers rapports comprenant des renseignements à jour sur l’expédition, le traitement des documents et la livraison. Ces rapports sont aussi disponibles par courriel.

2.4

Avantages

2.4.1

Rapidité et simplicité

Le service Envoi IntelliFlot réduit le temps nécessaire pour produire et envoyer le courrier transactionnel. Nous offrons un service en un seul endroit qui transforme et produit vos fichiers de données de facturation ou des relevés en documents de facture ou de relevé pour toute méthode de livraison physique ou électronique.

2.4.2

Réduction des coûts

Le service Envoi IntelliFlot offre les avantages de réduction des coûts suivants :

• libère des ressources utilisées dans les établissements de production et dans l’entreposage des documents de communication;
• assure la mise en œuvre et l’efficacité des opérations par l’entremise d’une seule interface qui offre divers canaux de sortie;
• offre une facture pour tous les services de production, ce qui représente des économies liées au rapprochement de diverses factures provenant de divers fournisseurs.

2.4.3

Communication privée et sécurisée

Postes Canada conserve vos données et les documents physiques ou électroniques de façon privée et sécurisée dans l’ensemble du procédé de production et de livraison, conformément à son engagement envers la protection des renseignements personnels pour les Canadiens.

2.4.4

Utilisation du réseau national de Postes Canada

Postes Canada a des sites de production dans des endroits stratégiques dans l’ensemble du pays afin de minimiser le temps de livraison et d’offrir un réseau de rétablissement dans l’éventualité que des problèmes se produisent dans le site de production principal.

2.5	Renseignements sur les tarifs

Pour obtenir des renseignements sur les tarifs, communiquez avec un représentant commercial de Postes Canada par courriel à l’adresse multimodes@postescanada.ca ou par téléphone en composant le 1.800.363.4763.

3	Service Retour IntelliFlot

Le service Retour IntelliFlot vous aide à tirer pleinement profit de la livraison en gérant le courrier renvoyé. Ce service utilise le courrier retourné pour obtenir des renseignements utiles qui vous aideront à rester en contact avec les clients et les personnes-ressources.

Comme service d’impartition, nous pouvons traiter votre courrier retourné et utiliser la paperasse pour obtenir des renseignements commerciaux stratégiques valables qui rétabliront rapidement le lien avec vos clients.

3.1	Caractéristiques de récupération

Voici quelques caractéristiques de l’option service Retour IntelliFlot :

• saisie de renseignements;
• épuration des adresses et distribution des données;
• image du bloc-adresse;
• épuration de l’image;
• vérification des données;
• extraction et formatage des données;
• retour des données aux réparations de données et systèmes commerciaux;
• rétablissement du lien avec les clients. Nous pouvons rapidement réacheminer le courrier retourné en fonction des pratiques commerciales des clients :

• renvoi à la bonne adresse;
• renvoi à un nouveau destinataire; ou
• réaffectation du courrier à un autre canal;

• élimination : Le courrier retourné peut être détruit de façon sécuritaire ou vous être retourné. Nous offrons un service de retour ou d’élimination rapide et fiable.

4	Service Réaction IntelliFlot

Si le succès de votre entreprise repose sur un échange d’information bilatéral, la rapidité et l’efficacité de vos outils de réponse sont d’une importance capitale. Le service Réaction IntelliFlot vous permet de tirer le maximum de chaque réponse de client par l’entremise des services suivants :

• interception de la réponse le plus tôt possible dans le cadre du procédé;
• conversion des renseignements sur les cartes-réponse d’affaires, les formulaires de demande et les autres formulaires envoyés par la poste en données électroniques;
• exécution d’analyses;
• intégration de la technologie à vos systèmes pour le retour de données électroniques;
• gestion de la distribution des dépliants, des documents ou des marchandises, de même que de toute autre activité requise pour exécuter avec succès la transaction avec un client.