Médiaposte sans adresse^MC – Guide du client

Mises à jour importantes pour janvier 2010

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Rappel de la modification de mai 2009 :

Veuillez noter que, lorsque le document contient une modification ou une révision, la version sera modifiée comme suit :

• lorsqu’un document contient une modification, la version de celui-ci sera modifiée comme suit :  2.0 ou 3.0.
• lorsqu’un document contient une révision, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.1, 1.2.
• le numéro de la version repartira à 1.0 en janvier de l’année en question.

Table des matières

1

Aperçu du service

1.1	Objet du Guide du client – Médiaposte sans adresse

Ce Guide du client renferme des renseignements détaillés visant à aider le client¹ à tirer le maximum du service Médiaposte sans adresse de Postes Canada.

Il fait partie intégrante de la convention que le client a signée avec Postes Canada. En outre, il précise les circonstances et les autres conditions qui s’appliquent à ce service.

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention du service Médiaposte sans adresse.

1.2	Qu’est-ce que le service Médiaposte sans adresse?

1.2.1

Un service de publipostage ciblé

Le service Médiaposte sans adresse est l’un des services de publipostage ciblé de Postes Canada. Il se compose de documents imprimés et d‘articles non imprimés tels que des échantillons de produits qui ne sont pas destinés à une adresse précise au Canada. Les articles ne doivent pas être adressés, mais ils peuvent porter une mention telle que « CHEF DE MÉNAGE », « OCCUPANT », « RÉSIDANT », « PROPRIÉTAIRE DE L’ENTREPRISE », « GESTIONNAIRE DU MARKETING », « GESTIONNAIRE DES ACHATS » ou « LOCATAIRE DE CASE POSTALE », sans autre forme d’adresse.

Notre service Médiaposte sans adresse permet de livrer des messages publicitaires à plus de 13 millions de boîtes aux lettres desservies par Postes Canada. Il fournit des données démographiques et géographiques ainsi que des renseignements sur le mode de vie qui permettent au client de cibler ses articles dans les quartiers ou les localités où se trouvent les groupes cibles les plus prometteurs, et ce, sans l’utilisation d’une base de données.

L’impact de l’article du service Médiaposte sans adresse est défini selon les quatre étapes suivantes : réception de l’article, lecture de l’article, rappel de l’article et réponse à l’article. Ce service permet d’attirer des clients, de forger des relations axées sur le marketing avec des groupes de clients ou de faire de la publicité en rapport à une offre en particulier. Le client peut facilement déterminer l’efficacité de sa campagne en incluant une carte du service Correspondance-réponse d’affaires^MC.

Le service Médiaposte sans adresse de Postes Canada permet à tous ceux qui désirent faire de la publicité de jouir des avantages du publipostage. Grâce à son vaste réseau de livraison, Postes Canada est en mesure de faire en sorte que plus de Canadiens reçoivent les articles, qu’ils les lisent, qu’ils s’en souviennent et qu’ils y répondent.

Vous trouverez à l’adresse postescanada.ca/msadocumentsdesoutien, une liste de documents connexes qui présentent en détail les exigences liées au service Médiaposte sans adresse.

1.2.2

Pour joindre vos clients

À l’aide des outils de ciblage de Postes Canada, le client peut déterminer le nombre d’articles nécessaires pour joindre son auditoire, par région de tri d’acheminement (RTA) et par mode de livraison (p. ex. itinéraire de facteur LC0001), ainsi que les installations postales à partir desquelles son article du service Médiaposte sans adresse sera livré.

Le service Médiaposte sans adresse offre une couverture nette des marchés urbains et ruraux. Le service Médiaposte sans adresse permet aux clients de cibler les régions et les quartiers de leurs meilleurs clients éventuels en fonction des profils démographiques et géographiques établis à partir de la base de données de Postes Canada, des données les plus récentes de Statistique Canada et une combinaison de diverses autres sources de données dont :

• les données sur les dépenses des consommateurs;
• les données de PSYTE Canada;
• Info Canada (autrefois l'index des entreprises canadiennes);
• le ciblage géographique standard pour les données d'itinéraires de la SCP.

1.2.2.1

GéoPosteMC Plus

Un service de ciblage qui permet au client de choisir et cibler les secteurs et les quartiers où habitent les clients éventuels les plus prometteurs en fonction de renseignements démographiques et géographiques. Par exemple, si le client cherche des familles à l'aise, des jeunes couples ou des quartiers où les consommateurs seraient plus portés à acheter des voitures, le service GéoPoste Plus lui permettra de trouver les secteurs où habitent ces clients cibles en grande concentration. De plus amples renseignements peuvent être obtenus en communiquant avec un représentant commercial de Postes Canada.

1.2.2.2

Nombre de chefs de ménage

L’information concernant les secteurs de livraison desservis par les bureaux de livraison de Postes Canada est répartie en fonction du nombre de maisons, d’appartements, de fermes et de points de remise commerciaux, ce qui aide le client à déterminer le nombre d’articles que doit contenir son envoi.

Lorsque l’on utilise le service Médiaposte sans adresse, les secteurs de livraison suivants sont définis comme suit :

Maisons : Incluant les logements résidentiels qui peuvent être isolés, jumelés ou en rangée. Ces logements sont dotés d'entrées distinctes et peuvent être disposés horizontalement (en rangée) ou verticalement (superposés). Si une entreprise est exploitée depuis une maison servant également de résidence, le point de remise doit être classifié en tant que maison.

Appartements : Incluant les unités de logement autonomes situées dans un immeuble à unités multiples, élevé ou peu élevé, composé d'au moins trois de ces unités partageant une entrée commune. Si une entreprise est exploitée depuis un appartement servant également de résidence, le point de remise doit être classifié en tant qu'appartement.

Entreprises : Incluant les immeubles et les structures dans lesquels l'activité principale est de nature commerciale, industrielle ou institutionnelle (institutionnelle inclut, sans s'y limiter, les églises, les hôpitaux, les maisons de soins infirmiers et les écoles).

Fermes : Incluant des immeubles résidentiels et commerciaux associés à une superficie de terrain définie (comme un champ) utilisée pour la culture de récoltes ou l'élevage d'animaux ou de poissons. Le point de remise peut être classifié en tant que ferme même s'il ne fait pas nécessairement partie d'une association agricole.

La base de données nationale sur le nombre de chefs de ménage est offerte sur CD-Rom ou peut être téléchargée à partir du site FTP de Postes Canada, en souscrivant à un abonnement de 12 mois qui comprend des mises à jour mensuelles. Consultez le site postescanada.ca/msadocumentsdesoutien pour les données sur le nombre de chefs de ménage individuels qui sont offerts sans frais.

1.2.2.3

Cartes des RTA

Une RTA (région de tri d’acheminement) est une région géographique précise désignée par les trois premiers caractères du Code postal^MO.

Les cartes des RTA indiquent les frontières géographiques précises de chacune des RTA au Canada. Pour toute personne qui tente de déterminer des territoires de vente, de planifier la couverture d’une campagne de publipostage ou d’évaluer de nouveaux emplacements possibles pour un magasin de détail ou une entreprise, ces renseignements sont fort précieux. Consultez le site postescanada.ca/msadocumentsdesoutien pour les cartes des RTA.

1.2.2.4

Tracés des itinéraires de facteur

Les tracés des itinéraires de facteur décrivent les itinéraires suivis par les facteurs. Ces itinéraires sont particulièrement utiles pour cibler certains quartiers. Il est facile de transférer ces renseignements à la Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse afin de donner des directives à Postes Canada concernant la livraison, ce qui permet au client de s’assurer que ses envois sont livrés au public cible choisi. Une Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse n’est pas requise lorsque le client utilise la version bureau d’affaires 2.0 des OEE. Consultez la section 4.1.2.1 « Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement (Outils électroniques d’expédition [OEE]) » pour plus d’information. Consultez le site postescanada.ca/msadocumentsdesoutien pour les tracés des itinéraires de facteur.

1.3	Création d’un article de publipostage convaincant

Le service Médiaposte sans adresse de Postes Canada permet aux clients de déployer toute leur créativité pour leurs campagnes de publipostage. Les articles découpés à l'emporte-pièce, les encarts collés, les notes repositionnables et les articles Médiaposte parfumés (y compris les produits Promocarte^MC parfumés) ne sont que quelques-unes des possibilités qui permettent de susciter l'intérêt des destinataires et d'accroître les taux de réponse. Consultez le site postescanada.ca/normespostales pour obtenir les détails et connaître les exigences.

1.3.1

La PromocarteMC pour le service Médiaposte sans adresse

Le service Promocarte Médiaposte sans adresse est une solution « tout compris » qui allie les attraits du service Médiaposte sans adresse et la commodité d'un format carte de qualité supérieure.

La solution « tout compris » comprend :

• le soutien au ciblage : géographique, démographique et selon le mode de vie;
• un choix de formats de cartes avec options artistiques;
• l’impression de la carte : image frappante;
• la préparation du courrier;
• le dépôt à une installation de Postes Canada;
• le transport des articles aux installations de livraison;
• la livraison finale grâce au service Médiaposte sans adresse.

Voici quelques options originales offertes pour le service Promocarte Médiaposte sans adresse (des frais supplémentaires s'appliquent) :

• partie détachable;
• carte à gratter;
• découpage à l’emporte-pièce;
• ajout d’une cinquième couleur;
• papier de huit points (0,008) couché recto verso;
• papier de dix points (0,010) couché d’un côté;
• changements de planches.

Le service Promocarte pour la Médiaposte sans adresse est assujetti aux conditions générales telles que spécifiées à la section Conditions générales du site Web de Postes Canada à l’adresse postescanada.ca/tools/pg/terms/Unaddressed_Admail-f.pdf pour les clients qui détiennent une convention, et postescanada.ca/tools/pg/terms/default-f.asp pour les clients qui détiennent pas une convention.

Visitez le site postescanada.ca/promocarte pour obtenir de plus amples renseignements.

1.3.2

Marketing direct en ligneMC

Marketing direct en ligne permet aux clients de concevoir, d’imprimer, de livrer et de repérer leur propre campagne de publipostage à partir le leur bureau tout en six étapes faciles. Visitez marketingdirectenligne.ca pour de plus amples informations.

1.3.3

Service MédiaposteMC acquisition

Le nouveau service Médiaposte acquisition de Postes Canada permet un ciblage exact et rentable des prospects d'après le Code postal (à l’aide des adresses); de plus, les adresses des clients actuels sont exclues des envois Médiaposte acquisition. Avec plus de douze millions d'adresses disponibles, le service Médiaposte acquisition permet d'accéder à des listes exactes d'adresses domiciliaires, d'adresses de logements multiples ou d'appartements et d'adresses d'entreprises. Deux options s’offrent aux clients : Liste d’acquisition, une option flexible de location d’adresse ou Liste d’acquisition Plus, qui offrent des tarifs uniques pour l’affranchissement et les listes.

Pour de plus amples renseignements, communiquez avec un représentant commercial de Postes Canada.

1.3.4

Options créatives pour le service Médiaposte sans adresse

Les options créatives suivantes peuvent accroître les taux de réponse lorsqu'elles sont utilisées dans le cadre d'une campagne de publipostage. Il faut tenir compte de ces lignes directrices pendant la création d'un article. Les clients devraient confirmer auprès d'un représentant de Postes Canada les exigences à respecter en ce qui concerne les spécifications afin de s’assurer que l’article est admissible au service Médiaposte sans adresse.

1.4	Normes de service

1.4.1

Aperçu des normes de service

Les normes de service sont une estimation du temps qui pourrait être nécessaire pour livrer le courrier du point de dépôt aux points de destination. Ces normes de service ne sont pas garanties.

Les normes de service des articles Médiaposte sans adresse comprennent deux volets, soit :

• la durée du transport; et
• le cycle de livraison.

Le client peut déterminer la norme de service pour son envoi en tenant compte de ces deux volets.

La plupart des régions urbaines et suburbaines sont desservies par les facteurs de Postes Canada (itinéraires desservis par facteurs). De nombreuses régions rurales ou des régions suburbaines en pleine croissance sont desservies par des facteurs ruraux et suburbains qui suivent un cycle de livraison quelque peu différent (itinéraires non desservis par facteurs). Le client peut consulter les données sur les chefs de ménage, dans le site postescanada.ca/msadocumentsdesoutien afin de déterminer quelle norme de service s’applique à son envoi.

1.4.2

Durée du transport

La durée du transport correspond au nombre de jours ouvrables requis pour transporter les articles Médiaposte sans adresse de l’installation de dépôt de Postes Canada où le client a déposé ses articles et celle à partir de laquelle ils seront distribués.

Si le client dépose ses articles à l’installation à partir de laquelle ils seront distribués, aucune durée de transport ne s’applique.

Consultez le site postescanada.ca/duree_transport pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des normes de service, y compris la durée du transport et le cycle de livraison.

1.4.3

Cycle de livraison

Le cycle de livraison représente le nombre de jours ouvrables généralement requis pour terminer la livraison des articles Médiaposte sans adresse conditionnés comme il convient. Le cycle de livraison varie selon le poids et la taille de l'article, ainsi que le type d'itinéraire (livraison assurée par un facteur ou non) ciblé. Le cycle de livraison doit être ajouté à la durée du transport.

1.4.3.1

Cycle de livraison – itinéraires de facteur

Les articles doivent être déposés à l’installation de livraison avec service de facteurs de Postes Canada au plus tard à 11 h le jour ouvrable précédant le début du cycle de livraison pour les articles assortis de l’option « Date de début de livraison précisée » et les envois « Sur réception » pour que la livraison commence le lendemain.

1.4.3.2

Cycle de livraison – itinéraires non desservis par facteurs

Les articles doivent être déposés pendant les heures de dépôt normales de l'emplacement du dépôt le jour ouvrable précédant la date de début de livraison pour les articles assortis de l'option « Date de début de livraison précisée » et les envois « Sur réception » pour que la livraison commence le lendemain.

Pour obtenir des renseignements supplémentaires au sujet des normes de service pour le service Médiaposte sans adresse, y compris la durée du transport et le cycle de livraison, consultez « Normes de service » à la section 2.3 « Médiaposte sans adresse^MC ».

1.5	Caractéristiques et options du service

1.5.1

Caractéristiques

Une caractéristique est comprise dans le service de base.

1.5.1.1

Qui puis-je cibler?

Le client peut cibler des régions géographiques définies au Canada, que ce soit à l’échelle locale ou nationale, et diriger son message dans un secteur aussi restreint que celui qui correspond à un itinéraire de livraison. Il peut choisir de faire livrer son message à des domiciles, à des appartements, à des fermes ou à des commerces, ou encore à une combinaison de ces quatre destinations.

1.5.2

Options

Une option est une valeur ajoutée qui n’est pas automatiquement offerte dans le cadre du service de base.

1.5.2.1

Options disponibles avec l’offre Produit à services ajoutés :

Articles surdimensionnés – Se compose des articles livrés par facteur dont les dimensions se trouvent dans le Tableau 7 de la section 2.3 « Caractéristiques physiques » et des articles non livrés par facteur dont les dimensions se trouvent dans le Tableau 8.

Échantillons (s'applique aux articles standard et surdimensionnés) – Les échantillons sont des articles autres que des imprimés ou une portion d'essai d'un produit réel. Ils peuvent être distribués seuls, comme pièce jointe ou dans une enveloppe avec ou sans de la documentation (voir la section 2.1.2 « Encarts (pièces jointes) »).

Points de remise commerciaux (s'applique aux articles standard et surdimensionnés) – Catégorie de point de remise incluant les immeubles et les structures dans lesquels l'activité principale est de nature commerciale, industrielle ou institutionnelle.

Dépôts avec date de début de livraison (s'applique aux articles standards et surdimensionnés) – Envois dont le client a précisé la date à laquelle la livraison doit débuter (voir la section 4.2.4 « Moment du dépôt »).

1.5.2.2

Options disponibles avec les offres Produit de base et Produit à services ajoutés :

Renvoi à l’expéditeur – Les articles non distribués du service Médiaposte sans adresse accompagnés d’une demande de renvoi précise seront retournés à l’expéditeur au tarif régulier au comptoir des Colis standard, sauf si une entente a été conclue avec Postes Canada.

Envois du service Médiaposte sans adresse non distribuables – Si, pour une raison quelconque, il est impossible de livrer les articles Médiaposte sans adresse du client, ces articles peuvent être renvoyés sur demande au client. Ce service supplémentaire sera facturé au tarif au comptoir des Colis standard applicable. Les articles non distribuables seront également jetés ou recyclés, à la discrétion de Postes Canada.

1.6	Choix des consommateurs

Le client peut effectuer un ciblage plus efficace en respectant les désirs des consommateurs qui indiquent, au moyen d’un avis de leur cru apposé sur leur boîte aux lettres, qu’ils ne désirent pas recevoir de courrier sans adresse. Les seules exceptions sont les communications d’Élections Canada et des directeurs généraux des élections provinciales, les avis portant sur les élections municipales, les articles de la Chambre des communes ainsi que les journaux communautaires. Les articles du client sont donc livrés uniquement aux consommateurs qui souhaitent les recevoir. Consultez les données en ligne sur le nombre de chefs de ménage à l’adresse postescanada.ca/msadocumentsdesoutien pour la répartition des points de livraison comportant ou non ces avis.

1.6.1

Journaux communautaires

Pour qu’un article soit considéré comme un journal communautaire, il doit :

• répondre aux spécifications liées à la taille et au poids des articles Médiaposte sans adresse;
• contenir un ratio maximum de publicité de 70 %, y compris toutes les pièces jointes, et de 30 % de nouvelles, de contenu rédactionnel et d’information d’intérêt local;
• être publié au moins une fois par mois, sans toutefois dépasser une fréquence de trois fois par semaine;
• être au service de la collectivité dans laquelle il est publié par son contenu rédactionnel. De plus, ce contenu rédactionnel doit être pertinent dans toutes les autres collectivités où le journal est distribué;
• être plus qu’un bulletin d’information destiné à un groupe d’intérêts et ne pas être présenté sous forme de feuille ou de dépliant imprimé contenant des nouvelles ou de l’information.

Si les exigences relatives au contenu ne sont pas respectées, l’article pourrait être admissible au service Médiaposte sans adresse, mais ne sera pas exempté du programme Choix des consommateurs (p. ex. l’article ne sera pas admissible au Nombre total des points de remise).

1.6.2

Où seront livrés les articles?

Selon le choix du consommateur, la livraison des articles Médiaposte sans adresse se fait au point de remise habituel (c’est-à-dire à domicile, dans les boîtes aux lettres, aux boîtes postales communautaires, aux boîtes postales multiples et aux cases postales).

1.7	Médiaposte sans adresse parlementaire

Les députés de la Chambre des communes peuvent expédier sans frais à leurs électeurs jusqu’à quatre imprimés du service Médiaposte sans adresse parlementaire par année civile. Ces envois doivent être constitués d’imprimés seulement. Les députés ont droit à ce service à compter du jour auquel leur élection est publiée dans la Gazette du Canada et jusqu’à dix (10) jours après la fin de leur mandat. Tous les envois doivent être postés à Ottawa, au bureau de poste de la Chambre des communes. Suite aux quatre (4) premiers envois, les envois additionnels devront être payés au tarif approprié. Communiquez avec un représentant de Postes Canada pour connaître les tarifs en vigueur.

2

Contenu, présentation et caractéristiques physiques

Pour être admissibles au service Médiaposte sans adresse, les articles déposés doivent satisfaire aux critères précis qui caractérisent le service Médiaposte sans adresse et doivent être conditionnés pour l’expédition de manière à prévenir la perte ou l’endommagement de tout article et à faciliter l’examen de chaque article.

Quant aux envois présentés comme des articles Médiaposte sans adresse qui ne respectent pas les exigences liées au contenu, à la présentation et aux caractéristiques physiques du service Médiaposte sans adresse et qui ne respectent pas les exigences en matière de préparation du courrier et autres énoncées dans la présente convention, pourraient ne pas être admissibles aux services et aux tarifs du service Médiaposte sans adresse.

Veuillez consulter la section 5 « Critères d’admissibilité » des Conditions générales. Visitez le site postescanada.ca/conditionsgenerales pour obtenir de plus amples renseignements.

2.1

Contenu

2.1.1

Quels envois sont admissibles au service Médiaposte sans adresse?

Le service Médiaposte sans adresse se compose de documents imprimés et d‘articles non imprimés tels que des échantillons de produits pour livraison qui ne sont pas destinés à une adresse précise au Canada. Dans le but d’offrir une plus grande souplesse et un éventail de choix maximal, le matériel publicitaire peut présenter un contenu varié et prendre différentes formes, notamment celles-ci :

• circulaires;
• journaux;
• journaux communautaires (voir la section 1.6.1 « Journaux communautaires »);
• cartes;
• coupons;
• feuilles simples;
• enveloppes;
• catalogues;
• revues;
• brochures;
• envois collectifs (voir la section 2.2.2 « Envois collectifs »);
• encarts et pièces jointes (voir la section 2.1.2 « Encarts (pièces jointes) »);
• échantillons;
• CD et des DVD (voir la section 2.1.2.1 « Échantillons »).

2.1.2

Encarts (pièces jointes)

2.1.2.1

Échantillons

Les échantillons sont des articles autres que des imprimés ou une portion d'essai d'un produit réel. Ils peuvent être distribués seuls, comme pièce jointe ou dans une enveloppe avec ou sans la documentation. Une enveloppe cachetée peut contenir un ou plusieurs échantillons sans frais supplémentaires. Le client sera facturé le tarif en vigueur du service Médiaposte sans adresse à services ajoutés en fonction du poids total de l’article, y compris les échantillons. Certaines restrictions s’appliquent. Par exemple, les CD et les DVD dans les boîtiers de plastique rigide ne sont pas acceptés; ils peuvent toutefois être envoyés dans des boîtiers de plastique flexible, comme des étuis de DVD.

Assurez-vous que chaque article ainsi que les échantillons sont admissibles et tenez compte de ce qui suit :

1. Si l'envoi contient un article parfumé, il doit être scellé de sorte qu'aucune odeur ne s'en échappe. Les substances liquides et les poudres doivent également être emballées de façon appropriée. Toutefois, il n'est pas nécessaire de sceller un envoi contenant un article parfumé par processus d'infusion par micro-encapsulation de particules odorantes d'encre et de laque si la section odorante est recouverte ou contenue à l'intérieur de l'article.
2. Si l'article contient une substance allergène commune comme des arachides, des graines de sésame, des noix variées (p. ex. des amandes ou des noix de Grenoble) ou des œufs, il doit être emballé de façon appropriée et porter une étiquette afin de réduire les risques de réactions allergiques.

Reportez-vous à « L’ABC de l’expédition - Entreprise » et à « Objets inadmissibles » à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes pour de plus amples renseignements.

2.1.2.2

Correspondance-réponse d’affaires

Un article Correspondance-réponse d'affaires^MC (carte ou enveloppe) peut être joint à un article Médiaposte sans adresse, à condition que le client ait signé une convention pertinente avec Postes Canada en ce qui concerne le service Correspondance-réponse d'affaires. L'article Correspondance-réponse d'affaires doit être plié à l'intérieur de l'article Médiaposte sans adresse ou inséré à l'intérieur de celui-ci de façon à recouvrir les éléments graphiques de l'article Correspondance-réponse d'affaires, y compris la vignette et l'adresse précise de l'article CRA. Cette mesure évite toute confusion et assure un dépôt, un traitement et une livraison efficaces de l'article Médiaposte sans adresse. Pour obtenir plus de renseignements, visitez le site Web postescanada.ca/cradocumentsdesoutien.

2.1.3

Quels envois ne sont pas admissibles au service Médiaposte sans adresse?

Les aimants ne peuvent être postés en tant qu’articles Médiaposte sans adresse, mais peuvent cependant être inclus comme encarts. L’article en question, y compris l’aimant, doit être vérifié par un représentant autorisé de Postes Canada avant le dépôt.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les articles inadmissibles, voir la section 2.1.4 « Objets inadmissibles » ou la Loi sur la Société canadienne des postes et aux règlements.

2.1.4

Objets inadmissibles

En général, les objets inadmissibles sont des articles :

• qui sont défendus par la loi (c.-à-d. qu’ils sont illégaux, obscènes ou frauduleux);
• qui contiennent du matériel sexuellement explicite à moins que ceux-ci ne se trouvent dans une enveloppe opaque portant la mention « MATÉRIEL POUR ADULTES » ou toute mention semblable;

• qui ne peuvent être expédiés parce qu’ils ne respectent pas certaines caractéristiques physiques ou certaines exigences relatives aux marques;
• qui contiennent des produits ou des substances qui pourraient :

• blesser ceux qui doivent les manipuler;
• endommager le matériel postal et d’autres articles de courrier;
• coincer d’autres articles de courrier.

Tout article qui porte un timbre-poste altéré qui constitue une violation de l’article 52 de la Loi sur la Société canadienne des postes et aux règlements, ou qui porte une mention ou une marque au mépris de l’article 58 de cette Loi est également considéré comme un objet inadmissible. Les matières dangereuses et les articles interdits par la loi ne sont pas admissibles au service Poste-publications. Consultez « Objets inadmissibles » à l'adresse postescanada.ca/guidedespostes pour obtenir de plus amples renseignements.

Il incombe au client de veiller à ce qu’un envoi ne contienne aucun objet inadmissible et à ce que tous les objets puissent être expédiés par la poste.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière de traiter les articles non conformes, reportez-vous aux Conditions générales figurant dans le présent Guide du client.

2.1.4.1

Sollicitations par la voie du courrier

Les sollicitations (offres) qui ont l’apparence générale d’une facture ou d’un relevé de compte et qui ne nécessitent aucun paiement à moins que l’offre ne soit acceptée doivent satisfaire aux obligations réglementaires relatives à la préparation et à la présentation de ce type d’article. Ces exigences sont présentées dans « Objets inadmissibles » à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes. Pour connaître les exigences officielles relatives au Règlement sur les sollicitations par la voie du courrier, reportez-vous à la Loi sur la Société canadienne des postes au site http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cr/C.R.C.-ch.1295.

2.2	Présentation

2.2.1

Aucune adresse sur les envois du service Médiaposte sans adresse

Les articles ne doivent pas être adressés, mais ils peuvent porter une mention telle que « CHEF DE MÉNAGE », « OCCUPANT », « RÉSIDANT », « PROPRIÉTAIRE DE L’ENTREPRISE », « GESTIONNAIRE DU MARKETING », « GESTIONNAIRE DES ACHATS » ou « LOCATAIRE DE CASE POSTALE », sans autre forme d’adresse.

2.2.2

Envois collectifs

On entend par envoi collectif des articles conçus ou publiés principalement à des fins publicitaires et comportant deux ou plusieurs articles (ou publicités) en provenance de divers annonceurs, imprimés sur une feuille simple, une carte ou un carnet de coupons ou transmis par la poste dans un sac, un emballage ou une enveloppe scellé qui les garde ensemble.

• Lorsque deux entreprises seulement désirent partager les coûts de distribution liés à la publicité de leurs produits et services, chaque entreprise doit utiliser au minimum 25 % de la surface pour son annonce.
• Lorsque trois entreprises ou plus participent à un envoi collectif, les exigences minimales relatives à l’espace publicitaire ne s’appliquent pas. Cependant, le client qui expédie l‘article doit être un annonceur et son nom doit être indiqué sur l’article (voir la section 2.2.3 « Désignation du client »).

Pour être considéré comme un annonceur, le client doit faire une présentation descriptive visant à promouvoir directement la vente d’un produit ou d’un service. Il ne peut simplement imprimer son nom au bas d’une feuille simple ou d’une carte et être considéré comme un annonceur.

2.2.3

Désignation du client

Chaque article Médiaposte sans adresse doit porter le nom du client.

En ce qui concerne les envois collectifs ou les envois effectués au nom d’un groupe, le nom du client (soit le propriétaire de l’envoi collectif ou de l’envoi effectué au nom du groupe) doit être clairement indiqué sur l’article (par exemple : Envoyé par « NOM DU CLIENT [EXPÉDITEUR] »), afin que le destinataire sache qui est l’expéditeur.

2.2.4

Marques

Les clients peuvent utiliser le logo « Livré par » sur les articles livrés par Postes Canada avec le consentement écrit préalable du gestionnaire, Développement de la marque, de Postes Canada, ou de son remplaçant désigné. Il est possible de joindre le gestionnaire, Développement de la marque, de Postes Canada à l'adresse info.brand@postescanada.ca. On peut trouver les illustrations à l'adresse : postescanada.ca/cpo/mc/aboutus/media/logodownloads.jsf

Tout usage qu'en fait le client doit être strictement conforme à l'autorisation reçue, et toute utilisation non autorisée constitue une infraction aux termes de la Loi sur la Société canadienne des postes et aux règlements, ainsi qu'une contrefaçon des marques de commerce et des marques officielles de Postes Canada.

Il faut noter que tout article sera considéré comme un objet inadmissible s’il porte à l’extérieur une marque ou une étiquette possédant l’une des caractéristiques suivantes qui n’a pas été fournie ou autorisée par Postes Canada :

• toute illustration susceptible d’être prise pour un timbre-poste, une empreinte d’affranchissement, une étiquette de service ou toute autre marque qui suggère que l’affranchissement a été acquitté;
• toute étiquette ou tout message imprimé qui évoque que l’objet recevra un traitement particulier, une livraison rapide ou d’autres services postaux qui n’auraient pas été achetés par le client (cependant, le client peut apposer sur les articles des étiquettes à l’intention du destinataire qui présentent des directives clairement et uniquement liées au contenu de l’envoi et qui n’auront pas pour effet de faire de celui-ci un objet inadmissible. Par exemple, les articles peuvent porter les mentions « URGENT » ou « RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS À L’INTÉRIEUR »), et
• toute reproduction d’une étiquette, d’une mention ou d’une marque utilisée par Postes Canada qui pourrait créer une confusion et avoir des répercussions sur le traitement de l’article, p. ex. une confusion quant au service pour lequel le client a payé.

Avant de procéder à l’impression de ces étiquettes, messages ou autres marques, il incombe au client de soumettre à Postes Canada une proposition à cet effet et de la faire approuver.

2.2.4.1

Aucune vignette postale

Il n’existe aucune vignette postale pour le service Médiaposte sans adresse. Les vignettes postales ne sont pas acceptées sur les articles Médiaposte sans adresse, exception faite de la vignette Correspondance-réponse d’affaires, à condition que les spécifications soient respectées. Tout article Médiaposte sans adresse portant une vignette, sauf celle du service Correspondance-réponse d’affaires, sera refusé comme article du service Médiaposte sans adresse. Consultez le site postescanada.ca/guidedespostes, pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la vignette postale.

2.3	Caractéristiques physiques

Les articles livrés par les facteurs de Postes Canada respectent des exigences différentes, en ce qui concerne le poids et les dimensions, de celles qui sont imposées dans le cas des modes de livraison non desservis par facteurs.

Tous les articles Médiaposte sans adresse doivent se conformer aux exigences énoncées ci-dessous en matière de dimensions et de poids.

Prière d’adresser toute question concernant l’expédition d’articles à un représentant de Postes Canada.

Figure 1 : Exemples d’exigences de dimensions minimales

3

Préparation du courrier

La préparation adéquate du courrier est une étape importante permettant d’assurer que les articles Médiaposte sans adresse sont traités et livrés de façon efficace.

Consultez le site postescanada.ca/preparationcourrier pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la préparation du courrier.

3.1	Distribution minimale

Les renseignements concernant la distribution sont accessibles grâce aux données sur les chefs de ménage. Voir la section 1.2.2.2 « Nombre de chefs de ménage ».

Le volume minimal accepté en vue de la distribution par un bureau avec service de facteurs et un bureau sans service de facteurs est le suivant :

• la distribution complète dans le cadre d’un itinéraire;
• la distribution complète aux maisons seulement, aux appartements seulement, aux fermes seulement, aux commerces seulement ou une combinaison de ces destinations, dans le cadre d’un itinéraire.

Le client peut fournir des quantités inférieures à celles requises pour effectuer la distribution par un bureau avec service de facteurs ou un bureau sans service de facteurs. Dans de tels cas, Postes Canada distribuera les articles Médiaposte sans adresse aux installations de livraison sélectionnées jusqu’à l’épuisement des quantités fournies, en commençant par le premier itinéraire de facteur ou mode de livraison non desservi par facteurs. Par exemple, si un bureau avec service de facteurs exige 5 000 articles Médiaposte sans adresse pour garantir une couverture complète du secteur qu’il dessert et que le client n’envoie que 4 000 articles, Postes Canada distribuera ces 4 000 articles en commençant par le premier itinéraire de facteur sélectionné par le client, jusqu’à ce que la quantité d’articles soit épuisée (sans ordre précis).

Sinon, un client peut sélectionner les itinéraires de facteur ou les modes de livraison non desservis par facteurs qui recevront une couverture partielle en soumettant une Commande (Déclaration de dépôt) au moyen des Outils électroniques d’expédition ou en indiquant les quantités sur la Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse. Par exemple, si un bureau avec service de facteurs a besoin de 5 000 articles Médiaposte sans adresse pour garantir une couverture complète du secteur qu’il dessert et que le client n’envoie que 4 000 articles, le client peut préciser quels itinéraires recevront une couverture partielle. Ces articles seront distribués dans le cadre d’un itinéraire donné jusqu’à l’épuisement des quantités fournies (sans ordre particulier).

Dans certains cas, un itinéraire de facteur peut couvrir plus d’une région de tri d’acheminement (RTA). Il s’agit alors d’un « itinéraire fractionné ». Le client peut choisir la RTA de l’itinéraire fractionné qu’il désire voir desservie en utilisant la version en ligne, hors ligne originale ou bureau d’affaires 2.0 « haut de gamme » ou la version en ligne « Saisie d’une commande express » des Outils électroniques d’expédition (OEE) ou en indiquant la RTA sur la Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse. Une Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse n’est pas requise lorsque le client utilise la version bureau d’affaires 2.0 des OEE. Consultez la section 4.1.2.1 « Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement (Outils électroniques d’expédition [OEE]) » pour plus d’information.

3.2	Envoi propre à une version et personnalisé

Les articles qui contiennent des impressions variables, comme plusieurs offres ou emplacements d'affaires, et qui n'exigent pas des directives de livraison précises, sont acceptables à condition que les éléments suivants liés à l'article demeurent les mêmes : l'identité du client, les dimensions et les produits ou services annoncés. Ces articles seront distribués aléatoirement et ne nécessitent pas des exigences spéciales se rapportant à l'enliassage ou à l'étiquetage.

Si le client souhaite envoyer différentes versions de ses articles dans le même envoi du service Médiaposte sans adresse (p. ex. des enveloppes identiques avec des contenus différents) à un itinéraire spécifique à l’intérieur d’une installation de livraison, le client doit s’assurer que chaque version différente :

• est enliassée et conteneurisée séparément;
• le titre pour chacune des versions distinctes est identifié dans le champ Titre d’article (s’applique uniquement lorsqu’on utilise la version bureau d’affaires 2.0 des OEE);
• est accompagnée de sa propre Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse;
• contient des étiquettes avec un numéro de contrôle de Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse (s’applique uniquement lorsqu’on utilise la version bureau d’affaires 2.0 des OEE);
• est consignée sur des lignes distinctes dans la Commande (Déclaration de dépôt);
• porte la RTA et le secteur cible (c.-à-d. domiciles, appartements, fermes ou commerces) imprimés sur l’article, s’il y a différentes versions par itinéraire de facteur ou mode de livraison non desservi par facteurs.

Une Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse n’est pas requise lorsque le client utilise la version bureau d’affaires 2.0 des OEE. Consultez la section 4.1.2.1 « Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement (Outils électroniques d’expédition [OEE]) » pour plus d’information.

3.3	Enliassage et conteneurisation

Les articles Médiaposte sans adresse, y compris les encarts et les échantillons, devraient être enliassés de sorte que chaque liasse puisse facilement tenir dans une seule main. Une liasse ne doit pas dépasser 100 mm de hauteur dans le cas des articles pesant jusqu’à 500 g et 200 mm de hauteur dans le cas des articles pesant de 500 à 1 000 g. Une liasse ne doit également pas comprendre plus de 200 articles. Toutes les liasses doivent contenir le même nombre d’articles, sauf la dernière liasse de l’envoi qui peut être plus petite et que l’on appelle liasse de courrier « résiduaire ».

Chaque liasse doit être attachée solidement à l’aide d’une ficelle ou d’une bande élastique (en forme de croix) pour éviter qu’elle ne se défasse durant la manutention ou le transport. Les liasses doivent être placées dans un conteneur approprié fourni par le client.

Les liasses doivent ensuite être placées dans l’un des trois (3) types de conteneurs approuvés pour les envois Médiaposte sans adresse, soit :

• des conteneurs à parois rigides fournis par Postes Canada (conteneur à lettres ou conteneur pour grands objets plats);
• des conteneurs fournis par le client (incluant les boîtes) et approuvés au préalable par Postes Canada;
• des pochettes Flexifort^MC.

Le poids maximal du conteneur à lettres, du conteneur à grands objets plats ou du conteneur fourni par le client ainsi que ses liasses qu’il contient ne peut dépasser 22,7 kg. Le poids ne peut excéder 6 kg pour une pochette Flexifort^MC petit format et 11 kg pour une pochette Flexifort^MC grand format. Lorsque les articles sont déposés dans des conteneurs, une étiquette doit être insérée dans le porte-étiquettes du conteneur. Lorsqu’un client utilise son propre conteneur ou une pochette Flexifort^MC, une étiquette autocollante appropriée doit être apposée sur chacun des conteneurs déposés à un établissement de traitement du courrier ou à un bureau de poste.

Chaque étiquette de conteneur ou étiquette autocollante doit être adressée à l’installation de livraison et être numérotée sans interruption (par exemple, 1 de 5, 2 de 5, etc.) pour indiquer le nombre total de conteneurs que contient l’envoi.

Pour connaître les spécifications exactes relatives à la création d’étiquettes, pour obtenir des étiquettes adhésives, ou pour s’assurer qu’un conteneur à lettres, un conteneur à grands objets plats, une pochette Flexifort^MC ou un conteneur fourni par le client sont appropriés, communiquez avec un représentant de Postes Canada ou avec le Réseau du service aux entreprises, au 1.800.260.7678. Consultez le site postescanada.ca/preparationcourrier pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la préparation et du tri préliminaire du courrier.

Il n’existe aucune option de tri préliminaire du courrier pour le service Médiaposte sans adresse.

3.4	Préparation des encarts et pièces jointes

Un encart ne peut être inséré que dans un journal, une revue ou un catalogue et doit y être fixé solidement ou plié à l’intérieur de celui-ci, afin de faire partie intégrante de l’article Médiaposte sans adresse de telle sorte qu’il ne pourra s’en séparer dans le cadre de la manutention normale du courrier.

Pour vérifier si l’encart ne se détachera pas de l’article Médiaposte sans adresse, il suffit de saisir l’article par le milieu du dos (ou pli) entre le pouce et l’index et le secouer horizontalement. Si l’encart se sépare pendant l’essai, vous devrez avoir recours à l’une des options suivantes lors de la préparation de l’article :

• placer l’article, y compris les encarts, dans un emballage ou une enveloppe en « papier »;
• placer l’article, y compris les encarts, dans un emballage ou une enveloppe en « plastique » (également appelée enveloppe transparente);
• apposer des autocollants, du ruban adhésif ou des languettes sur les ouvertures supérieure et inférieure d’un article plié, sur l’ouverture opposée au pli ou sur toutes les ouvertures;
• placer l’encart dans un journal en insérant tous les encarts dans un seul encart ou emballage pour créer un seul pli, puis placer le paquet d’encarts dans un quart du journal en s’assurant que le pli des encarts fait face à la bordure extérieure du journal;
• placer les encarts au milieu des pages de l’article, puis replier l’article de façon à faire un seul pli;
• si l’article est en deux sections, placer l’encart entre les sections, puis plier l’article de façon à faire un seul pli;
• il est possible d’utiliser des agrafes pourvu qu’elles soient recouvertes de façon à empêcher les blessures durant la manipulation normale;
• il est possible d’utiliser de la colle, pourvu que la colle et le papier soient suffisamment solides pour retenir l’encart au milieu de l’article.

Si l’encart se détache toujours après l’exécution de l’essai ou le recours à l’une des options susmentionnées, il ne sera pas livré et sera recyclé ou éliminé conformément à la politique de Postes Canada relative au service.

3.5	Plan de distribution

Lorsque le secteur de livraison cible choisi par le client vise plus de 10 bureaux de livraison, et que le client choisit le transport pour une partie, mais non la totalité des articles dans le cadre du même envoi, le client doit remettre à Postes Canada un plan de distribution au moment du dépôt.

Un plan de distribution peut être créé pendant la préparation de la Commande (Déclaration de dépôt) à l’aide des versions en ligne, hors ligne originale ou bureau d’affaires 2.0 « haut de gamme » des OEE. Lorsque vous préparez une Commande (Déclaration de dépôt) manuelle ou à l’aide de la version « DD » seulement, Postes Canada ne fournit pas un formulaire pour le plan de distribution. La présentation du plan de distribution peut varier, pourvu qu’on y trouve les renseignements suivants :

• le nom du client;
• le numéro de compte du client;
• le numéro ou les numéros de série de la Commande (Déclaration de dépôt);
• le ou les numéros de contrôle de chaque Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse de l’envoi (il peut y avoir plus d’une Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse pour une installation de livraison, selon la nature de l’envoi);
• le Code postal de l’installation de livraison indiqué sur chaque Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse;
• les volumes acheminés à chaque installation de livraison.

Une Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse n’est pas requise lorsque le client utilise la version bureau d’affaires 2.0 des OEE. Consultez la section 4.1.2.1 « Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement (Outils électroniques d’expédition [OEE]) » pour plus d’information.

4

Dépôt du courrier

4.1	Avant le dépôt

4.1.1

Remise d’un échantillon

Pour confirmer que les articles respectent les spécifications de Postes Canada pour le service Médiaposte sans adresse, le client doit remettre un (1) échantillon représentatif de chaque article, y compris tous les encarts, les pièces jointes et les emballages, identique à l'article qui sera expédié, et ce pour chaque variation (p. ex. poids, dimensions, contenu). Cela réduira les risques que des problèmes nuisent au succès de la livraison des articles.

L'échantillon représentatif doit être remis à l'installation approuvée de Postes Canada où le courrier sera déposé avant le dépôt ou au moment même. Dans le cas des dépôts partiels, un échantillon par commande doit être fourni au moment du premier dépôt. Si les articles sont transportés directement à l'installation de livraison locale, il est recommandé qu'un (1) échantillon représentatif et les copies pertinentes de la Commande (Déclaration de dépôt) soient remis à l'emplacement de réception, l'Unité de vérification du courrier reçu (UVCR) ou un bureau de poste de la Société avant que le dépôt soit acheminé directement à l'installation de livraison locale.

4.1.2

Création d’une Commande (Déclaration de dépôt)

Le client doit dûment remplir une Commande (Déclaration de dépôt), qu’il présentera au moment du dépôt et qui sera accompagnée d’un échantillon de l’envoi (y compris les encarts et pièces jointes) identique aux articles qui seront expédiés.

Le client devra remplir une Commande (Déclaration de dépôt) à l’aide des OEE, mais il peut également présenter une Commande (Déclaration de dépôt) manuelle. Les Commandes (Déclarations de dépôt) préparées manuellement sont assujetties aux tarifs sans convention et des frais de traitement des Commandes (Déclarations de dépôt) manuelles peuvent être exigés.

Au moment du dépôt, deux (2) copies imprimées de la Commande (Déclaration de dépôt) électronique ou l’original de la Commande (Déclaration de dépôt) remplie manuellement doivent être remis à un représentant autorisé à l’installation postale approuvée par Postes Canada où le client est censé verser son paiement, tel qu’il l’a indiqué sur la Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse.

Une Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse n’est pas requise lorsque le client utilise la version bureau d’affaires 2.0 des OEE. Consultez la section 4.1.2.1 « Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement (Outils électroniques d’expédition [OEE]) » pour plus d’information.

Les articles de 115 g ou moins et ceux de plus de 115 g doivent être inscrits sur une Commande (Déclaration de dépôt) distincte.

4.1.2.1

Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement (Outils électroniques d’expédition [OEE])

Pour être admissible aux tarifs de la convention, la Commande (Déclaration de dépôt) doit être préparée et soumise au moyen des OEE.

Le logiciel des Outils électroniques d'expédition (OEE) est gratuit et est accessible à partir du segment Entreprise du site Web de Postes Canada (postescanada.ca/nouvelutilisateur). Les clients doivent s'inscrire une fois dans le segment Entreprise à l’adresse postescanada.ca/nouvelutilisateur pour accéder aux OEE. Pour toute question d'ordre technique, les clients peuvent appeler le Service d'assistance technique au 1.800.277.4799.

Le client a la possibilité d’utiliser la version en ligne, hors ligne originale ou hors ligne bureau d’affaires 2.0 des OEE qui peut être téléchargée pour préparer les Commandes (Déclaration de dépôt) hors ligne, puis les soumettre au moment du dépôt. Cette méthode réduit la paperasserie et les risques d’erreur tout en offrant au client plus de commodité.

Postes Canada met à la disposition des clients du service Médiaposte sans adresse trois versions du logiciel OEE, soit :

• la version « haut de gamme » (OEE en ligne, version originale hors ligne ou hors ligne bureau d’affaires 2.0);
• la version « Saisie d’une commande express » (OEE en ligne seulement);
• la version « DD » seulement (OEE en ligne ou version originale hors ligne).

Consultez le site postescanada.ca/oee_msa pour obtenir de plus amples renseignements sur les OEE pour le service Médiaposte sans adresse.

L’utilisation des versions en ligne ou hors ligne originale haut de gamme ou en ligne Saisie d’une commande express des OEE permet au client :

• de bénéficier des tarifs consentis par sa convention;
• de préparer automatiquement la totalité de sa Commande (Déclaration de dépôt)², y compris les Feuilles de dépôt – Médiaposte sans adresse et tous les documents et les étiquettes codées nécessaires à son dépôt d’articles Médiaposte sans adresse;
• d’imprimer automatiquement les détails de livraison propres au dépôt sur les formulaires et les étiquettes connexes;
• de bénéficier d’une réduction incitative à l’automatisation;
• de comptabiliser les volumes attribués à toute Commande (Déclaration de dépôt) automatisée dans le volume annuel convenu du client;
• d’être exempts des frais de traitement associés aux Commandes (Déclarations de dépôt) manuelles;
• de ne pas avoir à faire timbrer le verso de la Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse à une installation de Postes Canada comme preuve de paiement avant l’expédition;
• d’avoir accès au service Suivi d’un envoi.

La version hors ligne bureau d’affaires 2.0 des OEE comporte les mêmes fonctions que celles de la version hors ligne originale, en plus de :

• réduire la paperasse (élimine l'exigence selon laquelle une Feuille de dépôt - Médiaposte sans adresse doit être comprise avec un envoi, car toute l'information pertinente figurera sur l'étiquette de conteneur existante);
• simplifier la préparation du courrier (y compris la simplification des étapes requises pour compléter les exigences d'envoi);
• fournir aux utilisateurs de l'aide propre à l'écran.

L’utilisation des versions en ligne ou hors ligne originale « DD » seulement des OEE permet au client :

• de bénéficier des tarifs consentis par sa convention;
• de n’avoir que la Commande (Déclaration de dépôt) à préparer électroniquement, mais il est toujours tenu de présenter des copies préparées manuellement des Feuilles de dépôt – Médiaposte sans adresse, des étiquettes de conteneur et du sommaire du plan de dépôt au moment de l’envoi;
• de comptabiliser les volumes attribués à toute Commande (Déclaration de dépôt) automatisée dans le volume annuel convenu du client;
• d’être exempts des frais de traitement associés aux Commandes (Déclarations de dépôt) manuelles.

4.1.2.2

Commande (Déclaration de dépôt) préparée manuellement

Le client peut choisir de préparer manuellement sa Commande (Déclaration de dépôt) à l’aide de la version papier du formulaire. Les Commandes (Déclarations de dépôt) préparées manuellement seront assujetties aux tarifs sans convention.

Pour bénéficier des tarifs consentis par la convention du service Médiaposte sans adresse, les clients sont tenus d’utiliser les OEE pour préparer et soumettre leur Commande (Déclaration de dépôt). Pour s’assurer que les volumes de courrier du service Médiaposte sans adresse sont comptabilisés dans le volume annuel convenu du client, consultez la Grille tarifaire Médiaposte sans adresse pour connaître les conditions qui s’appliquent lors de l’utilisation d’une Commande (Déclaration de dépôt) manuelle.

4.1.2.3

Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse

Postes Canada fournit une Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse que le client doit remplir pour chaque installation de livraison lorsqu’il effectue un envoi. Il est essentiel de remplir ce formulaire pour fournir des instructions précises de livraison à nos facteurs, y compris les régions de tri d’acheminement (RTA) sélectionnées et les numéros d’itinéraire. Une fois le formulaire rempli, le client doit apporter celui-ci, de même que la Commande (Déclaration de dépôt) et un mode de paiement accepté, à l’installation de Postes Canada. La Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse doit être placée avec la liasse résiduaire ou avec la plus petite liasse, dans le dernier conteneur fourni par le client (incluant les boîtes) ou conteneur fourni par Postes Canada (p. ex. le cinquième de cinq), à chaque installation de livraison sélectionnée. Dans le cas d’envois propres à une version, il faut présenter une Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse pour chaque version.

Le verso de la Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse sera timbré pour valider le paiement dans le cas des Commandes (Déclarations de dépôt) manuelles ou des Commandes (Déclarations de dépôt) préparées et présentées à l’aide de la version « DD » seulement des OEE.

4.1.2.4

Dépôts partiels et expédition à des établissements en aval

Si un envoi du service Médiaposte sans adresse est déposé en plusieurs dépôts, le montant total de l’affranchissement de la Commande (Déclaration de dépôt) entière doit être indiqué sur la première Commande (Déclaration de dépôt).

Si un envoi du service Médiaposte sans adresse est déposé à une installation en aval approuvée, le montant total de l’affranchissement de la Commande (Déclaration de dépôt) entière doit être indiqué sur une seule Commande (Déclaration de dépôt).

Si le client dépose un envoi du service Médiaposte sans adresse à plusieurs endroits ou à des dates différentes, la Commande (Déclaration de dépôt) doit décrire l’ensemble de l’envoi et accompagner chaque dépôt. Si le client utilise la version en ligne, hors ligne originale ou bureau d’affaires 2.0 « haut de gamme » des OEE, celle-ci produira automatiquement une Commande (Déclaration de dépôt) qui décrit l’ensemble de l’envoi ainsi que la portion de l’envoi faisant l’objet d’un dépôt partiel.

Tous les dépôts partiels pour une Commande (Déclaration de dépôt) doivent être déposés au complet au plus tard dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la date du premier dépôt.

4.2	Au moment du dépôt

4.2.1

Exigences au moment du dépôt

Les articles Médiaposte sans adresse doivent être présentés pour dépôt à un représentant autorisé à une installation postale approuvée par Postes Canada, y compris tout comptoir postal de vente au détail.

4.2.2

Lieu de dépôt

Tous les articles Médiaposte sans adresse destinés à la même installation de livraison de Postes Canada doivent être déposés à la même date. La date de début et de fin du cycle de livraison sera ajustée en fonction de la date et l’heure à laquelle le dépôt sera réellement reçu.

Le client peut déposer des envois dont une partie est destinée à la livraison locale et une seconde partie requiert le transport. Ces parties doivent cependant être regroupées dans un ou des conteneur(s) à lettres, conteneur(s) à grands objets plats, conteneur(s), monotoneur(s) ou palette(s) fourni(s) par le client, le cas échéant.

Les tarifs du service Médiaposte sans adresse s’appliquent aux articles destinés à la livraison à l’intérieur d’un secteur desservi par l’installation de livraison où les articles ont été déposés. Si le client souhaite que Postes Canada achemine des articles dans d’autres secteurs de livraison, des frais de transport s’appliqueront. Des frais de transport sont exigés pour tous les articles Médiaposte sans adresse acheminés d’une installation de Postes Canada à toute autre installation de livraison.

Les envois du service Médiaposte sans adresse parlementaire ne peuvent être déposés qu’au bureau de poste de la Chambre des communes, à Ottawa.

Les articles Médiaposte sans adresse ne peuvent être déposés dans les boîtes aux lettres publiques ni dans d’autres réceptacles à courrier.

4.2.3

Envois qui ne satisfont pas aux exigences du service Médiaposte sans adresse

Lorsqu’un article ou l’une de ses composantes est présenté comme un envoi du service Médiaposte sans adresse alors qu’il est inadmissible à ce service de Postes Canada, la Société applique la procédure présentée à la section « Conditions générales ».

Veuillez vous référer à la section 5 « Critères d’admissibilité » de la partie Conditions générales du présent Guide du client.

4.2.4

Moment du dépôt

Les clients ont le choix entre les deux (2) options de livraison suivantes, selon leurs besoins :

4.2.4.1

Dépôts avec date de début de livraison

Si le client précise la date du début de la livraison, l'envoi est déposé :

4.2.4.2

Dépôts « Sur réception »

Si le client ne précise pas la date de début du cycle de livraison et si l'envoi est déposé :

5

Tarifs

5.1	Tarifs du service Médiaposte sans adresse

Afin de se prévaloir de ces tarifs avantageux, le client doit satisfaire à toutes les exigences qui s’appliquent au service Médiaposte sans adresse, y compris les spécifications et les exigences en matière de préparation du courrier Médiaposte sans adresse, suivant les stipulations énoncées dans la présente convention.

Veuillez consulter la Grille tarifaire Médiaposte sans adresse à l’adresse postescanada.ca/msadocumentsdesoutien pour connaître les tarifs en vigueur pour le Produit de base et le Produit à services ajoutés du service Médiaposte sans adresse.

5.2	Frais de transport

Si le client décide de déposer l’ensemble de son envoi à une seule installation de livraison de Postes Canada, celle-ci veillera au transport de ces articles jusqu’aux bureaux de livraison moyennant des frais. Les frais de transport s’appliqueront à chaque article aux tarifs indiqués dans la Grille tarifaire Médiaposte sans adresse. Le client peut également apporter lui-même ses articles directement à l’installation de livraison locale. Lorsque le client effectue le dépôt de ses articles Médiaposte sans adresse à un centre de desserte postale (CDP) à des fins de livraison par le bureau de livraison desservi par facteurs se trouvant dans la même installation, les frais de transport ne s’appliquent pas.

6

Modalités propres au service Médiaposte sans adresse

6.1	Modalités de paiement

Pour connaître les modalités générales de paiement, reportez-vous à la section Paiement des dépôts.

6.2	Conditions générales

Reportez-vous aux Conditions générales, lesquelles ont été modifiées comme suit :

Remplacer :

Si le Guide du client applicable à un produit ou service le précise, le client doit annexer une commande électronique dans le format approuvé ou indiqué par Postes Canada, à chaque dépôt.

Ajouter :

Le client convient que les articles déposés aux termes de la présente convention seront déposés uniquement en son nom ou au nom de l'utilisateur autorisé, que les articles ne seront pas amalgamés ou regroupés et qu'ils ne proviendront pas de sources autres que celles approuvées par Postes Canada.

Le présent supplement fait partie de la convention du service Médiaposte sans adresse que le client a conclue avec Postes Canada. Le présent supplement énonce les conditions qui s'appliquent aux services Promocarte offerts pour le service Médiaposte sans adresse.

Sous réserve des modalités des services Promocarte^MC pour le service Médiaposte^MC sans adresse, en commandant les services Promocarte offerts avec le service Médiaposte sans adresse, le client obtient l'impression sur du papier à huit points couché au recto, la préparation du courrier, le dépôt, le transport et la livraison des articles Promocarte au moyen du service Médiaposte sans adresse de Postes Canada.

En signant et en soumettant le Formulaire de demande d'impression des articles Promocarte pour la Médiaposte sans adresse, le client reconnait avoir reçu et accepté les modalités indiquées dans les documents suivants, qui font partie de la convention avec Postes Canada pour les services Promocarte:

• le Formulaire de demande d'impression des articles Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse;
• le document Modalités de la Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse;
• la Grille tarifaire Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse;
• la feuille Spécifications de la Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse;
• le document Spécifications de prépresse des articles Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse

Tous les documents dont il est question dans la présente peuvent être modifiés de temps à autre.

La Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse est un média publicitaire imprimé pouvant se composer de formats de carte variés.

Sur chaque Formulaire de demande d'impression des articles Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse, le client doit commander la quantité minimale par commande d'articles Promocarte identiques répondant à toutes les exigences du service Médiaposte sans adresse.

Pour avoir droit aux tarifs Promocarte, le client doit respecter toutes les conditions applicables indiquées dans la présente convention.

Le Client convient de payer pour les services demandés sur le Formulaire de demande d’impression des articles Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse plus les taxes applicables.

Le client doit payer à Postes Canada les tarifs applicables approuvés et confirmés sur le formulaire de demande d'impression, de même que l'affranchissement et les taxes applicables.

Le client doit acquitter l'affranchissement et les taxes applicables en vigueur au moment du dépôt de l'envoi de la Promocarte.

Le client doit payer les services Promocarte au moyen d'un compte de Postes Canada. Veuillez vous reporter aux renseignements sur le compte qui se trouvent dans le Guide du client à l’adresse postescanada.ca/msadocumentsdesoutien.

Le client doit fournir la planche modèle au représentant désigné de Postes Canada dont les coordonnées figurent sur le Formulaire de demande d'impression des articles Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse. Cette planche modèle doit satisfaire aux exigences stipulées sur la feuille Spécifications des services Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse et sur la feuille Spécifications de prépresse : planche modèle électronique Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse. Si le client ajoute un article Correspondance-réponse d'affaires^MC à sa planche modèle, il est tenu de s’assurer que les exigences les plus récentes, y compris les spécifications, sont respectées.

Postes Canada se réserve le droit de rejeter tout texte, visuel ou autre qui, à son avis, enfreint la loi, n'est pas conforme aux normes de l'industrie de la publicité ou va à l'encontre des valeurs morales de la collectivité, ou encore qu'elle tient pour inacceptable, Postes Canada étant seule juge en la matière. Sans restreindre la portée générale de ce qui précède, Postes Canada s'abstiendra de livrer des articles Promocarte qui contiennent des éléments sexuellement explicites ou de l'information concernant des activités de prise de paris, la vente de mises collectives, des paris ou gageures, ou des loteries illégales.

Par l'entremise de son représentant désigné, Postes Canada remettra au client une copie de l'épreuve définitive de la planche modèle assortie du Bon à tirer et de l'Aperçu du plan de dépôt afin d'obtenir son autorisation écrite. Dans les meilleurs délais, il incombera au client de s’assurer que l'épreuve définitive de la planche modèle est conforme à tous les égards et que le nombre d'articles indiqué dans l'Aperçu du plan de dépôt est exact. L'impression des articles Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse ne commencera qu'une fois que le client aura approuvé par écrit tous les documents nécessaires.

Dès que le client aura approuvé et renvoyé au représentant désigné de Postes Canada l'épreuve définitive de la planche modèle et le Bon à tirer portant sa signature, le nombre d'articles Promocarte stipulé dans l'Aperçu du plan de dépôt approuvé sera imprimé. Tout document manquant ou transmis en retard risque de retarder le début de l'impression et par conséquent l'expédition des articles. Toute modification à la planche modèle approuvée ou aux nombres indiqués dans l'Aperçu du plan de dépôt final demandée par le client sera effectuée moyennant des droits supplémentaires.

La responsabilité de toute erreur ou omission relative aux articles Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse incombe au client, peu importe qu’il ait ou non vérifié et approuvé la planche modèle définitive et l'Aperçu du plan de dépôt ou qu’il ait effectué ou non une vérification des presses.

Sauf lorsque la présente convention renferme des indications précises à ce sujet, ni l'une ni l'autre des parties n'utilisera des marques de commerce, des appellations commerciales, des marques officielles ou des droits d'auteur, quels qu'ils soient, appartenant à l'autre partie (« les Marques ») sans y avoir été autorisée au préalable par écrit. Rien dans la présente convention ne sera interprété comme la cession ou l'octroi d'un droit, d'un titre ou d'un intérêt quelconque relatif aux Marques. Le client certifie qu’il est le propriétaire ou l'utilisateur autorisé des Marques et qu’il a le pouvoir d'accorder et accorde à Postes Canada et à son représentant désigné le droit d'utiliser ces Marques pour s'acquitter de leurs obligations aux termes de la Convention. Chaque fois que le client mentionnera le service Promocarte ou utilisera, sous quelque forme que ce soit, n'importe quelle autre propriété intellectuelle de Postes Canada, notamment tous les logotypes et les appellations commerciales de Postes Canada, il devra avoir obtenu au préalable et par écrit l'autorisation de Postes Canada.

Le client s’engage formellement à indemniser Postes Canada pour toutes les réclamations, les demandes, les pertes ou les dommages qu'elle et son représentant désigné pourraient subir à la suite de l'utilisation des planches modèles (y compris des Marques) que le client lui aura fournies ou qui lui auront été fournies en son nom, quel que soit le rapport entre leur utilisation par Postes Canada et son représentant désigné et ces réclamations, demandes, préjudices ou dommages.

Les articles Promocarte seront préparés par le représentant désigné de Postes Canada pour satisfaire aux exigences de conditionnement postal prescrites pour les envois Médiaposte sans adresse de Postes Canada et seront distribués dans les secteurs sélectionnés indiqués et approuvés dans l'Aperçu du plan de dépôt, conformément aux pratiques habituelles de Postes Canada pour la prestation des services Médiaposte sans adresse.

Postes Canada fera tout son possible pour respecter la date du début de la livraison indiquée sur le Formulaire de demande d'impression des articles Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse, mais la date du début réel de la livraison des envois Promocarte déposés pour le service Médiaposte sans adresse peut varier en fonction de différents facteurs, notamment la date à laquelle le client aura approuvé la planche modèle définitive et l'Aperçu du plan de dépôt et les aura remis au représentant désigné, les modifications apportées aux exigences et aux volumes, ainsi que d'autres facteurs indépendants de la volonté de Postes Canada et de son représentant désigné.

Tous les envois Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse seront déposés au Canada. Les normes du service de la Médiaposte sans adresse s'appliquent à tous les envois Promocarte pour le service Médiaposte sans adresse.

En ce qui concerne les services Médiaposte sans adresse (la partie des services Promocarte liée à la livraison qui commence au moment du dépôt des articles Promocarte), Postes Canada, son représentant désigné, ses administrateurs, ses dirigeants, ses employés et toute autre partie dont elle peut être tenue responsable selon la loi (chacune de ces personnes étant identifiée, individuellement et collectivement, dans ce document comme « représentant de Postes Canada »), ne seront pas tenus responsables de tout dommage direct, indirect, général, spécial ou subséquent, découlant de la présente Convention, peu importe qu'il soit le résultat d'une perte, d'une erreur de traitement, de l'endommagement ou du retard des articles expédiés en vertu de la présente convention.

En ce qui concerne les services de la Promocarte autres que les services de livraison (c.-à-d. les services d'impression, de préparation du courrier, de dépôt et de transport), la responsabilité du représentant de Postes Canada envers le client pour toute réclamation, demande ou cause d'action quelconque relative à des pertes ou dommages découlant des services ou liés à ceux-ci (à l'exception des services d'expédition et de livraison) devant être fournis en vertu de la présente Convention, ne dépassera pas l'ensemble des frais payés conformément au présent document pour une commande précise (décrite sur le Formulaire de demande d'impression) à laquelle se rapportent les dommages ou la perte. En aucun cas le représentant de Postes Canada ne sera tenu responsable de quoi que ce soit à la suite :

1. de dommages indirects, spéciaux, accessoires ou subséquents, même dans le cas où il aurait été avisé de pareille éventualité;
2. de dommages résultant d'une force majeure ou d'autres causes raisonnablement indépendantes de la volonté du représentant de Postes Canada, notamment toute panne mécanique, électronique ou des moyens de communication, y compris les pannes de systèmes de tous ordres et pour tous motifs, la prestation ou la non-prestation de services préalables par autrui ou une grève;
3. de réclamations présentées par des tierces parties.

Le client ou Postes Canada peut mettre fin à l'avenant ou à une commande donnée décrite sur un Formulaire de demande d'impression à tout moment sans motiver sa décision, à condition d'en aviser l'autre partie par écrit dix (10) jours civils à l'avance.

Toute résiliation de la présente Convention est faite sans porter atteinte aux droits acquis par le client ou par Postes Canada avant la date de la résiliation.

Si le client résilie la présente Convention, en partie ou en totalité, il sera tenu responsable des services fournis jusqu'à la date de la résiliation inclusivement, en sus de tous les frais exigibles par suite de cette résiliation anticipée, et ces sommes lui seront facturées. Ni l'une ni l'autre des parties ne peut réclamer des dommages à la suite de la résiliation.

Les renseignements et questions quotidiennes d'ordre général relativement aux demandes précises décrites sur chaque formulaire de demande d'impression seront envoyés au représentant commercial désigné de Postes Canada dont le nom figure sur le formulaire, ainsi qu'au client à l'adresse précisée à la Section 1 du formulaire. Tous les autres avis (p. ex. affaires contractuelles) seront traités conformément à la section intitulée Avis dans les Modalités du Guide du client.

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