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Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés. Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention.
Avis à l’intention des concepteurs de logiciels de tri préliminaire : En cas de divergence entre le présent guide et les Spécifications techniques visant le tri préliminaire, ce sont ces dernières qui priment. Table des matières
Le présent guide s’adresse aux clients de Postes Canada qui utilisent un logiciel de tri préliminaire. Il décrit la marche à suivre pour procéder au tri préliminaire uniquement pour le service suivant : Vous trouverez à l’adresse postescanada.ca/servicespostaux une liste de documents connexes qui présentent en détail les exigences, les critères d’admissibilité, les modalités et les tarifs du service Poste-lettres à tarifs préférentiels.
La préparation du courrier est l’activité qui consiste à redresser les articles de courrier, à les conteneuriser et à désigner les conteneurs. Ces tâches ont pour objet de permettre le traitement mécanisé du courrier (s’il y a lieu), de le protéger, d’en déterminer le type et d’en faciliter la manutention. Le tri préliminaire du courrier comprend le tri par ordre séquentiel, le groupement, la mise en conteneurs des articles de courrier ainsi que l’identification des conteneurs, afin de permettre à Postes Canada d’éviter diverses étapes et installations de traitement au sein de son réseau de distribution du courrier.
L’option de tri préliminaire permet au client d’effectuer le tri préliminaire du courrier (c’est-à-dire effectuer le tri séquentiel du courrier, le regrouper puis le placer dans des conteneurs) à l’aide d’un logiciel de tri reconnu par Postes Canada. Cette option permet d’ailleurs à Postes Canada d’éviter diverses étapes de traitement ainsi que des installations au sein de son réseau de distribution du courrier. L’option de tri préliminaire est utilisée par des clients (p. ex., des entreprises de services publics ou des banques). Cette option requiert que le client soumette au moins 500 articles de courrier par dépôt.
Pour être admissibles au tri préliminaire :
L’amalgamation des envois Poste-lettres à tarifs préférentiels est interdite. Il y a amalgamation lorsque un certain nombre d’envois distincts et visiblement différents sont combinés afin de respecter les exigences en matière de volume minimal ou d’atteindre un nombre suffisant pour bénéficier de tarifs réduits.
Ce Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier fait partie intégrante de la convention. Toute mention de la Convention désigne l’ensemble des documents mentionnés à la section 13 « Convention entière et modifications » des Conditions générales.
La présente section décrit les renseignements de base liés aux Codes postaux, aux codes de modes de livraison, au tri séquentiel par ordre alphanumérique et au Schéma de tri préliminaire national (STPN) nécessaires pour préparer des envois du service de tri préliminaire de la Poste-lettres.
Le Code postal fait partie intégrante de toutes les adresses postales au Canada. Il a été conçu pour faciliter le tri, tant mécanisé que manuel. Le Code postal est un code alphanumérique à six caractères selon le format ANA NAN dans lequel le « A » représente une lettre de l’alphabet et le « N », un chiffre. Le Code postal M4B 1G5 est composé de deux parties (comme l’indique la Figure 1). Le premier segment (c.-à-d. les trois premiers caractères) désigne la région de tri d’acheminement (RTA). La première lettre indique la région géographique principale (comme l’indique le Tableau 3). Les trois derniers caractères désignent une unité de distribution locale (UDL). Il s’agit de la plus petite unité de livraison faisant partie d’une RTA. Dans les zones urbaines, l’UDL peut indiquer un îlot (un côté de rue entre deux intersections), un seul immeuble ou, dans certains cas, un gros destinataire de courrier. Dans les zones rurales (tel que l’indique le zéro dans la RTA), l’UDL se combine avec la RTA pour définir une collectivité rurale précise. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les Codes postaux, consultez le site
Le code de mode de livraison (CML) est indiqué à la droite d’une adresse (comme l’indique la Figure 2) et indique un type de livraison précis ainsi qu’un itinéraire de livraison précis pour le courrier urbain. Chaque article du courrier urbain doit indiquer le CML en vue du tri préliminaire de la Poste-lettres. Le CML comprend le caractère de vérification du mode de livraison (CVML) et le numéro de mode de livraison (NML).
Le caractère de vérification du mode de livraison doit figurer sur chaque article du courrier rural et urbain en vue du tri préliminaire de la Poste-lettres à tarifs préférentiels. Le caractère de vérification du mode de livraison désigne la version des données sur les modes de livraison qui a été utilisée pour la préparation d’un envoi. Ce code paraît sur l’article et est changé toutes les cinq ou six semaines. Il permet à l’Unité de vérification du courrier reçu (UVCR) de déterminer si le client utilise le ruban de tri préliminaire actuel. Le caractère de vérification du mode de livraison doit être indiqué entre parenthèses (voir la Figure 2 : « Code de mode de livraison »).
Le numéro de mode de livraison (NML) représente une combinaison de caractères alphabétiques et numériques pour désigner un type de livraison du courrier donné dans une région urbaine (voir la Figure 2). Il comprend le type de mode de livraison (p. ex., H) et l’identificateur de mode de livraison. Il n’y a pas de NML pour les Codes postaux ruraux. L’objectif du NML est d’indiquer la manière de regrouper les articles : les articles portant le même NML seront mis ensemble. Les caractères alphabétiques du NML désignent le type de mode de livraison. Les types de mode de livraison sont désignés par les lettres suivantes : A = Livraison à une adresse d’îlot B = Livraison à un immeuble d’habitation E = Livraison à un immeuble commercial G = Livraison à un gros destinataire de courrier H = Livraison par l’entremise d’une route rurale K = Livraison à une case postale (CP), et non à une boîte postale communautaire (BPCOM) M = Livraison à un gros destinataire de courrier (case postale) T = Livraison par l’entremise d’un service suburbain X = Livraison par l’entremise d’un itinéraire de distribution postale motorisée Z = Code postal retiré (livraison interrompue à ce code) La lettre désignant le type de mode de livraison n’est pas toujours nécessaire. Par exemple, il est possible qu’un même facteur desserve les types de modes de livraison A, B, E et G. Le cas échéant, puisque le logiciel regroupe les quatre types de modes de livraison ensemble pour un même itinéraire de facteur (c’est-à-dire les caractères numériques), il n’imprimera pas le caractère alphabétique déterminant le type de mode de livraison (comme l’indique la Figure 3).
Le CML peut figurer jusqu’à deux lignes au-dessus du bloc-adresse ou à trois ou quatre espaces vides à la droite d’une ligne quelconque du bloc-adresse ne contenant aucune donnée liée à l’adresse de livraison, c’est-à-dire des lignes comprenant le nom de l’entreprise, le nom et le titre des destinataires et le nom d’un immeuble. Il ne peut pas figurer sur la même ligne que l’adresse municipale, le nom de la ville ou de la province ou le Code postal. Voir la Figure 4, Figure 5 et Figure 6 pour des exemples d’emplacement.
Postes Canada exige que les regroupements fassent l’objet d’un tri séquentiel par ordre alphanumérique en fonction du NML. À partir des NML, ils peuvent ensuite être triés par RTA, puis par UDL au sein de chaque installation de livraison. Le logiciel effectue d’abord le tri des dossiers comportant des NML ayant uniquement des caractères numériques par ordre numérique ascendant (p. ex., 1, 2, 3, etc.). Il effectue ensuite un tri des NML comportant des caractères alphabétiques se trouvant à l’extrême gauche par ordre alphabétique, par ordre ascendant, puis par ordre ascendant de tout caractère numérique (p. ex., CF, DIR, GD, H1, H10, H11, etc.). Dans le cas du tri séquentiel global des NML, Postes Canada privilégie l’ordre ascendant. Si le client privilégie l’ordre descendant, il est possible de l’employer à condition de le faire pour l’ensemble de l’envoi (comme l’indique le Tableau 4).
Ce type de tri séquentiel est généralement effectué après le tri par NML. Cette étape est généralement exécutée par le logiciel. Au moment de procéder au tri séquentiel par Code postal, effectuer d’abord un tri séquentiel par RTA (les trois premiers caractères), tel qu’il est illustré dans la Figure 7.
Ensuite, pour chaque RTA, procéder au tri séquentiel par UDL (les trois derniers caractères du Code postal), tel qu’il est illustré dans le Tableau 5.
Le Schéma de tri préliminaire national (STPN) comprend deux schémas, à savoir celui se rapportant aux produits de la Poste-lettres et celui se rapportant à des produits autres que la Poste-lettres. Dans le cas du tri préliminaire de la Poste-lettres, il faut utiliser le STPN se rapportant aux produits de la Poste-lettres. Le Schéma de tri préliminaire national (STPN) pour la Poste-lettres est un ensemble de tableaux indiquant la façon dont le courrier est regroupé dans le réseau de distribution du courrier de Postes Canada, en commençant par la RTA. Le STPN est utilisé pour tous les procédés de tri préliminaire de Postes Canada, y compris le tri préliminaire de la Poste-lettres. Le STPN comporte quatre niveaux d’accès :
Le respect du niveau d’accès du STPN est essentiel au classement, au regroupement, à la conteneurisation et à l’étiquetage du courrier aux fins de tri préliminaire (comme l’indique la Figure 8).
Pour éviter les retards et les frais liés à une manutention supplémentaire, il faut utiliser la version actuelle du Schéma de tri préliminaire national pour la Poste-lettres, accessible à partir du postescanada.ca/stpn sur le site Web de Postes Canada.
La Figure 9 présente les niveaux d’accès du STPN pour le regroupement des articles du tri préliminaire. Pour le tri préliminaire de la Poste-lettres, le nombre minimal d’articles par regroupement est de cinq. Le courrier urbain est regroupé selon le NML, et aucun autre regroupement du courrier urbain n’est permis. Le regroupement d’installations de livraison rurale est considéré comme un regroupement de niveau 1 du STPN.
Il faut constituer des regroupements dans des conteneurs. La Figure 10 indique les niveaux d’accès du STPN pour la conteneurisation du courrier de la Poste-lettres à tarifs préférentiels ayant fait l’objet d’un tri préliminaire de la Poste-lettres. (Voir la section 5 « Placement des regroupements dans les conteneurs (Étape 3) » pour de plus amples renseignements.) La conteneurisation peut se faire à une installation de livraison urbaine de niveau 1, à une installation de livraison rurale et à un CDP de niveau 3 lorsque l’accès au CDP est autorisé. Certains grands centres urbains ne regroupent pas les envois par CDP (voir la section 5.2 « Niveaux de conteneurisation » pour de plus amples renseignements). Tous les conteneurs doivent être déposés avec leur couvercle, à l'exception des conteneurs préparés dans un monoteneur de niveau 1 (installation de livraison ou installation de livraison rurale). Ces derniers peuvent être déposés sans couvercle et emboîtés les uns dans les autres. Il est recommandé de couvrir les monoteneurs avec du carton pour protéger la charge, sauf dispositions particulières prises localement avec un représentant de Postes Canada.
Les étapes essentielles au tri préliminaire de la Poste-lettres sont les suivantes :
La première étape du tri préliminaire du courrier correspond au tri séquentiel. Le tri séquentiel consiste à mettre le courrier en ordre en préparation pour le regroupement. Le logiciel du client devrait déjà trier le courrier par niveau de STPN :
Pour tous les niveaux de tri, Postes Canada préfère procéder à un tri séquentiel par ordre ascendant (c.-à-d. du plus faible au plus élevé, par ordre numérique ou alphabétique; comme l’indique la Figure 11). Cependant, le client peut utiliser le tri séquentiel par ordre descendant, mais ce, pour tout le courrier.
Si le logiciel ne l’a pas déjà fait, effectuer le tri séquentiel des articles de courrier urbain en fonction des renseignements suivants :
Tableau 6 : Tri séquentiel du courrier urbain en fonction des renseignements relatifs à l’adresse de livraison
Si le logiciel ne l’a pas déjà fait, effectuer le tri séquentiel du courrier rural en fonction des renseignements suivants (comme l’indique la Figure 13) :
Le regroupement est le procédé qui consiste à regrouper le courrier selon un élément commun. Certains logiciels exécutent cette tâche en entier.
Les principaux éléments de regroupement pour le courrier urbain et rural sont présentés dans le Tableau 7 (voir également la Figure 10).
Dans une installation de livraison urbaine, regrouper le courrier par numéro de mode de livraison (NML) lorsqu’il y a suffisamment d’articles pour faire un regroupement (comme l’indique la Figure 14). Si le client ne dispose pas d’un nombre d’articles suffisant pour constituer un regroupement selon le NML, ces articles sont mis de côté et peuvent être admissibles au tarif pour articles mécanisables ou au tarif de la Poste-lettres.
S’il y a au moins cinq (5) articles par route rural pour pouvoir créer un regroupement RR quand la sixième position du Code postal est identifiée par « 1 à 9 ». Un regroupement par route rurale est regroupé par les six (6) caractères du Code postal. Dans le cas contraire, et s’il y a un minimum de cinq (5) pièces par installation postale rurale, créer un regroupement par installation postale rurale. Un regroupement par installation postal rurale est regroupé par les cinq (5) premiers caractères du Code postal. S’il y a moins de cinq (5) articles par installation de livraison rurale, ces articles peuvent être considérés comme du courrier mécanisable ou du courrier à plein tarif, mais non comme du courrier prétrié.
En vue de maintenir l’intégrité du tri préliminaire du courrier pendant la manutention, les regroupements sont placés dans des conteneurs (à côtés rigides) et doivent être séparés à l’aide de : L’enliassage n’est pas permis pour séparer les groupes des envois du tri préliminaire de la Poste-lettres. Après avoir rempli un conteneur ou plus pour la même destination, il est possible de n’en remplir que partiellement un autre pour la même destination. Pour assurer l’intégrité du tri dans un conteneur incomplet, il est permis d’entourer d’une seule courroie les regroupements d’articles de courrier au lieu d’utiliser une carte séparatrice ou de faire une marque d’encre. Il est également permis de faire un cercle double autour des articles d’un conteneur incomplet dont la forme est peu commode. Il faut faire un cercle double pour les articles surdimensionnés placés dans des conteneurs à côtés rigides (comme l’indique la Figure 16). Lorsque les cartes séparatrices et le marquage à jet d’encre sont utilisés pour séparer les regroupements, il n’y a aucun nombre maximum d’articles par regroupement. Exemple : Pour un regroupement de 100 articles, il ne doit y avoir qu’une seule marque d’encre ou une seule carte séparatrice pour désigner le début du regroupement. (Lorsque le client place des regroupements dans les conteneurs, si un regroupement est trop volumineux pour entrer dans un seul conteneur, il lui faut une deuxième carte séparatrice au début du deuxième conteneur. Cette pratique est acceptable même si, en raison du fractionnement d’un regroupement, le conteneur suivant ne contient pas le nombre minimal d’articles pour ce regroupement.)
On utilise les cartes séparatrices pour indiquer une séparation entre deux regroupements (comme l’indique la Figure 17 : « Cartes séparatrices »). Il n’est pas obligatoire d’utiliser une carte séparatrice pour étiqueter les regroupements. Les cartes séparatrices sont faites de carton fin et rigide (un poids de 120 à 160 grammes par mètre carré convient habituellement), et peuvent être de n’importe quelle couleur. Elles doivent également :
Le client peut utiliser d’autres types de séparateurs (par exemple, s’il veut réutiliser une carte dont l’usage d’origine est terminé, comme la publicité) après avoir reçu l’accord de Postes Canada.
Le marquage à jet d’encre désigne l’utilisation d’encre ou de peinture déposée sur le haut d’un envoi (enveloppe ou boîte) pour indiquer une séparation entre deux regroupements dans un conteneur à côtés rigides. La même couleur est utilisée pour l’ensemble de l’envoi. Certains logiciels effectuent cette tâche. Les marques d’encre ne sont appliquées qu’au premier article au début de chaque regroupement (comme l’indique la Figure 19). Afin de maintenir l’intégrité de la séquence du courrier, il importe de faire en sorte que le contenu du conteneur ne de déplacent pas. Si le client utilise le marquage à jet d’encre :
La Figure 20 présente la méthode à privilégier pour le marquage; la marque MLD et la marque d’installation de livraison y sont présentées.
Le client peut choisir d'utiliser le marquage à jet d'encre pour marquer la fin ou le début du conteneur pour ses propres besoins opérationnels. Ce marquage à jet d'encre peut être apposé sur la première ou la dernière enveloppe dans un conteneur se trouvant à un autre emplacement que ceux réservés au MLD ou à l'installation de livraison. Ce marquage à jet d'encre peut aussi être apposé sur les deux premières ou les deux dernières enveloppes dans un conteneur se trouvant à l'emplacement réservé au MLD ou à l'installation de livraison.
Postes Canada accepte deux types de conteneurs à côtés rigides pour l’acheminement du courrier assujetti au tri préliminaire de la Poste-lettres :
Le poids maximal d’un conteneur à côtés rigides (y compris le conteneur et son couvercle) et de son contenu ne doit pas dépasser 22,7 kg (50 lb). Il faut utiliser le même type de conteneur pour l’ensemble d’un dépôt. Tous les conteneurs déposés doivent porter un couvercle (comme l’indique la Figure 21), à l'exception des conteneurs préparés dans un monoteneur de niveau 1 (installation de livraison ou installation de livraison rurale). Ces derniers peuvent être déposés sans couvercle et emboîtés les uns dans les autres. Il est recommandé de couvrir les monoteneurs avec du carton pour protéger la charge, sauf dispositions particulières prises localement avec un représentant de Postes Canada.
Le Tableau 8 indique les spécifications liées aux conteneurs à côtés rigides. Orienter tous les articles des conteneurs à côtés rigides dans le même sens (comme l’indique la Figure 22). S'assurer que les articles ne collent pas les uns aux autres car ils pourraient s'endommager pendant le traitement ou se bloquer dans les machines ou les endommager.
Tous les conteneurs doivent être remplis (comme l’indique la Figure 23 et la Figure 24). Bien que, idéalement, tous les conteneurs doivent être remplis à pleine capacité, le minimum acceptable est de 90 %. On considère qu’un conteneur est plein lorsque :
Après avoir rempli un ou plusieurs conteneurs à côtés rigides pour la même destination, il peut y avoir des articles excédentaires devant être acheminés à cette même destination. Le cas échéant, le client peut préparer un conteneur incomplet pour cette destination. Bien qu’aucune exigence de remplissage minimal ne s’applique à ce conteneur incomplet, il faut respecter l’ordre du tri préliminaire du courrier en entourant d’une courroie ou en enliassant les articles de courrier (voir la Figure 25). Il est possible de disposer le courrier dans le sens de la longueur dans le conteneur, mais uniquement si aucune autre option n’est possible (comme l’indique la Figure 26).
Au moment de placer les regroupements dans les conteneurs, il faut tenir compte de la manière par laquelle ils ont été triés et du volume de courrier nécessaire pour remplir un conteneur à acheminer à une installation de livraison. De plus, si un regroupement est trop volumineux pour entrer dans un conteneur, il faut préparer et insérer une deuxième carte séparatrice ou une marque d’encre au début du deuxième conteneur pour ce regroupement. Le Tableau 9 indique comment utiliser les regroupements pour regrouper le courrier dans des conteneurs (voir également la Figure 10 : « Niveaux d’accès du STPN relativement à la Poste-lettres à tarifs préférentiels »).
Le regroupement suivant s’applique aux installations de livraison urbaine lorsqu’il n’est pas permis de regrouper le courrier par CDP (niveau 3). Certains grands centres urbains ne regroupent pas les envois par CDP (comme l’indique le Tableau 10). Pour ces grands centres urbains, il n’y a aucun accès par CDP pour les regroupements.
Cet organigramme montre comment le courrier urbain peut être conteneurisé lorsque seul le regroupement de niveau 1 est permis. Le client doit avoir au moins un plein conteneur pour que son courrier puisse être admissible au tri préliminaire.
Le regroupement suivant s’applique aux installations de livraison urbaine ayant un regroupement de niveau 3 (CDP).
Ce qui suit s’applique aux installations de livraison urbaine où il est permis d’effectuer un regroupement par CDP.
Il importe de maintenir l’intégrité du tri préliminaire au moment de placer les envois dans des conteneurs. Le client doit :
Tous les conteneurs doivent être étiquetés selon leur destination à l’aide des renseignements sur l’acheminement définis à partir du STPN. L’étiquetage exact des monoteneurs permet de s’assurer que le courrier est acheminé vers le centre de travail pertinent d’une installation de Postes Canada. Consultez le site postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les maquettes pour les étiquettes de conteneur. Les fournisseurs du logiciel PERL offrent une version mise à jour du programme d'importation du plan de dépôt du courrier prétrié pour les envois Poste-lettres prétriés. La version à jour du logiciel PERL comprend les nouvelles spécifications relatives aux étiquettes de conteneur pour les envois Poste-lettres prétriés permettant le dépôt et la vérification (voir la Figure 34 pour un exemple d’une étiquette à conteneur codée). L'utilisation du programme mis à jour pour les envois prétriés est facultative pour les clients du service Poste-lettres avec tri préliminaire.
Les étiquettes de conteneur de la Poste-lettres à tarifs préférentiels doivent être de couleur blanche avec un lettrage noir ainsi qu’une barre noire. Elles doivent être bilingues et comporter les renseignements suivants (comme l’indique la Figure 33) :
Figure 35, Figure 36 et Figure 37 présentent des exemples de la marche à suivre pour déterminer les renseignements sur l’acheminement à partir du Schéma de tri préliminaire national (STPN).
Les étiquettes doivent être placées dans le porte-étiquette des conteneurs à côtés rigides (comme l’indique la Figure 38) avant que ceux-ci puissent être déposés.
Le client peut choisir l’une des quatre (4) options suivantes pour produire des étiquettes :
Pour commander des étiquettes, communiquer avec le Réseau du service à la clientèle (1.888.550.6333 ou 1.800.260.7678) et utiliser le numéro de formulaire de l’étiquette. Le Tableau 12 énumère les numéros de formulaires d’étiquettes. Si le client produit des étiquettes à l’aide des modèles de Postes Canada ou s’il produit ses propres étiquettes, le site postescanada.ca/servicespostaux sous Étiquettes de conteneurs, offre des maquettes prêtes à photographier pour les modèles et présente les spécifications de Postes Canada liées à la production de ses propres étiquettes.
Un monoteneur (comme l’indique la Figure 39) est un grand conteneur grillagé repliable en acier fourni par Postes Canada. Durant les périodes de pointe (comme les Fêtes), il se peut que le client ne puisse pas toujours obtenir le nombre de monoteneurs désiré. Une palette est une plate-forme de bois ou de plastique utilisée pour le transport des conteneurs à côtés rigides, des sacs ou des articles de courrier empilés en rangées irrégulières (consultez le site postescanada.ca/preparationcourrier sous Emplilage en rangées irrégulières). Le client doit fournir ses propres palettes. Les monoteneurs et les palettes gardent ensemble le courrier prévu pour la même destination (par exemple, tout le courrier destiné à Vancouver arrive sur une seule palette), ce qui : Postes Canada encourage le client à regrouper les conteneurs à lettres et à grands objets plats en utilisant des palettes et, si possible, des monoteneurs.
Le client peut regrouper des conteneurs dans des monoteneurs ou sur des palettes pour tous les niveaux du STPN (comme l’indique la Figure 40).
Les autres conteneurs que le client n’a pas été en mesure de regrouper aux niveaux 1 à 4 du STPN peuvent être placés dans un monoteneur ou sur une palette, pour ensuite être étiquetés de la façon présentée à la Figure 48.
L’étiquetage des monoteneurs et des palettes permet de s’assurer que le courrier est acheminé vers le centre de travail pertinent d’une installation de Postes Canada. Les étiquettes doivent être de couleur blanche avec un lettrage noir. Toutes les palettes et tous les monotoneurs doivent porter une étiquette.
Les étiquettes doivent mesurer 216 mm x 279 mm (8,5 po x 11 po), être blanches et avoir un lettrage noir; elles doivent comporter les renseignements suivants (comme l’indique la Figure 47) :
La taille de la police devrait être assez grande pour couvrir toute l‘étiquette et être en caractères gras pour que les données soient bien visibles, comme l‘indique la Figure 47. Pour les clients qui désirent inclure d‘autres directives internes sur le conteneur, ils sont encouragés à utiliser une étiquette de couleur autre que le blanc.
Les autres conteneurs que le client n’a pas été en mesure de regrouper aux niveaux 1 à 4 du STPN peuvent être placés dans un monoteneur ou sur une palette, pour ensuite être étiquetés de la façon suivante (comme l’indique la Figure 48) :
Chaque monoteneur doit porter au moins une (1) étiquette [deux (2) sont recommandées] et chaque palette doit porter deux (2) étiquettes (comme l’indique la Figure 49).
Le Sommaire de dépôt est un rapport logiciel qui présente l’information sur le tri préliminaire et les paramètres du dépôt. Une copie papier de ce document doit être soumise avec chaque envoi ayant fait l’objet d’un tri préliminaire, au moment et au lieu du dépôt. (Le client peut soumettre une version électronique à condition d’avoir obtenu l’autorisation préalable de Postes Canada).
On peut se procurer auprès des fournisseurs de logiciel PERL une version à jour du programme d’importation des plans de dépôt triés par itinéraire de facteur. Le programme mis à jour inclut une nouvelle fonctionnalité permettant aux versions hors ligne et en ligne de produire et d’importer dans les Outils électroniques d’expédition (OEE) un fichier exportable des plans de dépôt. Le nouveau fichier facilite la création de la Commande (Déclaration de dépôt), ce qui réduit au minimum la duplication des efforts et les erreurs de saisie des données. L'utilisation de la fonction d'importation des fichiers est facultative pour toutes les autres commandes d'articles Poste-lettres prétriés.
Le Sommaire de dépôt doit renfermer les renseignements suivants, sous réserve de l’approbation de Postes Canada :
Le document Détails sur le dépôt n’est requis qu’à la demande de Postes Canada. Il doit contenir les renseignements suivants :
Les clients qui possèdent peu de conteneurs restants pour différentes catégories d'articles (p. ex. articles Poste-lettres prétriés courts et longs (CL) et surdimensionnés, articles Poste-lettres mécanisables CL et surdimensionnés et articles Poste-lettres à plein tarif courts et longs (CL) et surdimensionnés) peuvent placer les conteneurs dans le même monoteneur* dans les conditions suivantes :
La Figure 51 montre quelques exemples de ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas en matière de monoteneurs contenant un mélange d'articles Postes-lettres.
Une étiquette doit être apposée sur le monoteneur qui indique clairement le numéro de Commande (Déclaration de dépôt), les types d'articles Poste-lettres compris dans le monoteneur (nom et option du service) et plan de destination (tel qu'il est indiqué dans la Figure 52).
Tous les conteneurs du monoteneur contenant un mélange d'articles Poste-lettres doivent être correctement étiquetés tel que décrit à la section 6 « Étiquetage des conteneurs (Étape 4) ». De plus, si le courrier provient de diverses Commandes (Déclarations de dépôt), le numéro de Commande (Déclaration de dépôt) du courrier qui s'y trouve doit être indiqué sur chaque étiquette de conteneur OU sur chaque Commande (Déclaration de dépôt) ou sur les deux; les étiquettes de conteneurs associées doivent porter un code de couleur aux fins d'identification. L'identificateur de couleur doit être clairement visible à une distance de 1,5 mètre d'une couleur autre que vert ou rouge. |
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