Questions à poser avant d'entreposer :

Pour garantir la sécurité de vos renseignements personnels, veillez à ce que votre fournisseur de solutions d'entreposage de données en ligne chiffre vos données pendant la transmission (c.-à-d. lorsque vous téléchargez vos fichiers en amont ou en aval) et lorsque vos fichiers sont stockés sur leurs serveurs. Déterminez s'il a recours à des normes de chiffrement reconnues à l'échelle nationale, notamment le protocole SSL et la norme de chiffrement avancée (AES). Demandez également s'il utilise la même clé de chiffrement pour tous les comptes ou s'il génère une différente clé pour chaque compte. Cette dernière option assure un niveau de sécurité beaucoup plus élevé.

Supposons que le site chiffre vos données. Est-ce suffisant? Ça pourrait l'être, selon vos exigences en matière de confidentialité, mais il serait bon que vous sachiez que de nombreuses entreprises effectuent « le déchiffrement et l'élimination du dédoublement ». Cela signifie qu'elles déchiffrent vos fichiers et les comparent aux autres fichiers sur leurs serveurs afin qu'elles puissent supprimer les parties de fichiers identiques. Ainsi, ces entreprises peuvent réaliser des économies en réduisant l'espace de stockage requis. Si la protection de vos renseignements personnels est importante pour vous, assurez-vous que votre fournisseur ne déchiffre pas vos données.

Examinez leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels afin que vous sachiez à quoi vous attendre lorsque vous acceptez leurs modalités. Par exemple, est-ce qu'ils ont un avis de confidentialité distinct énonçant clairement ce qu'ils font avec vos données?

Découvrez si le site a recours à des normes en matière de sécurité comparables à celles des banques. Comme il en est le cas pour les banques, il est préférable que votre fournisseur se conforme à la norme de sécurité liée aux données de l'industrie des cartes de paiement. Cela permet de veiller à ce qu'il dispose d'un réseau sécuritaire, qu'il gère les vulnérabilités, comme les virus, qu'il ait des contrôles d'accès solides et qu'il participe à un procédé de vérification pour assurer le respect de la norme de sécurité. De plus, il doit avoir recours à des experts en matière de sécurité ou à des hackers éthiques pour mettre fréquemment son site à l'essai.

Déterminez où se trouvent les serveurs du site. Ils peuvent conserver vos données à l'extérieur du Canada et peuvent être assujettis à des lois de protection des renseignements personnels d'un pays différent. Disposent-ils d’au moins un centre de données de troisième niveau? Assurez-vous que des plans de reprise après sinistre sont en place pour ces serveurs, y compris plusieurs blocs d'alimentation de réserve. Le fournisseur doit aussi reproduire les données en temps réel sur des serveurs de reprise d'activité après sinistre et, idéalement, copier toutes les données sur un support de sauvegarde externe dans une autre ville.

Bon nombre des fournisseurs de solutions d'entreposage infonuagique en ligne actuels sont de jeunes entreprises. Cela signifie que certaines d'entre elles n'existeront plus d'ici un an. Déterminez le nombre d'années d'existence de l'entreprise et songez à quel point vous lui faites confiance avec vos renseignements des plus confidentiels. Si votre fournisseur fait faillite, il est possible que vous receviez un bref préavis ou que vous n'en receviez aucun. Il vous incombera alors de télécharger tous vos fichiers et de trouver une autre solution.