Paiement des dépôts

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Modes de paiement

Les modes de paiement suivants peuvent être utilisés par les clients pour payer les produits et services.

1.1	Paiement en argent comptant

Les paiements en argent comptant peuvent seulement être effectués à un bureau de poste et doivent être en devises canadiennes ou américaines. Les paiements en argent comptant ne sont pas acceptables pour les articles déposés à une unité de vérification du courrier reçu (UVCR).

1.2	Paiement par carte de débit

Les cartes de débit sont un mode de paiement accepté pour certains services dans les bureaux de poste où des terminaux pour carte de débit sont disponibles. Certaines restrictions ou conditions s'appliquent.

1.3	Paiement par carte de crédit

Les cartes de crédit sont un mode de paiement acceptable dans les bureaux de poste dotés de terminaux pour carte de crédit. Postes Canada accepte les cartes suivantes : VISA, MasterCard et American Express.

1.4	Paiement par chèque de voyage ou mandat-poste

Les mandats-poste et les chèques de voyage sont un mode de paiement acceptable pour certains produits et services fournis par Postes Canada.

Consultez « Mandats-poste » pour de plus amples renseignements.

1.5	Paiement par chèque

Les paiements par chèques d'entreprise sont acceptés pour certains services. Aux bureaux de poste, les chèques d'entreprise de plus de 1 500 $ doivent être des chèques visés. Certaines restrictions ou conditions s'appliquent.

1.6	Coupon-réponse international

Les Coupons-réponses internationaux sont des coupons qui peuvent être achetés au Canada et dans les autres pays membres de l’Union postale universelle (UPU). Ils peuvent être expédiés par lettre ou colis pour échange par des destinataires habitant dans n’importe quel pays membre de l’Union postale universelle (UPU).

Les destinataires peuvent échanger les Coupons-réponses internationaux contre des timbres-poste et, si ce n’est pas interdit par les lois internes de la destination d’échange, contre des entiers postaux ou encore des marques ou empreintes d’affranchissement postal comportant des timbres pré-imprimés représentant l’affranchissement minimal prépayable pour l’expédition par avion de lettres non recommandées du régime international.

Consultez « Coupons-réponses internationaux » pour de plus amples renseignements.

1.7

Compte

Le client commercial bénéficiant de conditions de crédit préautorisées peut sélectionner « COMPTE » comme mode de paiement si le dépôt doit être facturé à son compte et pour que les conditions de crédit puissent s’appliquer.

2

Preuve de paiement

Lorsqu'elles sont apposées à un envoi, les preuves de paiement suivantes indiquent que le client a déjà payé Postes Canada. Certaines restrictions ou conditions s'appliquent. Reportez-vous au service pertinent pour la liste des preuves de paiement acceptées.

2.1	Timbre-poste

Un timbre-poste est une empreinte ou un timbre approuvé par Postes Canada qui indique le paiement du port dû, et qui peut être utilisé sur certains articles de courrier. Le timbre ou l'empreinte peut être imprimé directement sur les articles de courrier applicables (p. ex. des enveloppes préaffranchies) ou sur du papier gommé ou autocollant qui est apposé aux articles de courrier applicables. Les timbres-poste sont offerts à diverses valeurs nominales.

On peut se procurer des timbres aux endroits suivants :

• au bureau de poste;
• auprès de détaillants autorisés;
• au Centre national de philatélie en composant le 1.800.565.4362;
• au site Web de Postes Canada à l’adresse boutiquepostescanada.ca

Les timbres suivants ne sont pas acceptés comme affranchissement :

• les timbres qui sont abîmés, salis, recouverts d'une pellicule transparente ou altérés de quelque façon;
• les timbres ayant déjà servis;
• les timbres d'un autre pays;
• tout autre timbre qui n'est pas habituellement accepté comme affranchissement.

Remboursement des timbres-poste – les timbres sont remboursables à leur valeur nominale. Le remboursement d'affranchissement maximal par jour est de 1 000 dollars. Les clients doivent présenter un reçu pour tous les remboursements. Pour les remboursements de plus de 100 dollars, les clients doivent aussi remplir le formulaire Remboursement au client. Pour obtenir plus de renseignements, consultez le document « Politique de remboursement du client ».

2.2	Empreintes d'affranchissement

Une empreinte d'affranchissement est une empreinte qui indique le montant de l'affranchissement payé. Elle doit être imprimée par une machine d'affranchissement approuvée par Postes Canada, et ce, directement sur une enveloppe ou une étiquette d'affranchissement (qui peut ensuite être apposée sur certains articles) en utilisant de l'encre fluorescente rouge vif. Consultez le site canadapost.ca/cpo/mc/business/productsservices/atoz/postagemeters.jsf pour de plus amples renseignements sur l’encre.

Les empreintes d'affranchissement doivent être lisibles (peuvent être lues par un employé de Postes Canada ou une machine de traitement du courrier). Les clients qui préparent un connaissement ou un manifeste manuellement doivent apposer l'empreinte d'affranchissement au verso de la copie de saisie des données du formulaire.

Il n'est pas acceptable d'avoir des empreintes d'affranchissement sur des petits morceaux de papier autres qu'un ruban de machine à affranchir. Il n'est pas non plus acceptable de modifier des empreintes d'affranchissement. L'affranchissement de ces articles sera considéré comme invalide.

Approbation et entretien d'une machine à affranchir : Une machine à affranchir peut être utilisée pour l'impression d'une empreinte d'affranchissement comme preuve de paiement lorsque le type, le modèle, l'installation et l'utilisation de la machine ont été approuvés par Postes Canada.

Pour faire approuver le type, le modèle et l'utilisation d'une machine à affranchir, les fabricants doivent s'adresser à la personne suivante :

DIRECTEUR, MACHINES À AFFRANCHIR
SOCIÉTÉ CANADIENNE DES POSTES
2701 PROM RIVERSIDE, BUREAU N0990
OTTAWA ON  K1A 0B1

Pour obtenir la permission d'installer une machine à affranchir, le fabricant des machines à affranchir doit présenter une demande à la personne suivante :

DIRECTEUR, PROCÉDÉ DE GESTION DE LA TRÉSORERIE
POSTES CANADA
2701 PROM RIVERSIDE, BUREAU C0120
OTTAWA ON  K1A 0B1

Les machines à affranchir doivent pouvoir se connecter au serveur des fabricants de machines à affranchir afin de demander et de télécharger des empreintes supplémentaires (réglages de machine à affranchir) et d'autres services offerts par ces fabricants. Les clients doivent accepter les modifications apportées par les fabricants en ce qui a trait aux machines à affranchir (p. ex. tarifs d'affranchissement). Une fois la machine connectée au serveur, les données recueillies par la machine sont transmises au fabricant par l'entremise d'une interface, puis les renseignements sur le produit sont transférés à Postes Canada. Si la machine n'est pas connectée au serveur dans un délai précis (maximum de 90 jours), cette machine est verrouillée et doit être branchée de nouveau au serveur du fabricant avant de pouvoir imprimer d'autres empreintes d'affranchissement.

Les clients doivent s'assurer que leur machine à affranchir est bien entretenue et fonctionne correctement. Bien qu'on puisse acheter des systèmes postaux auprès des fabricants de machines à affranchir, on ne peut que louer des machines à affranchir et non les acheter.

Sur avis suffisant donné par Postes Canada, l'utilisateur doit présenter sa machine à affranchir au fabricant ou à Postes Canada, en vue de son inspection.

Lorsque l'utilisateur change de nom ou d'adresse ou que la machine est déménagée, il doit en aviser le fabricant.

Obtention d'une empreinte d'affranchissement : On peut se procurer des machines à affranchir en communiquant avec un représentant local d'un des fabricants de machines à affranchir autorisés suivants :

• Francotyp-Postalia Canada Inc. (francotyp.ca)
• Neopost Canada Ltd. (neopost.ca)
• Pitney Bowes Canada (pitneybowes.ca).

Système électronique de réglage des machines à affranchir (SERMA) : Le système électronique de réglage des machines à affranchir des fabricants permet à l'utilisateur de certaines machines à affranchir approuvées par Postes Canada de payer les frais de port directement à son lieu d'affaires.

Les fabricants de machines à affranchir s'occupent de toutes les installations des machines à affranchir et de leur réglage, de même que des retraits et des remboursements d'affranchissement non utilisés par l'entremise du SERMA. Le client peut régler sa machine à affranchir à distance au moyen d'une connexion modem. Le client paie directement le fabricant de machines à affranchir pour le réglage des machines, y compris les taxes. Le fabricant transfère ensuite les fonds équivalents à l'achat, y compris les taxes mais à l'exclusion des montants de remboursement, par voie électronique à Postes Canada, au cours du prochain jour ouvrable de la banque.

Le fabricant remboursera tout crédit d'affranchissement non utilisé dans la machine à affranchir au moment de son retrait en créditant le compte du client ou en lui envoyant un chèque. Lorsqu'un client cesse d'utiliser sa machine à affranchir, il doit en aviser le fabricant de machines à affranchir qui retirera la machine.

Si la machine à affranchir ne fonctionne pas correctement, l'utilisateur doit en informer le fabricant de machines à affranchir et en cesser l'utilisation jusqu'à ce que la situation soit corrigée. Le fabricant doit offrir une machine de remplacement. Lorsqu'une enquête s'impose, la machine doit être dans le même état au moment de son retrait par le fabricant qu'elle l'était au moment où la défectuosité a été signalée.

Remboursement d'empreintes d'affranchissement gâtées : Postes Canada peut rembourser les montants non utilisés qui figurent au compteur à condition que les empreintes :

• soient lisibles;
• n'aient pas été utilisées pour obtenir des services postaux (enveloppes ou emballages doivent être fournis);
• n'aient pas été modifiées manuellement.

Les empreintes gâtées d'une valeur inférieure à 200 $ peuvent être remboursées directement aux bureaux de poste participants. Lorsque la valeur des empreintes gâtées dépasse 200 $, les demandes de remboursement sont envoyées par le bureau de poste au siège social de Postes Canada aux fins de traitement. Une fois le remboursement approuvé, le fabricant de machines à affranchir est avisé de traiter le remboursement d'empreintes d'affranchissement gâtées du client. Ce montant est déposé directement dans le compte du client, qui doit payer des frais de manutention minimes.

Conception de l'empreinte d'affranchissement : L'empreinte d'affranchissement doit être claire et distincte, imprimée à l'encre fluorescente rouge vif obtenue auprès du fabricant ou d'un de ses représentants. Elle doit être apposée dans le coin supérieur droit du côté de l'adresse de l'article. Les empreintes ne doivent pas chevaucher ou masquer des données de l'adresse.

Tout symbole ou texte, y compris les messages publicitaires et les slogans, devant être imprimé sur une empreinte d'affranchissement doit être approuvé par Postes Canada.

Une seule adresse de retour au Canada doit être imprimée sur tous les articles portant une empreinte.

Les empreintes d'affranchissement contiennent trois zones d'information : un code chiffré bidimensionnel, un bloc de caractères lisibles par l'utilisateur et un timbre graphique. Les caractères lisibles par l'utilisateur, qui se trouvent entre le code chiffré bidimensionnel et le timbre graphique, peuvent être imprimés à l'horizontale ou à la verticale, comme le montre la Figure 1.

Figure 1 :

Le Code postal doit être celui de l'utilisateur de la machine à affranchir ou celui du bureau de poste où le courrier est déposé. Postes Canada peut autoriser le dépôt de courrier affranchi à la machine à un bureau de poste autre que celui indiqué sur l'empreinte.

Le nom et l'adresse du client, de même que les messages publicitaires, les slogans (qui ne doivent pas être de nature politique ni susciter de controverse) et toute mention doivent figurer à la gauche de l'empreinte d'affranchissement. Tout symbole ou texte, y compris les messages publicitaires et les slogans, devant être imprimé sur une empreinte d'affranchissement doit être approuvé par Postes Canada.

Empreintes d'affranchissement spéciales : Une empreinte d'affranchissement spéciale est requise pour certains services de Postes Canada ou dans certaines circonstances :

Médiaposte avec adresse : Il faut seulement indiquer le mois et l'année (le jour n'est pas requis), soit six (6) caractères numériques dans le format suivant : AAAA.MM. Le nom du service doit figurer en anglais et en français à la gauche de l'empreinte d'affranchissement, tel qu'il est illustré à la Figure 2.

Figure 2 :

Poste-lettres à tarifs préférentiels : Le nom du service doit figurer en anglais et en français à la gauche de l'empreinte d'affranchissement, tel qu'illustré aux Figure 3 et Figure 4. La Figure 3 illustre le nom du service pour le courrier mécanisable. La Figure 4 illustre le nom du service pour le tri préliminaire à faible ou à haute densité.

Figure 3 :

Figure 4 :

Paiement préalable du port de retour : Ce service permet aux utilisateurs de machines à affranchir d'envoyer des articles du service Poste-lettres préadressés et prépayés dans un de leurs articles de courrier de départ, comme des enveloppes-réponses préadressées, des conteneurs d'expédition ou des cartes.

Chaque empreinte d'affranchissement de retour prépayée doit porter la mention « RETURN POSTAGE - PREPAID / PORT DE RETOUR PAYÉ », tel qu'illustré à la Figure 5.

Figure 5 :

Empreintes d'affranchissement pour les Déclarations de dépôt ou les manifestes : Lorsqu'un client paie des Commandes (Déclaration de dépôt ou manifeste) par machine à affranchir, il peut utiliser une empreinte d'affranchissement comme celle qui est illustrée à la Figure 6. La mention « Statement/Manifeste » peut figurer à la gauche du code à barres bidimensionnel de l'empreinte d'affranchissement. L'empreinte d'affranchissement peut être imprimée sur une étiquette d'affranchissement, puis apposée sur le document de la Commande (Déclaration de dépôt ou manifeste). Les empreintes d'affranchissement pour les Commandes (Déclaration de dépôt) ou les Commandes (manifestes) ne sont pas valides lorsqu'elles sont apposées sur des articles de courrier individuels.

Figure 6 :

Empreintes d'affranchissement pour l'affranchissement supplémentaire : Si la valeur d'affranchissement originale sur un article de courrier n'est pas bien imprimée, une empreinte d'affranchissement supplémentaire (correction) doit être imprimée et apposée sous l'empreinte initiale ou à côté de celle-ci (Figure 7). La mention « Correction » doit être imprimée à la gauche du code à barres bidimensionnel de l'empreinte d'affranchissement. Toute empreinte supplémentaire ne doit pas chevaucher l'empreinte d'affranchissement initiale ou masquer toute donnée de l'adresse.

Figure 7 :

Modification de la date sur les empreintes d'affranchissement : Si des envois affranchis à la machine ne peuvent pas être expédiés à la date figurant sur l'empreinte, une autre empreinte d'affranchissement comportant une nouvelle date doit être apposée sur l'article de courrier. Selon l'article de courrier, l'empreinte peut être apposée sous l'empreinte initiale ou à côté de celle-ci, ou elle peut être imprimée ou apposée au verso de l'article de courrier dans le coin supérieur droit. Une empreinte supplémentaire ne doit pas chevaucher l'empreinte d'affranchissement initiale ou masquer des données de l'adresse.

2.3	Vignette postale

Les clients commerciaux doivent se reporter au Guide du client pour le service pertinent à l'adresse postescanada.ca/guidesduclient dans la section Paiement de dépôt pour obtenir de plus amples renseignements.

Consultez le site postescanada.ca/tools/pg/indicia/default-f.asp pour télécharger des illustrations prêtes à photographier pour des vignettes postales.

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