Correspondance-réponse d’affaires^MC (régimes intérieur et international) – Guide du client

Mises à jour importantes pour janvier 2010

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

• lorsqu’un document contient une modification, la version de celui-ci sera modifiée comme suit :  2.0 ou 3.0.
• lorsqu’un document contient une révision, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.1, 1.2.
• le numéro de la version repartira à 1.0 en janvier de l’année en question.

Table des matières

1

Aperçu du service

1.1	Objet du Guide du client – Correspondance-réponse d’affaires

Ce Guide du client renferme des renseignements détaillés visant à aider le client¹ à tirer le maximum du service Correspondance-réponse d’affaires (CRA) de Postes Canada.

Il fait partie intégrante de la convention que le client a signée avec Postes Canada. En outre, il précise les circonstances et les autres modalités qui s’appliquent à ce service.

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention du service Correspondance-réponse d’affaires.

1.2	Qu’est-ce que le service Correspondance-réponse d’affaires?

Le service Correspondance-réponse d’affaires est un outil de réponse directe dont se servent les entreprises, les éditeurs, les ministères, les organismes qui recueillent des fonds et d’autres organisations pour chercher à obtenir des réponses de la part de destinataires au Canada (Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur) et partout au monde (Correspondance-réponse d’affaires du régime international).

Le service Correspondance-réponse d’affaires est offert sous forme d’enveloppe et de carte. Le client doit payer des frais de service annuels non remboursables et ensuite ne payer que pour les articles qui lui sont retournés (consultez la section 5 « Tarifs », pour obtenir de plus amples renseignements).

Voici quelques-unes des applications de ce service :

• la réception de paiements;
• la sollicitation de clients éventuels;
• les initiatives de service à la clientèle;
• la définition des besoins de la clientèle;
• la constitution de bases de données;
• la collecte de fonds;
• les élections;
• l’étude du marché;
• le développement du commerce de détail;
• les demandes de renseignements;
• le renouvellement d’abonnements à des revues;
• le retour d’articles admissibles.

Pour utiliser le service Correspondance-réponse d’affaires, le client doit détenir une convention de Correspondance-réponse d’affaires en vigueur et pouvoir accéder à l’Outil de conception de maquettes en ligne du service Correspondance-réponse d’affaires grâce au Centre d’affaires en ligne de Postes Canada.

Pour vous inscrire à l’Outil de conception de maquettes en ligne du service Correspondance-réponse d’affaires offert sans frais et pour l’utiliser, consultez le site postescanada.ca/cal ou communiquez avec un représentant de Postes Canada.

Consultez le site postescanada.ca/cradocumentsdesoutien pour une liste de documents connexes qui présentent en détail les exigences du service Correspondance-réponse d’affaires et pour une démonstration de l’Outil de conception de maquettes en ligne du service CRA.

1.3	Normes de service

Les normes qui s’appliquent à la prestation du service Correspondance-réponse d’affaires sont fondées sur la livraison à partir du moment où l’article est déposé dans le flot du courrier par le client ou du moment où il entre dans le flot du courrier de Postes Canada en provenance d’autres administrations postales. Ces normes de service ne sont pas garanties.

Voici un aperçu général des normes de service Correspondance-réponse d’affaires :

Une fois que les articles sont déposés dans le flot du courrier de Postes Canada :

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez « Normes de service » à la section 2.7 « Correspondance-réponse d’affaires^MC » à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes.

1.4	Caractéristiques et options du service

1.4.1

Caractéristiques

Une caractéristique est comprise dans le service de base.

1.4.1.1

Articles réexpédiés

Les articles Correspondance-réponse d’affaires qui ne peuvent être livrés à l’adresse indiquée puisque le destinataire a changé d’adresse seront réexpédiés au destinataire sans frais supplémentaires tant et aussi longtemps qu’un Avis de changement d’adresse (ACA) sera en vigueur. Le client doit fournir une copie de l’Avis de changement d’adresse (ACA) à son représentant de Postes Canada.

1.4.2

Options

Une option est une valeur ajoutée au service qui n’est pas automatiquement offerte dans le cadre du service de base.

1.4.2.1

Enveloppes commerciales en plastique

Les clients peuvent utiliser des enveloppes commerciales en plastique étanches conformes aux caractéristiques de fabrication de Postes Canada pour le service Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur pour le retour par les chasseurs d’ailes de canard et de queues d’oies ou de tout autre objet « plat »* exigeant un récipient étanche. Pour des renseignements sur l’expédition des échantillons biologiques secs, reportez-vous à « L’ABC de l’expédition - Entreprise » à la section 3.2.1.

1.4.2.2

Étiquettes

Postes Canada a crée deux (2) étiquettes électroniques du service Correspondance-réponse d'affaires (CRA) pouvant être utilisées par les clients pour les services Correspondance-réponse d'affaires des régimes intérieur et international :

1. Étiquette électronique CRA

2. Étiquette superposable CRA

Veuillez vous référer au site postescanada.ca/cradocumentsdesoutien pour de plus amples renseignements sur les étiquettes du service Correspondance-réponse d'affaires.

1.4.3

Articles Correspondance-réponse d’affaires non distribuables

Un article Correspondance-réponse d’affaires ne sera pas remis au client et sera traité comme un article non distribuable dans les situations suivantes :

• l’adresse indiquée sur l’article Correspondance-réponse d’affaires est incomplète ou n’est pas valide;
• le destinataire a déménagé sans faire parvenir d’Avis de changement d’adresse (ACA) pour le service Correspondance-réponse d’affaires ou celui-ci n’est plus en vigueur;
• la livraison est interdite par la loi;
• l’article ne peut être livré à l’adresse du service Correspondance-réponse d’affaires pour toute autre raison;
• le client a décidé d’annuler sa convention du service Correspondance-réponse d’affaires;
• le client n’a pas acquitté les droits de service annuels ou le tarif exigé pour les articles Correspondance-réponse d’affaires.

Les articles non distribuables seront jetés ou recyclés, à la discrétion de Postes Canada.

2

Contenu, présentation et caractéristiques physiques

Pour être admissibles au service Correspondance-réponse d’affaires, les articles déposés doivent satisfaire aux critères précis qui caractérisent le service Correspondance-réponse d’affaires et doivent être conditionnés pour l’expédition de manière à prévenir la perte ou l’endommagement de tout article et à faciliter l’examen de chaque article.

Quant aux envois présentés comme des articles Correspondance-réponse d’affaires qui ne respectent pas les exigences liées au contenu, à la présentation et aux caractéristiques physiques du service Correspondance-réponse d’affaires, ainsi que les autres exigences énoncées dans la présente convention, des rajustements tarifaires ou des frais supplémentaires pourraient être imposés ou les envois pourraient ne pas être admissibles aux services et aux tarifs du service Correspondance-réponse d’affaires.

Veuillez consulter la section 5 « Critères d’admissibilité » et la section 6 « Suppléments », des Conditions générales. Visitez le site postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir de plus amples renseignements sur les suppléments.

2.1

Contenu

Lorsque le client prépare un article Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur faisant partie de la réponse du destinataire dont le contenu sera autre que du papier (p. ex. des cartouches d’encre, des films et autres), il doit présenter des échantillons physiques au groupe Essais et normes du courrier de Postes Canada qui procédera à une mise à l’essai (voir la section 3.1.1 « Confirmation de l’emplacement de la maquette et de l’admissibilité au courrier mécanisable »).

Quant aux articles Correspondance-réponse d’affaires du régime international, seuls des documents papier peuvent faire partie de la réponse du client.

2.1.1

Pièces jointes

2.1.1.1

Film

Le service Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur peut être utilisée par les entreprises de traitement de films pour accepter des films, des négatifs et des photographies si l’enveloppe satisfait aux exigences et aux spécifications. Le tarif applicable à ces articles sera celui des autres articles Correspondance-réponse d’affaires et sera déterminé en fonction de la taille et du poids de l’enveloppe. L’article final incluant les pièces jointes (ou le contenu) doit mesurer 20 mm ou moins en épaisseur.

2.1.1.2

Pièce de monnaie

S’il est prévu que la réponse du destinataire de l’article du service Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur comprenne une pièce de monnaie, l’article du service Correspondance-réponse d’affaires, y compris la pièce de monnaie incluse par le destinataire, doit répondre aux exigences suivantes :

• la pièce de monnaie doit être fixée solidement (p. ex. à l’aide d’une goutte de colle) dans le coin supérieur gauche de l’encart devant être placé dans l’enveloppe;
• la pièce de monnaie doit être située à moins de 40 mm de la bordure supérieure et à moins de 60 mm de la bordure gauche.

2.1.2

Objets inadmissibles

En général, les objets inadmissibles sont des articles :

• qui sont défendus par la loi (c.-à-d. qu’ils sont illégaux, obscènes ou frauduleux);
• qui ne peuvent être expédiés parce qu’ils ne respectent pas certaines caractéristiques physiques ou certaines exigences relatives aux marques;
• qui contiennent des produits ou des substances qui pourraient :

• blesser ceux qui doivent les manipuler;
• endommager le matériel postal et d’autres articles de courrier;
• coincer d’autres articles de courrier.

Tout article qui porte un timbre-poste altéré qui constitue une violation de l’article 52 de la Loi sur la Société canadienne des postes et aux règlements, ou qui porte une mention ou une marque au mépris de l’article 58 de cette Loi est également considéré comme un objet inadmissible. Les matières dangereuses et les articles interdits par la loi ne sont pas admissibles au service Correspondance-réponse d’affaires.

Consultez « Objets inadmissibles » du Guide des postes du Canada à l'adresse postescanada.ca/guidedespostes pour obtenir de plus amples renseignements.

Il incombe au client de veiller à ce qu’un envoi ne contienne aucun objet inadmissible et à ce que tous les objets puissent être expédiés par la poste. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière de traiter les articles non conformes, reportez-vous aux Conditions générales figurant dans le présent Guide du client.

2.1.2.1

Sollicitations par la voie du courrier

Les sollicitations (offres) qui ont l’apparence générale d’une facture ou d’un relevé de compte et qui ne nécessitent aucun paiement à moins que l’offre ne soit acceptée doivent satisfaire aux obligations réglementaires relatives à la préparation et à la présentation de ce type d’article. Ces exigences sont présentées dans « Objets inadmissibles » à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes. Pour connaître les exigences officielles relatives au Règlement sur les sollicitations par la voie du courrier, reportez-vous à la Loi sur la Société canadienne des postes au site http://lois.justice.gc.ca/fr/showtdm/cr/C.R.C.-ch.1295.

2.2	Présentation

Postes Canada fournit des maquettes pour les articles Correspondance-réponse d’affaires grâce à l’Outil de conception de maquettes en ligne du service Correspondance-réponse d’affaires.

La maquette conçue à l’aide de l’outil en ligne contient tous les éléments essentiels (voir la section 2.4 « Illustrations »); elle est présentée sous la forme souhaitée et sa conception ainsi que ses spécifications sont conformes au type de service demandé.

Pour vous inscrire à l’Outil de conception de maquettes en ligne du service Correspondance-réponse d’affaires offert sans frais et pour l’utiliser, consultez le site postescanada.ca/cal ou communiquez avec un représentant de Postes Canada.

Consultez le site postescanada.ca/cradocumentsdesoutien pour une liste de documents connexes qui présentent en détail les exigences du service Correspondance-réponse d’affaires et pour une démonstration de l’Outil de conception de maquettes en ligne du service CRA.

2.2.1

Adressage

L’adresse et le Code postal^MO utilisés pour le service Correspondance-réponse d’affaires devraient être conformes aux Directives d’adressage. Pour de plus amples renseignements sur l’adressage, consultez le Guide des postes du Canada à l’adresse postescanada.ca/guidedespostes, sous Directives d’adressage.

Le client peut modifier la première ligne seulement (le titre, le logo) et, selon les dimensions de l’enveloppe ou de la carte, une deuxième ligne peut également être personnalisée. Si le client apporte des modifications à la première (le titre, le logo) ou à la deuxième ligne (le nom), il ne peut changer des renseignements concernant l’adresse.

Les fenêtres d’adresse du service Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur doivent être situées et recouvertes conformément aux exigences applicables énoncées dans les Normes postales. Veuillez vous référer aux sections 3.1.1.1, 3.1.2 et 3.1.2.1 des Normes postales du service Poste-lettres, à l’adresse postescanada.ca/normespostales pour plus d’information.

2.2.2

Marques

Les clients peuvent utiliser le logo « Livré par » sur les articles livrés par Postes Canada avec le consentement écrit préalable du gestionnaire, Développement de la marque, de Postes Canada, ou de son remplaçant désigné. Il est possible de joindre le gestionnaire, Développement de la marque, de Postes Canada à l'adresse info.brand@postescanada.ca. On peut trouver les illustrations à l'adresse : postescanada.ca/cpo/mc/aboutus/media/logodownloads.jsf

Les clients qui possèdent un contrat à commandes peuvent utiliser la vignette postale de Postes Canada sur les articles livrés par Postes Canada, sans autorisation préalable. Consultez le site postescanada.ca/tools/pg/indicia/default-f.asp pour les conditions, les illustrations et les spécifications.

Tout usage qu'en fait le client doit être strictement conforme à l'autorisation reçue, et toute utilisation non autorisée constitue une infraction aux termes de la Loi sur la Société canadienne des postes et aux règlements, ainsi qu'une contrefaçon des marques de commerce et des marques officielles de Postes Canada.

Il faut noter que tout article sera considéré comme un objet inadmissible s’il porte, à l’extérieur, une marque ou une étiquette possédant l’une des caractéristiques suivantes qui n’a pas été fournie ou autorisée par Postes Canada :

• toute illustration susceptible d’être prise pour un timbre-poste, une empreinte d’affranchissement, une étiquette de service ou toute autre marque qui suggère que l’affranchissement a été acquitté;
• toute étiquette ou tout message imprimé qui évoque que l’objet recevra un traitement particulier, une livraison rapide ou d’autres services postaux qui n’auraient pas été achetés par le client (cependant, le client peut apposer sur les articles des étiquettes à l’intention du destinataire qui présentent des directives clairement et uniquement liées au contenu de l’envoi et qui n’auront pas pour effet de faire de celui-ci un objet inadmissible);
• toute reproduction d’une étiquette, d’une mention ou d’une marque utilisée par Postes Canada qui pourrait créer une confusion et avoir des répercussions sur le traitement de l’article, p. ex. une confusion quant au service pour lequel le client a payé.

Avant de procéder à l’impression de ces étiquettes, messages ou autres marques, il incombe au client de soumettre à Postes Canada une proposition à cet effet et de la faire approuver.

2.3	Caractéristiques physiques

Pour être admissible au service Correspondance-réponse d’affaires, chaque article doit satisfaire aux exigences quant aux dimensions et au poids pour ce genre de format (c.-à-d. enveloppe ou carte) et ce type de service (régime intérieur ou international).

2.3.1

Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur

Pour être considéré comme un article Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur, l’article doit être de forme rectangulaire et être plus long que large. Le rapport entre la longueur et la largeur doit être d’au plus 2,6:1 et d’au moins 1,3:1.

2.3.2

Correspondance-réponse d’affaires du régime international

Pour être considéré comme un article du service Correspondance-réponse d’affaires du régime international, l’article doit être de forme rectangulaire et être plus long que large. Le rapport entre la longueur et la largeur doit être d’au plus 2,6:1 et d’au moins 1,4:1.

Tous les articles Correspondance-réponse d’affaires du régime international dont le poids dépasse 50 g ou dont les dimensions dépassent les spécifications applicables pour ce service pourraient ne pas être retournés par les autres administrations postales comme article du service Correspondance-réponse d’affaires du régime international, comme le stipule la convention de l’Union postale universelle. Lorsque des articles dont le poids dépasse 50 g seront retournés, ils seront considérés comme des envois Poste aux lettres – du régime international et seront assujettis au tarif des autres envois Poste aux lettres correspondant à la catégorie de poids en question.

2.4	Illustrations

Ces illustrations sont présentées comme aides visuelles pour aider le client à produire des articles Correspondance-réponse d’affaires qui répondent à toutes les caractéristiques et exigences pertinentes, tout en insistant sur les zones qui peuvent être personnalisées (c.-à-d. la zone réservée au client, la première ligne [le titre] et autres). Reportez-vous à la légende suivante pour obtenir une explication des divers éléments des graphiques qui suivent :

		Vignette du service Correspondance-réponse d’affaires – La vignette Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur est le « timbre-poste ». Elle contient le numéro du client et le code de tri du client. Prière de ne pas la modifier. La vignette Correspondance-réponse d’affaires du régime international est le « timbre-poste ». Elle contient le numéro du client et des barres dans le coin supérieur gauche et dans le coin inférieur droit. Prière de ne pas la modifier.
		Chevrons – Les chevrons figurant sous la vignette sont l’étiquette d’identification du service Correspondance-réponse d’affaires. Ces chevrons ne doivent être utilisés pour aucun autre service de Postes Canada. Prière de ne pas les modifier.
		Trois barres d’extraction – Les trois barres verticales à la gauche de la vignette sur la carte ou l’enveloppe Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur donnent instruction au traitement mécanisé de Postes Canada de séparer les articles aux fins de manutention spéciale. Prière de ne pas les modifier. REMARQUE : Ces barres d’extraction ne doivent pas être utilisées pour le service Correspondance-réponse d’affaires du régime international. Prière de ne pas les modifier.
		Code à barres du service Correspondance-réponse d’affaires et ligne en langage lisible – Le code à barres et la ligne en langage lisible juste au-dessus contiennent l’information nécessaire à l’identification du client. Ces éléments doivent être placés ensemble sur l’article Correspondance-réponse d’affaires. Prière de ne pas les modifier.
		Adresse Correspondance-réponse d’affaires – Cette zone est réservée au nom de l’entreprise du client et à l’adresse Correspondance-réponse d’affaires. Le client peut choisir de présenter le bloc-adresse dans les deux langues (côte à côte) ou non. Ne modifiez ni l’adresse ni le Code postal que Postes Canada fournit aux clients pour les envois du service Correspondance-réponse d’affaires. Le client peut modifier uniquement la première ligne (le titre) et, selon les dimensions de l’enveloppe ou de la carte, une deuxième ligne (le titre) peut également être personnalisée. REMARQUE : Si le client apporte des modifications à la première ligne (le titre) ou à la deuxième ligne (le titre), il ne peut inclure des renseignements concernant l’adresse.
		Code postal des articles Correspondance-réponse d’affaires – Le Code postal des articles Correspondance-réponse d’affaires peut être différent du Code postal habituel du client. Ne modifiez pas le Code postal fourni aux clients pour les envois du service Correspondance-réponse d’affaires. Le Code postal des clients qui ont une adresse rurale, que l’on reconnaît par le « 0 » (zéro) à la deuxième place du code, demeurera le même.
		Zone réservée au client – La zone réservée au client est offerte au client pour lui permettre de personnaliser l’article en ajoutant son logo d’entreprise ou un message spécial. L’utilisation d’encres fluorescentes est interdite. Les articles Correspondance-réponse d’affaires du régime international doivent porter la mention « PAR AVION / BY AIRMAIL » dans le coin supérieur gauche.
		Zone libre – Cette zone doit demeurer libre sur le devant de l’article et devrait demeurer libre sur l’endos.
		« RÉPONSE PAYÉE / REPLY PAID » et « CANADA » – Cette mention est imprimée juste au-dessus de la ligne en langage lisible. Elle est requise selon les exigences internationales en matière d’envois. Prière de ne pas la modifier.
		Zone du code à barres SVC – Postes Canada imprimera dans cette zone un code à barres fluorescent qui pourrait s'imprimer sur l'information y étant placée. Il est donc recommandé de garder cette zone libre.

2.4.1

Maquette pour le service Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur (réponses à l’intérieur du pays)

Figure 1 : Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur admissible au courrier mécanisable

Voir également la Figure 4.

Figure 2 : Autres articles Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur [courrier surdimensionné (surd.)]

Voir également la Figure 4.

2.4.2

Maquette pour le service Correspondance-réponse d’affaires du régime international (réponses en provenance de l’étranger)

Figure 3 : Correspondance-réponse d’affaires du régime international admissible au courrier mécanisable

Voir également la Figure 4.

2.4.3

Verso des envois CRA mécanisables des régimes intérieur et international

Figure 4 : Emplacement du code à barres SVC sur le verso des envois CRA mécanisables

Postes Canada imprimera un code à barres fluorescent au verso des articles de courrier mécanisables des régimes intérieur et international. La zone pour ce code à barres est d'une longueur de 140 mm et d'une hauteur de 15 mm, à partir du coin inférieur gauche. Si le client choisit de placer de l'information dans cette zone, le code à barres s'imprimera sur cette information.

3

Préparation des articles Correspondance-réponse d’affaires

3.1	Préparation des articles Correspondance-réponse d’affaires

Si le client ou son représentant (p. ex. les services graphiques ou l’imprimeur) modifie toute partie de la maquette Correspondance-réponse d’affaires (la vignette, les barres d’extraction, le code à barres, l’adresse, la police, la mention « PAR AVION », ou autres) ou en modifie les caractéristiques physiques, rendant ainsi l’article non conforme aux spécifications, ou s’il place du contenu ou des graphiques (p. ex. des logos) à l’extérieur de la zone réservée au client, des frais supplémentaires applicables au courrier mécanisable et aux autres articles Correspondance-réponse d’affaires pourraient alors s’appliquer, l’article pourrait ne pas être admissible au service Correspondance-réponse d’affaires ou la convention du client pourrait être annulée.

3.1.1

Confirmation de l’emplacement de la maquette et de l’admissibilité au courrier mécanisable

Avant l’impression des articles Correspondance-réponse d’affaires, Postes Canada offre deux (2) procédés visant à assurer que ces articles sont admissibles au tarif le plus avantageux applicable :

1. Le procédé de confirmation de l’emplacement de la maquette est la première étape que devrait entreprendre le client afin de veiller à ce que les éléments du service Correspondance-réponse d’affaires soient placés correctement sur les articles.
2. Le procédé de confirmation de l’admissibilité au courrier mécanisable constitue l’étape finale que devrait entreprendre le client afin de veiller à ce que les articles Correspondance-réponse d’affaires soient admissibles au courrier mécanisable.

C’est le groupe Essais et normes du courrier de Postes Canada qui est responsable de ces procédés. Expédiez les échantillons à l’adresse suivante :

POSTES CANADA
NORMES DU COURRIER ET ESSAIS
INGÉNIERIE ET MAINTENANCE
2701 PROM RIVERSIDE BUREAU N0625
OTTAWA ON  K1A 0B1

Expédiez les maquettes électroniques à l’adresse suivante : essaisetnormesducourrier@postescanada.ca

3.1.1.1

Confirmation de l’emplacement de la maquette

Postes Canada recommande au client de soumettre un échantillon électronique de sa maquette Correspondance-réponse d’affaires finale avant l’impression au groupe Essais et normes du courrier à l’adresse essaisetnormesducourrier@postescanada.ca ou au Groupe de gestion des données sur la clientèle à l’adresse cdmpublic@postescanada.ca. L’échantillon électronique expédié doit être en format PDF, le rapport de format doit être de 1:1, et il doit être possible de le lire à l’aide de la version 5 d’Adobe^MD Acrobat², ou en tout autre format exigé par Postes Canada. Le client doit indiquer la taille de l’enveloppe ou de la carte, de même que les repères de coupe dans le fichier électronique.

La maquette sera examinée (à l’aide du gabarit des dimensions et tarification des envois) afin de déterminer si l’emplacement des éléments du service Correspondance-réponse d’affaires est adéquat. Les résultats seront communiqués au client. Si l’on constate des problèmes liés à l’emplacement, le client devra corriger la maquette puis présenter un nouvel échantillon électronique.

Le client est responsable de toute erreur ou omission.

3.1.1.2

Confirmation de l’admissibilité au courrier mécanisable

Postes Canada recommande au client de soumettre au moins 50 échantillons physiques des articles au groupe Essais et normes du courrier.

Les échantillons seront mis à l’essai et les résultats seront communiqués au client. Le résultat « RÉUSSITE » confirme que les articles, tels qu’ils ont été présentés, sont admissibles au courrier mécanisable et qu’ils devraient être admissibles au tarif applicable le plus avantageux du service Correspondance-réponse d’affaires.

Le résultat « ÉCHEC » indique que les articles, tels qu’ils ont été présentés, ne sont pas admissibles au courrier mécanisable. En pareil cas, une liste des lacunes sera remise au client. Le client devra corriger les lacunes et soumettre de nouveau les articles pour que d’autres essais soient effectués. Sinon, il est possible que des frais supplémentaires applicables au courrier mécanisable et aux autres articles Correspondance-réponse d’affaires soient exigés, que l’article ne soit pas admissible au service Correspondance-réponse d’affaires ou que la convention du client soit annulée.

3.1.2

Gabarits des dimensions et tarification des envois

Les gabarits* des dimensions et tarification des envois du régime intérieur et international peuvent être utilisés pour vérifier si la taille d’une enveloppe ou d’une carte est acceptable (longueur et largeur) pour le service Correspondance-réponse d’affaires.

Pour utiliser les gabarits, il suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Alignez le coin inférieur droit du gabarit (le marqueur-cible imprimé) sur le coin inférieur droit de l’article (enveloppe ou carte). Le coin supérieur gauche de l’article doit entrer dans le périmètre du coin supérieur gauche de la section ombragée du gabarit du régime intérieur ou international. Lorsque vous utilisez le gabarit du service Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur, le code à barres être placé n’importe où à l’intérieur des tolérances, comme illustré à la Figure 1 de la section 2.4.1 « Maquette pour le service Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur (réponses à l’intérieur du pays) », et du périmètre indiqué dans le gabarit. Le code à barres peut être placé jusqu’à 15 mm de la bordure gauche d’un article et jusqu’à 35 mm de la bordure supérieure.

2. Alignez le coin supérieur droit du gabarit (le marqueur-cible imprimé) avec le coin supérieur droit de l’article (enveloppe ou carte). Les barres d’extraction doivent se trouver à l’intérieur de la boîte désignée. En ce qui concerne les articles du régime international, placez la boîte réservée à la mention « RÉPONSE PAYÉE » sur la mention « RÉPONSE PAYÉE » imprimée sur l’article. La mention et les barres horizontales doivent se trouver à l’intérieur de la boîte réservée à cette mention.
3. Alignez le coin supérieur gauche du gabarit (le marqueur-cible imprimé) avec le coin gauche de l’article du régime international (enveloppe ou carte). La mention « PAR AVION » doit se trouver à l’intérieur de la boîte désignée.

Le client doit s’assurer que tous les éléments du service Correspondance-réponse d’affaires se trouvent aux endroits appropriés. Sinon, il est possible que des suppléments applicables au courrier mécanisable et aux autres articles Correspondance-réponse d’affaires soient exigés, que l’article ne soit pas admissible au service Correspondance-réponse d’affaires ou que la convention du client soit annulée.

3.2	Impression des articles Correspondance-réponse d’affaires

L’Outil de conception de maquettes Correspondance-réponse d’affaires en ligne permet d’obtenir des maquettes dans des fichiers PSE (format contour vectoriel) et en format de document portable (PDF). La maquette est conçue de manière à être compatible avec les logiciels Adobe^MD Creative Suite³ et QuarkXpress^MD4, version 4.1 ou version ultérieure.

Si vous avez des questions concernant l’utilisation d’autres logiciels, communiquez avec le groupe Essais et normes du courrier de Postes Canada.

Utilisation de QuarkXpress^MD*, de Adobe^MD Indesign³ et de Adobe^MD Photoshop**³ :

• la maquette Correspondance-réponse d’affaires devrait être imprimée à l’aide du fichier PSE. Le fichier PDF ne devrait être utilisé que pour vérifier la maquette;
• imprimez la maquette à une échelle de 100 %;
• imprimez les épreuves positives et négatives en choisissant la configuration de l’imprimante qui permet d’obtenir la meilleure qualité. Assurez-vous que les niveaux de poudre d’imprimante et d’encre sont suffisamment élevés avant d’imprimer les épreuves positives et négatives. Sinon, les traits des barres d’extraction, du code à barres et du bloc-adresse pourraient être illisibles;
• vous devez concevoir les enveloppes et les cartes Correspondance-réponse d’affaires mécanisables en n’utilisant que les polices Courier New et Letter Gothic.

3.2.1

Polices

L’Outil de conception de maquettes en ligne du service Correspondance-réponse d’affaires offre au client l’option de créer la maquette en utilisant les polices suivantes :

• Courier New;
• Courier New Bold*;
• Letter Gothic.

Dans la maquette, l’adresse du service Correspondance-réponse d’affaires est créée au moyen d’une police dont le pas de caractère est fixe. Le matériel de tri et de reconnaissance des adresses de Postes Canada fonctionne mieux lorsque ce genre de police est utilisé. Prière de ne pas modifier la police.

3.2.1.1

Polices acceptables et longueurs maximales des adresses (normes canadiennes)

3.2.2

Encres

La couleur la plus appropriée pour l’impression des maquettes Correspondance-réponse d’affaires est le noir. On ne peut pas utiliser d’encres fluorescentes sur les articles Correspondance-réponse d’affaires des régimes intérieur et international.

Si vous avez des questions quant à l’utilisation d’une couleur d’encre autre que le noir, communiquez avec le groupe Essais et normes du courrier de Postes Canada.

3.2.3

Repères de coupe

La maquette Correspondance-réponse d’affaires contient plusieurs repères de coupe. Les repères de coupe désignés par « SG », « IG », « SD » et « ID » représentent les coins de la maquette.

SG = supérieur gauche
IG = inférieur gauche
SD = supérieur droit
ID = inférieur droit

3.2.4

Code à barres

La maquette Correspondance-réponse d’affaires contient un code à barres à quatre types de traits et une ligne en langage lisible située au-dessus du code à barres. Le code à barres devrait contenir 52 traits dont la largeur et l’espacement doivent être réguliers. Les traits du code à barres doivent être clairs (aucune image fantôme ni brouillée). Prière de ne pas modifier le code à barres.

3.2.5

Papier d’impression

Le client doit choisir un papier d’impression (pour les enveloppes et les cartes) ayant un degré de luminescence peu élevé.

• le papier utilisé pour les enveloppes doit être non couché (fini non glacé) et peser au moins 75 g/m² ;
• le papier utilisé pour les cartes doit être non couché (fini non glacé), peser au moins 120 g/m² et avoir une épaisseur d’au moins 0,18 mm (0,007 po).

3.2.5.1

Normes relatives aux enveloppes au Canada et aux États-Unis

L’Outil de conception de maquettes en ligne Correspondance-réponse d’affaires produit des maquettes qui répondent aux exigences du Directives d’adressage et aux seuils des appareils de traitement automatisé du courrier de Postes Canada.

Les normes sont différentes d’un pays à l’autre. L'unité métrique est la mesure officielle. Les équivalents en système impérial sont fournis seulement à titre de référence et pour des raisons pratiques.

3.2.6

Cachetage

1. Toutes les enveloppes Correspondance-réponse d’affaires doivent être bien cachetées.
2. Les envois à découvert doivent peser au moins 3 g et l’écart de cachetage ne doit pas être supérieur à 1 mm. Si un client utilise des envois à découvert à feuilles multiples, les quatre coins doivent en être fermés.
3. Il incombe au client de fournir les instructions de cachetage des envois à découvert.

3.2.7

Résistance en flexion et flexibilité

Les articles Correspondance-réponse d’affaires admissibles au courrier mécanisable doivent avoir suffisamment de résistance en flexion et de flexibilité pour ne pas s’affaisser plus de 22 mm lorsqu’ils sont retenus librement entre deux (2) supports situés à 10 mm des extrémités gauche et droite au même niveau et il doit être possible de les plier à un rayon d’environ 140 mm sans les endommager.

Les autres articles Correspondance-réponse d’affaires [articles surdimensionnés (surd.)] doivent :

• avoir suffisamment de résistance pour demeurer à l’horizontal lorsque vous tenez une extrémité de l’article d’une seule main;
• peuvent être emballés dans des matériaux flexibles ou rigides, comme du carton ou du carton ondulé.

4

Distribution des articles Correspondance-réponse d’affaires

4.1	Les différentes méthodes de distribution des articles Correspondance-réponse d’affaires

Le client peut distribuer des enveloppes et des cartes Correspondance-réponse d’affaires en les laissant dans des présentoirs autonomes pour cartes ou par la poste en faisant appel aux services de Postes Canada. Ainsi, au Canada, le client peut envoyer ses articles Correspondance-réponse d’affaires en les jumelant à l’un des services suivants : la Poste-publications^MC, la Médiaposte avec adresse^MC, la Médiaposte sans adresse^MC, la Promocarte^MC, la Poste-lettres^MC, les Messageries prioritaires^MC et Xpresspost^MC.

Les articles Correspondance-réponse d’affaires du régime international sont distribués par l’intermédiaire des services internationaux, soit : la Poste aux lettres – États-Unis et du régime international, la Poste aux lettres internationale à tarifs préférentiels et les Services de colis à destination des États-Unis et du régime international.

Lorsqu’une carte Correspondance-réponse d’affaires fait partie d’un autre type d’envoi (p. ex. encart ou pièce jointe à une Promocarte ou à un article Médiaposte sans adresse), elle doit être pliée ou insérée dans l’article de sorte à recouvrir les éléments de conception du service Correspondance-réponse d’affaires de même que l’adresse correspondante. Le client évitera ainsi de créer de la confusion pour le destinataire et pour Postes Canada au moment du traitement.

5

Tarifs

5.1	Frais de service annuels et tarifs du service Correspondance-réponse d’affaires

Afin de se prévaloir de ces tarifs avantageux, le client doit satisfaire à toutes les exigences qui s’appliquent au service Correspondance-réponse d’affaires, y compris les exigences en matière de énoncées dans la présente convention.

Le client devra payer des frais de service annuels non remboursables et les taxes en vigueur à la signature du Formulaire d’activation d’une convention et au moment du renouvellement de sa convention, c’est-à-dire à la date d’anniversaire.

Le client du service Correspondance-réponse d’affaires doit acquitter les frais afférents aux articles retournés Correspondance-réponse d’affaires même si ces derniers sont incomplets, vides ou qu’aucun renseignement n’y est indiqué.

De plus, les articles qui ne sont pas conformes aux spécifications et aux exigences pertinentes du courrier mécanisable et des autres articles Correspondance-réponse d’affaires seront assujettis à des frais supplémentaires.

Postes Canada fournira aux clients du service Correspondance-réponse d’affaires une facture qui résume les frais portés à leur compte. Les frais inscrits sur la facture représentent soit les frais annuels et/ou un sommaire des articles Correspondance-réponse d’affaires retournés au client.

Veuillez consulter la Grille tarifaire Correspondance-réponse d’affaires à l’adresse
postescanada.ca/cradocumentsdesoutien pour connaître les tarifs en vigueur.

6

Modalités propres au service Correspondance-réponse d’affaires

6.1	Modalités de paiement

Pour connaître les modalités générales de paiement, reportez-vous à la section Paiement des dépôts.

6.2	Conditions générales

Pour connaître les conditions générales, consultez la partie Conditions générales du présent Guide du client.

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