Le défi pour les comptes fournisseurs

Les services de comptes fournisseurs sont constamment mis au défi de réduire les coûts associés aux procédés des « demandes d'approvisionnement jusqu'au paiement ». Pour gérer efficacement ces coûts :

• les factures doivent être traitées et approuvées rapidement pour profiter des mesures incitatives pour paiement hâtif et pour éviter les suppléments pour paiement en retard;
• les coûts de main-d'œuvre associés à la saisie manuelle de données et à la récupération de documents perdus ou classés doivent être réduits.

La solution IntelliFlot

Que ce soit pour les bons de commande, les factures, les exceptions ou la gestion des fournisseurs, les Services de gestion de documents IntelliFlot^MC peuvent aider à réduire les coûts, à gagner du temps et à automatiser les procédés liés aux comptes fournisseurs en ‎‎:

• convertissant les documents papiers en contenu numérique au point d'arrivée;
• permettant l'accès aux renseignements chaque fois que cela est nécessaire.

La gamme de services IntelliFlot intègre vos applications traditionnelles ou du PGI; les investissements dans les logiciels existants ne sont pas remplacés, mais simplement améliorés.

Avantages

• Réduire ou éliminer les coûts associés aux procédés sur papier et nécessitant beaucoup de main-d'œuvre.
• Garantir l'exhaustivité et l'exactitude grâce à l'indexation et à la mise en correspondance automatisées.
• Assurer une exploitation efficace grâce à l'équilibrage automatisé de la charge de travail.
• Accélérer la diminution des écarts et les délais de réponse aux demandes des fournisseurs.
• S'assurer de la conformité aux règlements gouvernementaux et à ceux de la Société quant au traitement et à l'acheminement automatiques.

Ressources

Études de cas

Comment Big Lots Inc., un grand détaillant à marge réduite situé aux États-Unis, a utilisé la solution de gestion des documents pour améliorer ses procédés liés aux comptes fournisseurs. Consultez l'étude de cas.

Comment Gallatin Steel a utilisé la solution de gestion des documents pour améliorer la productivité et réduire les coûts de base liés au papier et à l’entreposage. Consultez l'étude de cas.

Autres d'études de cas.

Livres blancs et rapports

Rapport du sondage portant sur les solutions d'automatisation de l'imagerie et de la répartition – Des solutions novatrices pour automatiser les procédés liés aux comptes fournisseurs sur papier et nécessitant beaucoup de main-d'œuvre.

Autres livres blancs.

Exemples de réussite

« Nous avons réalisé que nous avions besoin d'améliorer la qualité et le contrôle de notre exploitation. Postes Canada nous a offert une solution de rechange abordable et de grande qualité. »

(Ultramar Ltée)

« En important le fichier, nous mettons à jour la liste de nos membres. Un procédé qui prenait des semaines est maintenant exécuté en six à sept jours. »

(Fédération canadienne de la faune)

Autres exemples de réussite.

Le défi pour les comptes clients

Les services de comptes clients sont mis au défi de gérer efficacement le procédé de
« traitement des commandes jusqu'à leur paiement », y compris les flux de trésorerie, le temps de cycle de perception, les totaux du solde dû et les créances irrécouvrables.

La solution IntelliFlot

Les Services de gestions de documents IntelliFlot permettent d'automatiser le procédé lié aux comptes clients, de la commande initiale du client jusqu'à la réception du paiement final. La gamme de services IntelliFlot permet de transformer les procédés et les documents sur papier en procédés et documents en ligne. Cette gamme de services permet aussi d'accélérer le traitement des bons de commande, des preuves de livraison, des factures, des rapports d'activité et d'autres correspondances.

Avantages

• Réduire ou éliminer les coûts associés aux procédés liés aux comptes clients, qui sont des procédés sur papier nécessitant beaucoup de main-d'œuvre.
• Améliorer la constatation des produits à l'aide d'une solution « tout compris » pour envoyer des factures et des documents à l'appui rapidement. Utiliser le courrier, le service postel^MC, un CD, une messagerie protégée ou un télécopieur.
• Résoudre les conflits avec des clients plus rapidement et augmenter la satisfaction de la clientèle avec un accès en temps réel à des dossiers complets.
• Traiter des volumes de travail plus importants avec un traitement et un acheminement automatiques et fondés sur des règles.
• Réduire le temps de cycle de perception pour diminuer le total des soldes impayés et augmenter le capital.

Ressources

Études de cas

Comment Gallatin Steel a utilisé la solution de gestion des documents pour améliorer la productivité et réduire les coûts de base liés au papier et à l’entreposage. Consultez l'étude de cas.

Autres exemples de réussite.

Exemples de réussite

« Nous avions besoin d'une application de facturation conviviale, et c'est la solution IntelliFlot de Postes Canada qui offrait le plus de souplesse. Cette équipe partageait notre vision, soit d'accorder la priorité aux besoins du client. »

(Rogers Communications)

« Nous avons réalisé que nous avions besoin d'améliorer la qualité et le contrôle de notre exploitation. Postes Canada nous a offert une solution de rechange abordable et de grande qualité. »

(Ultramar Ltée)

Autres exemples de réussite.

Livres blancs et rapports

Attitudes et comportement des consommateurs : adoption des relevés électroniques – Des faits, des chiffres et des observations clés qui sont d'origine canadienne à 100 %.

Autres livres blancs.

Le défi pour le service des Ressources humaines et pour le Service de la paie

Le service des RH et le Service de la paie gèrent une gamme variée de fonctions, y compris le recrutement, l'intégration, la formation et le perfectionnement, la résolution des conflits, la rémunération et la distribution d'avis du Service de la paie et de formules d'impôt.

Bien que le service des RH préfère mettre l'accent sur les besoins de ses clients, les tâches administratives peuvent être laborieuses, nécessiter beaucoup de main-d'œuvre et être coûteuses. Et le défi est encore plus grand s'il existe des bureaux satellites, des employés dans les services extérieurs, des employés temporaires ou un roulement saisonnier élevé.

La solution IntelliFlot

Réduire votre dépendance à l'acheminement sur papier. Les Services de gestion de documents IntelliFlot peuvent :

• vous faire économiser du temps et de l'argent en émettant des bulletins de paie et des feuillets T4 en ligne;
• gérer les documents de nature sensible en toute sécurité, tout en respectant les exigences en matière de confidentialité;
• balayer les documents papier dans une base de données sécuritaire et dont l'accès nécessite une autorisation;
• augmenter la productivité et réduire les coûts en automatisant les procédés de recrutement et de sélection, les évaluations de rendement, les modifications apportées au régime de rémunération et les demandes de congé.

Avantages

• Offrir un libre-service aux employés, ce qui permet au personnel d'avoir le temps de se concentrer sur d'autres tâches.
• Réduire le temps requis pour mettre à jour les données des employés, les dates de congés, etc.
• Intégrer les applications internes, ainsi que les services de tierces parties fournis par ADP ou par Ceridian.

Ressources

Études de cas

Comment Gallatin Steel a amélioré sa productivité, soutenu les initiatives touchant la régie d'entreprise, les risques et la conformité et réduit les coûts de base liés au papier et à l’entreposage. Consultez l'étude de cas.

Autres exemples de réussite.

Exemples de réussite

« Nous avons réalisé que nous avions besoin d'améliorer la qualité et le contrôle de notre exploitation. Postes Canada nous a offert une solution de rechange abordable et de grande qualité. »

(Ultramar Ltée)

« En important le fichier, nous mettons à jour la liste de nos membres. Un procédé qui prenait des semaines est maintenant exécuté en six à sept jours. »

(Fédération canadienne de la faune)

Autres exemples de réussite.

Livres blancs et rapports

Rapport du sondage portant sur les solutions d'automatisation de l'imagerie et de la répartition – Des solutions novatrices pour automatiser les procédés liés aux comptes fournisseurs sur papier et nécessitant beaucoup de main-d'œuvre.

Autres livres blancs.

Le défi pour la présentation de factures et de relevés

Pour maintenir le flux de trésorerie et pour réduire les soldes impayés, il est essentiel de livrer des factures et des relevés aux clients, de la manière dont ils le souhaitent et où ils le souhaitent : par courrier ou en ligne.

La solution IntelliFlot

La gamme de services IntelliFlot transforme les données en documents transactionnels et les distribue par l'entremise d'une gamme complète de canaux électroniques et physiques. Des copies de tous les documents de sortie sont réalisées instantanément, de façon sécuritaire et numériquement, peu importe s'ils ont été envoyés sous forme imprimée ou électronique, permettant ainsi une récupération sur demande facile.

Avantages

• Gagner du temps en impartissant les factures et les relevés à un service de livraison « tout compris ». Nous pouvons même gérer le courrier retourné pour maintenir votre base de données à jour.
• Diminuer les coûts d'exploitation et de cycle de facturation, tout comme le coût total de la livraison.
• Accélérer le paiement des factures et augmenter la satisfaction de la clientèle en communiquant avec les clients à l'aide du moyen de leur choix.
• Récupérer des factures et des relevés individuels sur demande, réduisant ainsi les délais de service.
• Joindre plus de cinq millions de Canadiens qui préfèrent voir, payer et entreposer leurs factures en ligne, par l'entremise du réseau de livraison postel^MC.

Ressources

Études de cas

Comment Ultramar Ltée utilise la gamme de services IntelliFlot pour améliorer la production et la distribution de relevés, tout en réduisant les coûts. Consultez l'étude de cas.

Comment Santé Canada utilise la gamme de services IntelliFlot pour passer d'un procédé sur papier à un modèle plus efficace. Consultez l'étude de cas.

Autres exemples de réussite.

Exemples de réussite

« Nous avions besoin d'une application de facturation conviviale, et c'est la solution IntelliFlot de Postes Canada qui offrait le plus de souplesse. Cette équipe partageait notre vision, soit d'accorder la priorité aux besoins du client. »

(Rogers Communications)

« L'utilisation du service Retour IntelliFlot nous a permis de mettre à jour 21 % de tous les retours de courrier liés à nos envois en grande quantité. En plus de mettre notre base de données à jour, la solution nous a aidés à optimiser la charge de travail de notre centre de traitement. »

(Banque Nationale du Canada)

Autres exemples de réussite.