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Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés. Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention.
Table des matières
Le présent guide s’adresse aux clients de Postes Canada et leur explique la marche à suivre pour préparer un envoi de la Médiaposte sans adresse aux fins de dépôt auprès de Postes Canada.
La préparation du courrier est un procédé consistant à enliasser les articles de courrier, à placer les liasses dans des conteneurs à côtés rigides, des pochettes FlexifortMC de Postes Canada ou des boîtes fournies par le client et approuvées au préalable par Postes Canada, et à identifier les conteneurs avec l’installation de livraison urbaine ou rurale où les conteneurs seront déposés.
Pour être admissibles à la Médiaposte sans adresse :
Ce Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier fait partie intégrante de la convention. Toute mention de la Convention désigne l’ensemble des documents mentionnés à la section 13 « Convention entière et modifications » des Conditions générales.
La présente section décrit les renseignements de base liés aux Codes postauxMO, aux données sur les chefs de ménage, aux cartes, au Schéma de tri préliminaire national (STPN), aux modes de livraison, aux Outils électroniques d’expédition (OEE) et aux Plans de distribution et de dépôt nécessaires pour préparer des envois de la Médiaposte sans adresse.
Le Code postal est un code alphanumérique à six (6) caractères selon le format ANA NAN dans lequel le « A » représente une lettre de l’alphabet et le « N », un chiffre. Par exemple, le Code postal M4B 1G5 est composé de deux (2) parties (comme l’indique la Figure 1). Le premier segment (c.-à-d. les trois [3] premiers caractères) désigne la région de tri d’acheminement (RTA). La première lettre indique la région géographique principale (comme l’indique le Tableau 3). Le deuxième segment désigne une unité de distribution locale (UDL). Il s’agit de la plus petite unité de livraison faisant partie d’une RTA. Dans les zones urbaines, l’UDL peut indiquer un îlot (un côté de rue entre deux intersections), un seul immeuble ou, dans certains cas, un gros destinataire de courrier. Dans les zones rurales (tel que l’indique le zéro dans la RTA), l’UDL se combine avec la RTA pour définir une collectivité rurale précise. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les Codes postaux, consultez le site postescanada.ca/guidedespostes sous Directives d’adressage.
L’information concernant les secteurs de livraison desservis par les bureaux de livraison de Postes Canada est répartie en fonction du nombre de maisons, d’appartements, de fermes et de points de remise commerciaux, ce qui aide le client à déterminer le nombre d’articles que doit contenir son envoi. La base de données nationale sur le nombre de chefs de ménage est offerte sur CD-Rom ou peut être téléchargée à partir du site FTP de Postes Canada, en souscrivant à un abonnement de 12 mois qui comprend des mises à jour mensuelles. Consultez le site canadapost.ca/cpc2/addrm/hh/default-f.asp pour les données sur le nombre de chefs de ménage individuels qui sont offerts sans frais. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits de données, rendez-vous à la page Web sur les Outils de gestion des adresses de Postes Canada (postescanada.ca/ga) ou envoyez un courriel à : produits.donnees@postescanada.ca ou encore communiquez avec un représentant de Postes Canada au numéro sans frais : 1.800.363.3459.
Les cartes des RTA indiquent les frontières géographiques précises de chacune des RTA au Canada. Ces cartes sont nécessaires pour déterminer des territoires de vente, planifier la couverture d’une campagne de publipostage ou évaluer de nouveaux emplacements possibles pour un magasin de détail ou une entreprise. Consultez le site canadapost.ca/cpc2/addrm/hh/default-f.asp pour les cartes des RTA.
Les tracés des itinéraires de facteur décrivent les itinéraires suivis par les facteurs. Ces itinéraires sont particulièrement utiles pour cibler certains quartiers. Il est facile de transférer ces renseignements à la Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse afin de donner des directives à Postes Canada concernant la livraison, ce qui permet au client de s’assurer que ses envois sont livrés au public cible choisi. Une Feuille de dépôt - Médiaposte sans adresse n’est pas requise lorsque la version bureau d’affaires 2.0 des OEE est utilisée. Voir « Médiaposte sans adresseMC – Guide du client » à la section 4.1.2.1 « Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement (Outils électroniques d’expédition [OEE]) » pour de plus amples renseignements. Consultez le site canadapost.ca/cpc2/addrm/hh/default-f.asp pour les tracés des itinéraires de facteurs.
Le Schéma de tri préliminaire national (STPN) comprend deux (2) schémas : service Poste-lettres et services autres que Poste-lettres. Il faut employer le STPN pertinent, selon le type de courrier à trier. Pour les envois Médiaposte sans adresse, il faut utiliser le STPN pour les produits autres que Poste-lettres. Le Schéma de tri préliminaire national (STPN) pour les produits autres que Poste-lettres est un ensemble de tableaux indiquant la façon dont le courrier est regroupé dans le réseau de distribution du courrier de Postes Canada, en commençant par la RTA. Le STPN est utilisé comme outil de regroupement pour tous les produits de communication de Postes Canada. Le STPN comporte quatre niveaux d’accès :
Le respect des niveaux d’accès du STPN est essentiel au regroupement des articles de Médiaposte sans adresse (comme l’indique la Figure 3).
Pour éviter les retards et les frais liés à une manutention supplémentaire, il faut utiliser la version actuelle du Schéma de tri préliminaire, accessible à partir du postescanada.ca/stpn sur le site Web de Postes Canada.
Le mode de livraison désigne aux méthodes employées pour effectuer une livraison. Voici quelques exemples de modes de livraison :
Les solutions OEE sont un moyen gratuit, rapide et flexible pour la préparation des Commandes (Déclarations de dépôt). Deux (2) plates-formes pour usagers ont été conçues, une version En ligne et une version Hors ligne. Les OEE sont conçus pour éliminer le besoin de compléter manuellement la documentation, permettant ainsi aux clients qui désirent se prévaloir des services le livraison et de dépôt d’économiser du temps. Le logiciel des Outils électroniques d'expédition (OEE) est gratuit et est accessible à partir du segment Entreprise du site Web de Postes Canada à postescanada.ca/nouvelutilisateur. Les clients doivent s'inscrire une fois dans le segment Entreprise pour accéder aux Outils électroniques d'expédition (OEE). Pour toute question d'ordre technique, les clients peuvent appeler le Service d'assistance technique au 1.800.277.4799.
Les clients qui préparent leurs envois au moyen de la version « haut de gamme » ou « Saisie d’une commande express » des OEE ont accès au service Suivi d’un envoi.
Avant de pouvoir préparer un envoi, le client doit avoir établi un plan de distribution (s’il utilise les OEE) ou un plan de dépôt [pour les Commandes (Déclarations de dépôt) manuelles]. Ces plans indiqueront le nombre de conteneurs nécessaires pour chaque installation de livraison ainsi que l’étiquetage pertinent. Si le client utilise les OEE, le logiciel produit un plan de distribution, quel que soit le nombre de destinations pour son envoi. Au moment de préparer des Commandes (Déclarations de dépôt) manuelles, le client doit également préparer un plan de dépôt. Il peut utiliser n’importe quel format, à condition d’inclure les renseignements suivants :
Une Feuille de dépôt - Médiaposte sans adresse n’est pas requise lorsque la version bureau d’affaires 2.0 des OEE est utilisée. Voir « Médiaposte sans adresseMC – Guide du client » à la section 4.1.2.1 « Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement (Outils électroniques d’expédition [OEE]) » pour de plus amples renseignements.
Le courrier qui répond aux exigences relatives à la Médiaposte sans adresse (voir la section 1.3 « Exigences liées à la Médiaposte sans adresse ») passe par un maximum de cinq étapes en vue de sa préparation :
Une « liasse » désigne un certain nombre d’articles de courrier attachés ensemble au moyen d’un cercle double (bande élastique, ficelle ou sangle en plastique). L’utilisation d’un emballage sous vide est à proscrire dans le cas de la Médiaposte sans adresse. L’épaisseur maximale d’une liasse est présentée dans le Tableau 4.
Le fait de placer le courrier dans des liasses de la manière suivante permet de distribuer le courrier à chaque installation de livraison pertinente. Les articles doivent être regroupés en nombre égal. Chaque liasse ne doit pas compter plus de 200 articles pour ne pas dépasser l’épaisseur précisée au Tableau 4. Toutes les liasses doivent contenir des quantités égales, à l’exception de la dernière liasse de l’envoi destiné à chaque installation de livraison, qui peut être plus petite (liasse d’envois résiduaires).
Chaque liasse doit être attachée solidement à l’aide d’une ficelle ou d’une bande élastique (en forme de croix) pour éviter qu’elle ne se défasse durant la manutention ou le transport (comme l’indique la Figure 4).
Tous les articles d’un même dépôt doivent être placés dans des conteneurs à côtés rigides fournis par Postes Canada, des pochettes Flexifort, des conteneurs fournis par le client (y compris les boîtes) et approuvés par Postes Canada au préalable ou empilés en rangées irrégulières (se reporter au document Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier - Empillage en rangées irrégulières du courrier à l'adresse postescanada.ca/preparationcourrier). Les articles de la Médiaposte sans adresse doivent être placés dans un ou plusieurs conteneurs pour chaque installation de livraison. Le poids de chaque conteneur (avec son contenu) ne doit pas excéder 22,7 kg (50 lb).
Il est possible d'utiliser trois (3) types de conteneurs pour l'acheminement des articles Médiaposte sans adresse dans l'ensemble du réseau de distribution du courrier de Postes Canada :
L'approvisionnement par Postes Canada est tributaire des conditions et de la disponibilité de ce matériel. Dans les cas où le matériel de Postes Canada n'est pas disponible, il est possible d'utiliser d'autres conteneurs fournis par le client (p.ex.: conteneurs à parois rigides), avec l'approbation préalable de Postes Canada.
Lorsque plusieurs installations de livraison sont ciblées, le type de conteneur utilisé par les clients peut varier (conteneurs à côtés rigides, boîtes, pochettes Flexifort ou empilage en rangées irrégulières) pourvu que le même type de conteneur soit utilisé pour tous les envois expédiés à chaque installation de livraison.
Il existe deux (2) types de conteneurs à parois rigides : les conteneurs à lettres et les conteneurs à grands objets plats.
Le poids maximal d'un conteneur à parois rigides (y compris le conteneur lui-même et son couvercle) est de 22,7 kg (50 lb). Tous les conteneurs doivent être déposés avec leur couvercle, à l'exception des conteneurs préparés dans un monoteneur de niveau 1 (installation de livraison ou installation de livraison rurale). Ces derniers peuvent être déposés sans couvercle et emboîtés les uns dans les autres. Il est recommandé de couvrir les monoteneurs avec du carton pour protéger la charge, sauf dispositions particulières prises localement avec un représentant de Postes Canada. Figure 5 : Conteneur à lettres (peuvent être utilisés pour les articles Médiaposte sans adresse standard et surdimensionnés)
 Figure 6 : Conteneur à grands objets plats (pour les articles Médiaposte sans adresse surdimensionnés seulement)
 Le Tableau 5 énumère les spécifications pour conteneurs à parois rigides. Exigences en matière de remplissage des conteneurs à parois rigides Les exigences minimales en matière de remplissage pour les conteneurs à parois rigides sont de 80 % de la capacité du conteneur (à l'exception du conteneur des envois résiduaires). Pour optimiser le remplissage des conteneurs dans le cas de liasses de courrier inégales, il convient de placer les articles dans le sens de la largeur ou dans le sens de la longueur dans le conteneur. Pendant la préparation des conteneurs, assurez-vous que les articles ne dépassent pas la hauteur maximale.
Deux (2) types de pochettes Flexifort peuvent être utilisés pour le déplacement du courrier (tel qu‘illustré dans le Tableau 6) : Tableau 6 : Spécifications relatives aux pochettes Flexifort pour le service Médiaposte sans adresse
Postes Canada doit préapprouver l’utilisation d’autres conteneurs, lesquels doivent, à tout le moins, respecter les lignes directrices suivantes :
La Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse (FDM), (comme l’indique la Figure 7), permet d’identifier l’envoi du client et est annexée à la liasse d’envois résiduaires pour chaque installation de livraison. Elle comporte des directives de livraison précises, y compris la région de tri d’acheminement (RTA) sélectionnée et les numéros d’itinéraire du client. Si le client soumet une Commande (Déclaration de dépôt) manuelle (au lieu d’avoir recours aux OEE) ou s’il utilise la version « DD seulement » des OEE, sa Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse remplie pour chaque installation de livraison doit être frappée du timbre de l’Unité de vérification du courrier reçu ou le timbre du comptoir postal avant d’annexer le feuillet no 3 à la liasse d’envois résiduaires ou à la plus petite liasse. Le feuillet no 3 de la Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse est la preuve de paiement par l’installation de livraison.
Le formulaire compte trois (3) feuillets :
Tous les conteneurs doivent être étiquetés selon leur destination en fonction des rubans de données sur les chefs de ménage offerte sur CD-Rom ou qui peut être téléchargée à partir du site postescanada.ca/cpc2/addrm/hh/default-f.asp ou le STPN (niveau 1 : installation de livraison). Si le client utilise les OEE, les étiquettes des conteneurs sont générées automatiquement. Un étiquetage adéquat des conteneurs est essentiel pour que le courrier soit acheminé vers l’installation de livraison pertinente. Pour l'utilisation des conteneurs à parois rigides, les étiquettes doivent être placées dans le porte-étiquette avant le dépôt du courrier à l'installation de Postes Canada.
Les étiquettes de conteneurs doivent être bilingues et indiquer le nom du service (Médiaposte sans adresse). Les étiquettes servent à désigner l’installation de livraison, l’envoi et les exigences en matière de service. L’information suivante est requise :
Dépendant de la préférence du client, il’y a plusieurs options pour produire des étiquettes. Elles peuvent être :
Pour commander des étiquettes, communiquer avec le Réseau du service à la clientèle de Postes Canada (1.888.550.6333 ou 1.800.260.7678) et utiliser le numéro de formulaire de l’étiquette pour commander des étiquettes. Les numéros de formulaires d’étiquettes sont donnés au Tableau 7.
Les étiquettes autocollantes peuvent être fixées sur les conteneurs fournis par les clients, tels que les boîtes.
Les étiquettes doivent entrer dans le porte-étiquette (ou être pliées pour y entrer) et pouvoir en être retirées facilement. Dans le cas des conteneurs fournis par le client, les étiquettes doivent être placées au même endroit sur chaque conteneur, c'est-à-dire sur le dessus ou sur le côté du conteneur.
Les clients qui se servent de l’étiquette autocollante de la Médiaposte sans adresse 33-086-523 (comme l‘indique la Figure 8) ou 33-086-691 (comme l‘indique la Figure 9) n’ont qu’à détacher les perforations d’alimentation et à insérer l’étiquette dans le porte-étiquette sans retirer l’étiquette de son support papier (comme l’indique la Figure 8). Des étiquettes autocollantes telles que l’étiquette 33-086-691 peuvent être apposées sur les conteneurs fournis par les clients, comme sur des boîtes par exemple.
L'étiquette des articles Médiaposte sans adresse doit être remplie (formulaire no 33-086-523 ou 33-086-691) et placée dans le porte-étiquette de chaque conteneur.
Le client doit remplir l’étiquette autocollante Médiaposte sans adresse (formulaire no 33-086-523 ou 33-086-691) et l‘apposer sur le conteneur ou sur une pochette Flexifort. Placer l'étiquette sur le dessus ou sur le côté et au même endroit sur chaque conteneur. Les étiquettes des pochettes Flexifort doivent être apposées à l‘endroit indiqué pour les étiquettes sur chaque pochette.
Bien que l’utilisation de monoteneurs ou de palettes soit facultative dans le cas du service Médiaposte sans adresse, Postes Canada incite les clients à regrouper les conteneurs (y compris les boîtes) fournis par le client, les pochettes Flexifort, ou les conteneurs à parois rigides fournis par Postes Canada en utilisant des monoteneurs ou des palettes. (Il est préférable d’utiliser des monoteneurs pour regrouper les pochettes Flexifort). Lorsque les palettes sont utilisées pour consolider les pochettes Flexifort, des emballages de type Gaylord doivent être utilisés pour stabiliser ces palettes. Un monoteneur (comme l’indique la Figure 10) est un grand conteneur grillagé repliable en acier fourni par Postes Canada. Durant les périodes de pointe (comme les Fêtes), il se peut que le client ne puisse pas toujours obtenir le nombre de monoteneurs désiré. Les monoteneurs et les palettes conservent l’intégrité des articles qui doivent être mis sur une (1) même commande (Déclaration de dépôt) ou qui doivent être livrés à la même destination (p. ex. tous les articles de courrier destinés à Vancouver arrivent sur une (1) seule palette). Cela réduit la manutention et permet de s'assurer qu'un envoi complet arrive à destination en même temps. Une palette est une plate-forme de bois utilisée pour le transport des conteneurs fournis par le client ou les conteneurs à côtés rigides fournits par Postes Canada. Les expéditeurs peuvent utiliser les palettes en plastique réutilisables de Postes Canada comme unité d'expédition pour les services suivants (selon la disponibilité) :
Les palettes en plastique réutilisables répondent à toutes les exigences énoncées ci-dessus et sont disponibles sans frais pour une commande minimale de 40 palettes. Par rapport aux palettes en bois, les palettes en plastique réutilisables ont plus d'avantages sur le plan économique et écologique ainsi que pour la manutention.
Les conteneurs peuvent être regroupés sur des monoteneurs ou des palettes.
Si on choisit de regrouper des conteneurs fournis par le client, des conteneurs à parois rigides fournis par Postes Canada ou des pochettes Flexifort sur des palettes ou des monoteneurs, les illustrations ci-après montrent comment utiliser le Schéma de tri préliminaire national (STPN) pour le regroupement des conteneurs. Le client peut regrouper des conteneurs dans des monoteneurs ou sur des palettes pour tous les niveaux du STPN (comme l’indique la Figure 11). Les pochettes Flexifort peuvent être regroupées dans des monoteneurs ou sur des palettes pour le niveau 1 du STPN tel qu‘illustré dans le Tableau 9.
Emboîtage des conteneurs à parois rigides sans couvercle Les clients préparant des envois dans des conteneurs à parois rigides, destinés à un monoteneur d'installation de livraison urbaine ou d'installation de livraison rurale (les deux de niveau 1) doivent emboîter les conteneurs à parois rigides les uns dans les autres sans leur couvercle. Il est recommandé de couvrir les monoteneurs pleins avec du carton pour protéger la charge. Pour l'utilisation des palettes (palettes en bois ou en plastique réutilisables de Postes Canada), il faut utiliser les couvercles si bien que l'emboîtage des conteneurs à parois rigides ne peut être accepté. Si le client dispose d’un nombre suffisant de conteneurs à parois rigides ou de ses conteneurs fournis par le client pour remplir un monoteneur ou une palette, il peut constituer un monoteneur ou une palette en fonction de l’installation de livraison urbaine ou de l’installation de livraison rurale (toutes deux de niveau 1). Les clients peuvent regrouper les conteneurs destinés à une installation de livraison urbaine ou rurale au moyen du Schéma de tri préliminaire national (STPN) (niveaux 1 à 4). Les envois peuvent aussi être conteneurisés en utilisant les nouvelles pochettes Flexifort du service Médiaposte sans adresse, lorsqu‘ils sont déposés directement à une installation de livraison et que le transport n‘est pas requis ou que les envois sont consolidés à une installation de livraison de niveau 1 (STPN) ou postés à une unité de vérification du courrier reçu ou à un comptoir postal. La Figure 12 présente l’étiquette que le client doit créer lorsqu’il a fourni suffisamment de conteneurs pour remplir un monoteneur ou une palette de courrier destiné aux codes K1P, K1R et K2P (voir la section 3.5.2 « Étiquetage des monoteneurs et des palettes » pour de plus amples renseignements). Si le client ne dispose pas assez de conteneurs pour constituer un monoteneur ou une palette en fonction de l’installation de livraison urbaine ou de l’installation de livraison rurale (STPN niveau 1), la prochaine option du client est de regrouper les sacs ou conteneurs pour plus d’une installation de livraison urbaine (option qu’il indiquera par des parenthèses d’inclusion sur le STPN) de façon à constituer un monoteneur ou une palette pour un regroupement urbain (niveau 2). Par exemple, regrouper les sacs ou les conteneurs et destinés aux codes K1P, K1R et K2P avec les sacs ou conteneurs destinés aux codes K1L, K1M et K1N, (comme l’indique la Figure 13). Si le client ne possède pas assez de ses propres conteneurs pour satisfaire les exigences minimales en matière de remplissage de monotoneurs ou palettes pour un regroupement urbain, il doit déterminer s’il est permis d’effectuer un regroupement par CDP pour le niveau suivant. Si c’est permis dans les renseignements sur l’acheminement tirés du STPN, regrouper les conteneurs avec d’autres conteneurs d’installations de livraison urbaine ou rurale (option qui sera indiquée au moyen des parenthèses d’inclusion sur le STPN) de façon à constituer un monoteneur ou une palette de CDP (niveau 3). Par exemple, regrouper les conteneurs destinés aux codes K7K et K7L ci-dessus avec ceux destinés au code K0H (comme l’indique la Figure 14). Si un regroupement par CDP n’est pas permis ou si le client ne possède pas assez de conteneurs pour effectuer un regroupement par CDP, regrouper les sacs et les conteneurs avec d’autres conteneurs d’installations de livraison urbaine ou rurale (option qui sera indiquée au moyen des parenthèses d’inclusion sur le STPN) de façon à constituer un monoteneur ou une palette de CRCA (niveau 4). Par exemple, regrouper tous les conteneurs susmentionnés avec ceux destinés aux codes K2S et K0A (comme l’indique la Figure 15).
L’étiquetage permet de s’assurer que le courrier est acheminé vers le centre de travail pertinent d’une installation de Postes Canada. Toutes les palettes et tous les monotoneurs doivent porter une étiquette. Les étiquettes doivent mesurer 216 mm x 279 mm (8,5 po x 11 po), être blanches et avoir un lettrage noir; elles doivent comporter les renseignements suivants (comme l’indique la Figure 16) :
La Figure 16 présente les renseignements qui doivent figurer sur l’étiquette de courrier résiduaire pour un monoteneur ou une palette. Il importe de choisir une taille de caractères suffisamment grande pour occuper toute l’étiquette. Le nom de l’établissement de destination doit ressortir par rapport aux autres données, y compris celles sur le client. Chaque monoteneur doit porter au moins une (1) étiquette [deux (2) sont recommandées] et chaque palette doit porter deux (2) étiquettes (comme l’indique la Figure 17). |
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